När skattesäsongen är över och över kan du bli frestad att göra dig av med dina W2:or, 1099:or och andra skatterelaterade dokument. Vårstädning är nästan över oss, trots allt.

Inte så fort. Innan du slänger bort den där bunten med papper kan du behöva hålla på skivorna längre. Faktum är att IRS har specifik vägledning om exakt hur länge vissa dokument ska sparas. Läs vidare för att lära dig vilka dokument som ska arkiveras, rekommendationer för digitalisering av pappersversioner (plus lite skatteprogram som kommer att göra jobbet åt dig) och hur du gör dig av med skattedokument på rätt sätt.

Vilka dokument behöver du spara – och hur länge?

Enligt IRS, hur länge du behöver hålla på något beror på detaljerna i det dokumentet. Det kan visa bevis på din inkomst eller stödja det faktum att du är berättigad till kredit eller avdrag.

För det mesta bör du hålla kvar ett dokument tills den period då du kan göra ändringar i din retur eller begära återbetalning eller kredit har passerat. Detsamma gäller fönstret som IRS har för att ta reda på om du är skyldig ytterligare skatter.

Om du inte håller fast vid ett dokument kan det bita på dig senare om du skulle behöva lämna in en ändrad deklaration. Så här länge bör du spara dina skattehandlingar:

• 3 år: I allmänhet bör du behålla dina skattehandlingar i tre år. Beräkna detta baserat på datumet du lämnade in. Om du begärde en kredit eller återbetalning kanske du bara behöver behålla dem i två år – beroende på vilket som inträffar senare. "Skattebetalare bör komma ihåg att deklarationer lämnas in under det efterföljande året", påpekar Helena Swyter, CPA och grundare av SweeterCPA i Chicago, Illinois. , 2021 – den pandemiförlängda deadline", säger Swyter. "Dessa dokument bör sedan bevaras till 2024 – tre år efter att deklarationen lämnades in."

• 4 år: Alla register relaterade till anställningsskatter bör sparas i minst fyra år. Tänk på W-2s, 1099-Ks och 1099-NECs.

• 6 år: Skulle du hamna i en situation där du inte redovisar inkomst som du bör rapportera, och att inkomsten är mer än 25 % av din bruttoinkomst, rekommenderar IRS att du behåller relaterade dokument i sex år.

• 7 år: Om du har lämnat in ett krav på förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar, håll kvar dessa register i sju år från det datum du betalade skatteräkningen eller lämnade in din deklaration.

• På obestämd tid: Om du inte lämnade in en skattedeklaration, eller om du lämnade in en bedräglig deklaration, måste du hålla kvar dina skattehandlingar under en obestämd tid. Dessutom, om skattedokumenten är kopplade till din egendom, till exempel fastighetsinnehav eller virtuell valuta, måste du behålla dem tills preskriptionsperioden är ute. Detta skulle vara för det år då du förfogar över fastigheten. Varför det? Tja, du behöver dem för att avgöra eventuell utarmning, avdrag, avskrivning eller amortering för att räkna ut vinsten eller förlusten under din försäljning.

Vad gör du med allt det där papperstrassel?

I vår tid finns det ingen anledning till varför du inte ska skapa digitala versioner av dina dokument som gäller dina skatter. Papper tar plats, bleknar med tiden och kan missfärgas. Och ett utspillt glas vatten kan få dig i trubbel. Det bästa av allt är att när du väl har digitaliserat den fysiska versionen är det säkert att slänga papperskopior.

Välj till att börja med en skatteprogramvara som hjälper dig att hålla ordning. Även om digitalisering kräver samordnade ansträngningar, finns det en handfull skatteprogramvaruplattformar som kan hjälpa dig att lagra digitala versioner på ett säkert sätt:

• Betalversioner av TurboTax—Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live och TurboTax Live Full Service—inkluderar My Docs, en funktion där du säkert kan ladda upp dokument. Det kommer att lagra upp till sju år av tidigare skattedeklarationer som du har registrerat. Plus, TurboTaxs gratis mobilapp låter dig ta bilder av kvitton och skatteformulär, som laddas upp och lagras säkert.

