1. Skapa konton för hantering, inte för GAAP och skatteändamål.
2. Definiera bruttomarginal korrekt.
3. Tänk noga på indirekta kostnader.
4. Ordna driftskostnader för att återspegla ägarens preferenser och matcha budgeteringsgraden.
5. Använd kontonummer, om du inte redan är det.
6. Överväg separata konton för viktiga månadsslutposter.
7. Maximera funktionaliteten hos ditt bokföringsprogram.

"Arbetskostnaden för sålda varor ser galen ut. Jag vet att vi inte betalade så mycket i butiksarbete den här månaden. Kan du visa mig en uppdelning av vad som ingår i det numret?”

"Vi har fler prenumerationer än vi kan räkna just nu – Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello – och vi registrerar oss för nya varje månad! Kan du visa mig våra totala månatliga utgifter för dessa?”

"Jag vill bara se en resultaträkning som matchar vår budget. Ta en resa. I vår budget är det uppdelat på logi, flygbiljetter, marktransporter etc. När jag tittar på resultaträkningen ser jag bara en siffra – resor, och det visar att vi är över budget. Jag vill se detaljerna, så jag vet varför.”

"All denna detalj är fantastisk, men det jag verkligen vill ha är en ensidig rapport som visar vår försäljning, bruttomarginal och kanske 10 kategorier av omkostnader (redovisningsavdelning, försäljningsavdelning, etc.) allt i en snygg snygg sammanfattning.”

Dessa är välbekanta känslor för alla som har suttit igenom några ekonomiska möten. Diskussionen flyter på och oundvikligen säger någon "Det skulle vara trevligt om vi kunde se..." CFO får ett upprört ansiktsuttryck och skriver förfrågan på sitt anteckningsblock. "Jag ska se vad jag kan göra", säger de torrt.

Sanningen är att de förmodligen inte är säkra på var de ens ska börja.

Det är ganska vanligt att finansiella rapporter inte lever upp till chefernas förväntningar. Jag föreslår två skäl till detta:

1. Redovisningsteam tenderar att fokusera på att göra saker på "rätt sätt" snarare än att fråga läsarna av bokslutet vad de vill se. Det motsvarar att bygga ett hus åt någon utan att fråga hur de vill ha det byggt.
2. Det har inte lagts ner tillräckligt med tanke på att utveckla kontoplanen, som är grunden för finansiell rapportering . Det motsvarar att bygga ett hus på smuts istället för betong.

En korrekt utförd omstart av kontoplanen kommer att lösa båda problemen. Tack och lov kräver inte ens en omstart i full skala en astronomisk mängd tid eller energi. Jag föreslår faktiskt att det är det enskilt bästa och mest effektiva sättet att höja den finansiella rapporteringen i din organisation till nästa nivå .

Vad är en kontoplan och varför är den viktig?

Nyligen hjälpte jag en teknikföretagsägare att förbättra sin finansiella rapportering. "Öppna din kontoplan," sa jag till honom.

"Jag tror inte att jag någonsin har tittat på det," sa han till mig när vi tittade över hans konton. Jag kunde se glödlamporna tända när jag visade honom hur hans försäljningsfaktura rader var konfigurerade för att flyta till ett enda försäljningskonto i hans kontoplan. Med en så förenklad kontostruktur kunde hans ekonomi inte ge detaljer om hans fem distinkta intäktsströmmar.

Kontoplanen är som stommen av hyllor och förvaringskärl i ett lager. Tänk på ett maskinvaruföretag som tar emot en konstant ström av stationära datorer, bärbara datorer och skrivare. Om deras lager är välorganiserat kommer en ankommande leverans av bärbara Dell-datorer att dirigeras till en specifik papperskorg i Dell-avsnittet i datorområdet av lagret. På så sätt, när en kund beställer en bärbar dator från Dell, kan lagerarbetarna snabbt och enkelt hämta den.

Om lagret inte hade några papperskorgar eller hyllor utan bara var tre enorma rum – ett vardera för stationära datorer, bärbara datorer och skrivare – skulle spårning eller återhämtning av något vara en mardröm.

