"Zero" får en dålig rap.

Ofta beskriver det kvaliteten på ingenting, att ha nada eller veta zilch. För en bedragare gäller dock att ju fler nollor desto bättre. Bara en förfalskad nolla kan ändra $1 000,00 till $10 000,00! Varje gång ett företags betalningsprocess äventyras ökar det risken för förlust av intäkter och rykte med tio gånger. Företag som kontinuerligt utbildar sitt redovisningsteam om skuldrisker är bättre positionerade än de flesta för att bevara sina tillgångar – så länge medvetenheten åtföljs av handlingskraftiga, förebyggande lösningar.

På Axos Bank samarbetar vi med våra kunder för att slutföra deras riskreduceringsplan för tredje part (TPP) genom att tillhandahålla en uppsättning lufttäta Treasury Management-produkter och tjänster som är specifika för deras behov. Säkerheten för våra kunders operativa medel är en högsta prioritet under varje steg av kassaflödescykeln. Nedan diskuterar vi förekomsten av betalningsbedrägerier, identifierar inneboende och unika risker och granskar hur man utvecklar en effektiv TPP-riskreduceringsplan med stöd av en sund bankpartner.

Betalningsbedrägeri finns överallt

De flesta företag ägnar sig åt någon form av B2B-betalningstransaktioner under den dagliga verksamheten. De kan vara så små som att din receptionist skriver under på fakturan när vattenkylaren har fyllts på. Eller så kan de vara lika stora som en amerikansk tillverkare som skickar en planerad ACH-betalning till leverantörer utomlands. Dessa transaktioner kan vara återkommande eller engångsföreteelser, men båda skapar en "con time"-miljö för interna och externa bedragare. Bedragare är kreativa och letar efter flera ingångspunkter till ett företag. Betalningar som görs via faktureringsplattformar, checkar, överföringar eller ACH är alla känsliga för bedrägeriförsök.

I sin rapport från 2016 noterade Association of Certified Fraud Examiners att medianförlusten för amerikanska företag som fallit offer för betalningsbedrägerier var enorma $120 000,00 – ingen liten summa för något företag. Det spelar ingen roll om bedrägeriet berodde på anställdas okunnighet om ett externt system eller deras medvetna deltagande, bedrägeri kan få förödande konsekvenser.

Ekonomiska konsekvenser är bara en av många faror. Om nyheter om betalningsbedrägerier offentliggörs kan skada på ryktet bli oåterkallelig. Dessutom uppstår ofta en branschregleringsböter när intressenternas medel eller personligt identifierbar information har äventyrats under programmets gång.

Anslut helt enkelt "Evaldas Rimasauskas" till en sökmotor och du kommer att hitta information om hur denne leverantörsreskontra (AP) bedragare använde en mängd olika manipulationsmetoder (inklusive företags-e-postprogram) för att manipulera både Google och Facebook för att uppfylla betalningsförfrågningar. Enligt det amerikanska justitiedepartementet var resultatet mer än 100 miljoner dollar i bedrägligt förvärvade medel som filtrerades in på offshore-konton som kontrollerades av Rimasaukas. Han avtjänar nu ett kort femårs fängelsestraff, medan hans offer lämnas med ett stort, djärvt frågetecken om hur två teknikjättar blev lurade. Dessa två företags misslyckanden präglas av den allmänna opinionens domstol på obestämd tid.

Utveckla din lufttäta TPP-riskreduceringsplan

Utan en idiotsäker TPP-riskreduceringsplan och ytterligare säkerhetsnivåer från din bank är ditt företag lika sårbart. Du måste träna alla anställda att vaksamt ifrågasätta varje typ av AP-transaktionsbegäran som kommer över deras skrivbord. Anställda bör till och med vara skeptiska till till synes legitima transaktioner från kända leverantörer – de måste alltid få en annan uppsättning kvalificerade ögon för att säkerställa att ingenting förbises. Se dessutom till att ställa in godkännandemyndighetsnivåer som inkluderar dollarbelopp och volymtrösklar samt en standardmässig minimisignering av två associerade kollegor på seniornivå. Det skadar aldrig att ringa ett snabbt telefonsamtal till säljaren för att begära betalning via en separat metod som lagras i filen (istället för metoden som inkluderas på den mejlade eller postade fakturan). För begäranden om elektronisk betalning och ACH-betalning ringer du det mottagande finansinstitutet för att verifiera att betalningsmottagarens angivna information överensstämmer med deras bankuppgifter och ditt attesterade leverantörskontrakt.

Axos Bank kan mandatera många TPP Risk Mitigation Plan-komponenter genom Direct Link Online – vår digitala bankplattform. Vi kan till exempel ange vilka användare som är behöriga att utföra vissa transaktioner och kräver mer än en granskning av betalningen innan den släpps. Via vår Positive Pay-funktion kan vi också fördröja clearing av utfärdade checkar tills de stäms av mot uppladdade checkbilder. Dessutom finns all direktlänk online-åtkomst i en dedikerad webbaserad webbläsare där varje inloggning måste klara en integritetskontroll och genererar en krypterad säkerhetstunnel. Om någon oigenkännlig cyberaktivitet upptäcks kommer sessionen – och alla transaktioner som pågår – att avslutas automatiskt.

Skydda ditt företag – arbeta med Axos Bank

När du vet vad du vet nu, kommer du att låta ditt företag bli ytterligare en nolla på den metaforiska balansräkningen? Eller kommer du att tippa vågen till din fördel genom att implementera en solid TPP Risk Mitigation Plan och samarbeta med Axos Bank för att bli en AP-hjälte?

Kontakta vårt team för mer information skicka e-post till [email protected] eller ring 833-307-1542.

Inte bara en nolla