• Skicka in dina skatter till H&R Block online, så lagras dina skattedeklarationer i sex år. Med sin Tax Prep and File-app kan du ta ett foto av din W-2 eller andra skattedokument med din telefon. Därifrån kommer H&R Block att skicka en säker länk. MyBlock-appen låter dig också ladda upp kvitton, donationer och andra skatterelaterade dokument året runt.

• TaxAct sparar din deklaration som du kan arkivera eller skriva ut vid ett senare tillfälle. TaxActs gratis mobilapp kan även organisera och lagra digitala kopior av skattedeklarationer. När det är dags för skatt kommer du att ha dokumenten undangömt i appen.

Dessutom, om du behöver hålla reda på dina utgifter, kan appar som Expensify, Shoeboxed, Expense IQ och Mile IQ dig ta bilder och ladda upp dem till ett konto.

När du har digitaliserat dina register, förvara dessa finansiella dokument på ett säkert och säkert sätt. Naturligtvis är korrekt säkerhet vid arkivering av skattedokument av yttersta vikt, påpekar Akieva Ellis, auktoriserad revisor, certifierad finansiell planerare och finansiell utbildningsspecialist på Ballentine Partners. Om du har filer sparade på en hårddisk eller personlig enhet, se till att de är krypterade. Starkt lösenordsskydd fungerar som ytterligare ett lager av försvar. "Ju fler karaktärer och större mångfald av karaktärer som används, desto bättre", säger Ellis.

Om du laddar upp känsliga data och dokument till en molnbaserad plattform, gör din del för att se till att plattformen använder starka säkerhetsrutiner. Håll utkik efter försiktighetsåtgärder som tvåfaktorsautentisering.

Om du föredrar att hålla fast vid fysiska kopior, föreslår Ellis att du skyddar alla känsliga pappersdokument genom att förvara dem på en säker och säker plats som inte är lättillgänglig. "Du kan också välja att använda ett brandsäkert kassaskåp som ett extra lager av skydd", säger Ellis.

Skapa slutligen ett filnamnssystem. Liksom alla journalföringssystem är digitala register bara användbara i den mån du kan komma åt dokumentet du behöver när det behövs, påpekar Swyter. Skapa i sin tur filnamn med respektive datum. Plus, ha separata mappar för olika år, och även olika kategorier. "Detta kommer att hjälpa till att hålla ihop dokument från samma beskattningsår ifall de någonsin begärs av myndigheterna", säger Swyter.

Hur kasserar du dina dokument på ett säkert sätt?

Det fina med att skapa digitala kopior är att du inte behöver hålla fast vid fysiska versioner. "Alla sådana uppgifter - Blanketter W-2, 1099, etc. - kan förvaras digitalt så länge som de kan reproduceras efter behov och begärs av skattemyndigheterna", säger Swyter. "Med andra ord, om du har en elektronisk kopia av din 1099-INT som visar din årliga ränteinkomst som du annars skulle kunna skriva ut och skicka till IRS om det behövs, har du inte längre behov av den fysiska kopia som banken kan ha skickat in posten."

När man gör sig av med känsliga fysiska dokument är det bäst att strimla dem så att det är svårare att pussla ihop dem om någon skulle hitta dem, rekommenderar Ellis. På Reviewed sätter vi ett antal av de bästa pappersförstörarna på prov. Tru Red Micro-Cut hanterade nonstop aktivitet i fem minuter och tog lätt på upp till 12 ark samtidigt, för att inte tala om häftklamrar och gem.

"När du kasserar digitala filer, se till att rensa alla platser där ditt system kan ha sparat säkerhetskopior av filen", tillägger Ellis.

Du vill också komma ihåg att vissa skattedokument går över till andra områden i ditt liv, och du kan behöva hålla fast vid dem för andra ändamål, säger Swyter. "Till exempel kan en företagsförsäkringsleverantör vilja ha vissa uppgifter om anställningsskatt", förklarar hon. "Se till att kontrollera de relevanta lagringsriktlinjerna före kassering."