Konton är de specifika "fack" som innehåller bokföringstransaktioner. Kontoplanen är helt enkelt den organiserade listan över alla papperskorgar och hyllor. För att illustrera, när datorföretaget registrerar försäljningen av den bärbara Dell-datorn i exemplet ovan, kommer revisorn att gå till avsnittet Intäkter i kontoplanen och lägga in försäljningsbeloppet på kontot Sales-Baptops, eller kanske Sales-Laptops- Dell Laptops om företagets kontoplan är mer detaljerad.

Månadsbokslut (balans- och resultaträkning) sammanfattar och grupperar helt enkelt de saldon som finns på de enskilda kontona vid månadsskiftet. Följaktligen kan finansiella rapporter inte vara mer detaljerade eller informativa än den underliggande kontoplansstrukturen.

Min teknikklient hade ett stort "rum" för alla försäljningar, utan papperskorgar och hyllor. Hans resultaträkning i slutet av månaden kunde inte bli mer detaljerad än det ena kontot. Vid ett ögonkast hade han ingen aning om vilka intäktsströmmar som bidrog till det månatliga antalet.

Det är svårt för mig att vara kritisk eftersom 90 % av företagsägarna förmodligen kan relatera till att aldrig ha tittat på deras kontoplan. Även många controllers och finanschefer är svaga när det gäller hur man strukturerar en robust kontoplan som enkelt och tydligt producerar den finansiella information som ledningen vill se .

Bokföringsprogramföretag är delvis skyldiga till detta. De vet (särskilt leverantörerna på nybörjarnivån) att de flesta människor skulle kämpa för att skapa en kvalitetskontoplan. För att fixa det automatiserar de installationsdelen och bygg in en prefabricerad kontoplan i programvaran.

Att använda en prefabricerad kontoplan är tyvärr som att försöka bygga ett drömhus på en enstaka betonggrund. Huset skulle bli väldigt annorlunda än drömmen och inte vara särskilt funktionellt.

Sju steg för att bygga den perfekta kontoplanen

Det finns tre aspekter att tänka på när du startar om en kontoplan:

1. Antalet "fack" eller konton.
2. Definitionen av vad som hamnar i varje papperskorg.
3. Sättet som papperskorgen är organiserade.

Här är stegen att ta för att ta itu med var och en av dessa punkter och ladda upp din kontoplan för att få den ekonomiska synlighet som ditt företag behöver.

1. Fire GAAP och skatt.

De flesta småföretag ställer till en början upp sin bokföring så att den passar deras skatterevisor. När företaget växer behövs GAAP-baserad ekonomi för banker, investerare och byråer som obligationsföretag. Ofta är GAAP-baserad ekonomi slutet på utvecklingen.

Men det finns en annan nivå. Den nivån är chefsredovisning, och det är där du skapar finansiella rapporter med informationen du vill se . Skatte- och revisions-CPA:er justerar dina rapporter så att de passar deras syften ändå, så fortsätt och ta en fullständig paus. Det nya målet är finansiella rapporter som ger mätvärdena du behöver driva din verksamhet under hela året.

Vissa revisorer rekommenderar att man håller sig till en GAAP-orienterad kontoplan och genererar ledningsorienterad ekonomi genom anpassade rapporter. Dessa anpassade rapporter samlar ihop siffror från olika sektioner av kontoplanen för att få den bokslutslayout som ledningen söker efter.

Det tillvägagångssättet kan fungera så länge du har anpassad rapporteringskapacitet. I avsaknad av det har skatte- och revisions-CPA:er anpassad rapporteringsprogramvara för att enkelt konvertera din förvaltningsorienterade kontoplan till deras format. Se bara till att göra det enkelt för dem genom att införliva alla specialkonton de behöver i dina ombyggda diagramkonton.

2. Definiera bruttomarginal.

Bruttomarginal är vinsten efter avdrag för direkta kostnader från försäljningen. Vad är "direkta kostnader"? Det är den stora frågan. Alla är överens om att direkt arbete och direkt material alltid är direkta kostnader. Utöver det är definitionen diskretionär.

Till exempel, enligt GAAP, skulle en fast kostnad som utrustningsavskrivning vara en direkt kostnad för en tillverkare. Men i en ledningsfokuserad miljö hålls fasta kostnader ofta utanför bruttomarginalen, för att förhindra att den snedvrids av svängningar i försäljningen.

Till exempel, om avskrivningen är 50 USD per månad och försäljningen är 500 USD per månad, är avskrivningen 10 % av försäljningen. Om försäljningen ökar till 1 000 USD en månad är avskrivningen fortfarande 50 USD och är nu bara 5 % av försäljningen. I det läget har försäljningen – inte produktionseffektiviteten eller bättre uppskattning – förändrat bruttomarginalen. Det kan vara missvisande, särskilt om produktionsövervakare kompenseras för marginalmått.

Här är ett förslag:Direkta kostnader på ditt ledningsbokslut bör vara desamma som de kostnader du tar med i offerter eller prissättningsberäkningar. Om du bara tar hänsyn till direkt arbetskraft och direkt material när du lägger bud på ett jobb eller sätter priser, bör det vara de enda direkta kostnaderna som visas i din månatliga ekonomi. På så sätt kan du med ett ögonkast se om du uppnår den bruttomarginal som du siktar på när du citerar.

Alternativt, om du inkluderar indirekta poster som avskrivningar och förnödenheter i din offert, bör du inkludera dem i beräkningen av bruttomarginalen i dina finansiella rapporter. För att göra detta, ta en närmare titt på punkt 3 nedan.

Inte alla företag utnyttjar bruttomarginalen. Inom vissa branscher som reklam, jordbruk eller konsultverksamhet, samlas de flesta kostnaderna under den breda kategorin driftskostnader. I den miljön kanske det inte är nödvändigt att separera kostnader mellan direkt/indirekt och drift, och det blir ingen bruttomarginal på ekonomin.

3. Tänk noga på indirekta kostnader.

Indirekta kostnader är omkostnader som hänför sig direkt till försäljning men som inte kan spåras direkt till en specifik produkt eller jobb. Som exempel kan nämnas löner för fabriksledare, tillfälliga förnödenheter (t.ex. tejp, lim, skruvar), reparationer av maskiner, försäkringar för butiksbyggnader, etc. Utgifter som skatteförberedande avgifter, marknadsföring och juridiska kostnader skulle inte betraktas som indirekta kostnader, utan snarare drifts- eller allmänna/administratörskostnader.

De flesta företag väljer ett mått som arbetstimmar och uppskattar en takt per arbetstimme som "förbrukar" dessa indirekta kostnader under loppet av en månad eller ett år. Tänk till exempel på en enkel tillverkare som förra månaden hade 1 000 USD i tillverkningsmaterial och 1 000 USD i butiksreparationer, för totalt 2 000 USD i indirekta utgifter. Produktionsarbetare arbetade 200 timmar under den månaden. Baserat på det beslutar företaget att allokera indirekta kostnader till framtida projekt med en hastighet av 10 USD per timme (2 000 USD totala kostnader/200 butiksarbetstimmar).

Eftersom varje timmes arbetskostnad bokförs i systemet, bokförs också den uppskattade indirekta kostnaden på 10 USD per timme automatiskt. Om arbetarna arbetar 300 timmar kommer 3 000 USD (300 x 10 USD per timme) av indirekta kostnader att bokföras till projektmodulen och bokslutet.

Konceptet är vettigt, men det blir förvirrande när det här inlägget träffar ekonomin. Till skillnad från verklig lönekostnad är $3 000 ett projekt som kostar inträde som inte betalas ut kontant. Följaktligen kommer kompensationen inte att vara kontanter, utan snarare en -3 000 USD inträde på ett konto med indirekta kostnader.

I en väl utformad kontoplan är det motkontot vanligtvis grupperat med de konton som får de faktiska förnödenheterna och reparationskostnaderna. På det sättet om faktiska förnödenheter och reparationer uppgår till 2 700 USD för månaden, kan du med ett ögonkast se att indirekta kostnader har använts för mycket på projekt (3 000 USD tillämpats, jämfört med 2 700 USD faktiskt).

Denna punkt är inte avsedd att vara en diskurs om projektkostnad, utan att skapa medvetenhet om att kontoplanen genomtänkt måste anpassa sig till organisationens inställning till indirekta kostnader. Det kan vara en av de mest förvirrande punkterna i finansiella rapporter, särskilt om tillvägagångssättet inte är välorganiserat och enkelt.

Indirekt kalkylering gäller projektorienterade företag, särskilt tillverkare och byggentreprenörer. Företag som inte är projektorienterade, såsom återförsäljare och restauranger, skulle vanligtvis inte inkludera indirekt kostnadsberäkning i sin kontostruktur.

4. Organisera driftskostnader för att återspegla ägarens preferenser och matcha budgeteringsgraden.

Det finns många sätt att dela upp data. Till exempel kan Meals Expense vara ett fristående konto eller så kan det spridas över de kategorier som måltiderna relaterar till, som marknadsföring, konferenser eller resor.

Det finns inte ett rätt sätt, men kontoplanen måste spegla vad slutanvändarna av ekonomin vill se. Det är viktigt att ta reda på från ledningsgruppen hur de vill hantera utgifter som måltider eller teknikprenumerationer. Vill de ha dem inbäddade i den kategori de relaterar till (t.ex. marknadsföring eller finans) eller vill de se dem stå ensamma?

För företag som omfattas av amerikanska skatteregler är Meals ett exempel där du vill ha ett enkelt sätt att ge din skatterevisor ett fristående totalbelopp vid årets slut. Om du väljer att sprida måltider över relevanta kategorier, vill du fortfarande behålla dem på diskreta konton inom varje kategori.

I slutändan måste kontoplanen, budgeten och förvaltningspreferenserna stämma överens i ett effektivt redovisningssystem.

5. Använd kontonummer om du inte redan är det.

Kontonummer är som facknummer i ett lager. Femsiffriga baskontonummer fungerar bra (fyra för en mycket enkel installation). Bästa praxis är att använda 10000 för tillgångskonton, 20000 för skulder, 29000 för eget kapital, 30000 för försäljning, 40000-50000 för direkta/indirekta kostnader, 60000-70000 för rörelse-/overheadkostnader för 90000 och- såsom räntor och skatter.

Sprid ut dina kontonummer eftertänksamt för att ge utrymme för tillväxt. Till exempel, om det huvudsakliga Business Checking-kontot är 10000, kan Payroll Checking-kontot vara 10100. Efter det kan du hoppa till 11000 för Kundreskontra (vanligtvis nästa tillgångskategori). Det lämnar 10200, 10300, etc. för framtida kontanter och checkkonton, och lämnar hela 11000-gruppen för andra fordringar (t.ex. anställda eller koncerninterna fordringar).

För inkomst- och kostnadskonton rekommenderas förälder-barn-arrangemang för att underlätta samtidig sammanfattning och detaljerad rapportering. Tänk dig till exempel ett teknikföretag med tre intäktsströmmar. Kontot på överordnad nivå för försäljning skulle vara 30 000 försäljningar. Inga transaktioner skickas till det kontot. Under det kan de underordnade kontona finnas:31000 Försäljning-Webbdesign, 32000 Försäljning-Serverhantering och 33000 Försäljnings-Hårdvara.

Undvik mer än 2 eller 3 nivåer av barnkonton. Till exempel kan 33 000 Försäljnings-Hårdvara delas upp ytterligare till 33 100 Försäljnings-Hårdvara-Datorer och 33 200 Försäljnings-Hårdvara-skrivare. Hårdvara-skrivare kan delas ut ytterligare i 33210 Hardware-Printers-HP och 33220 Hardware-Printers-Canon. Vid den tidpunkten kan ytterligare detaljer vara mer skada än hjälp och leda till felaktig redovisning. Det är generellt sett bättre att ha mindre detaljer och hålla dem korrekta än att ha orimliga mängder detaljer som tenderar att vara felaktiga.

Håll siffror och beskrivningar konsekventa för organisatorisk elegans. Justera direkta kostnadskontonummer med motsvarande försäljningskontonummer. Till exempel, för att spåra kostnaden för hårdvara som köpts för återförsäljning, kan du använda kontonummer 43000 COS-Hårdvara, vilket skulle passa numeriskt med 33000 Försäljnings-Hårdvara (underordnade konton skulle också anpassas). Konsistensen kommer väl till pass när man utformar finansiella rapporter eller gör journalanteckningar, och är också meningsfull för icke-revisorer.

På en relaterad anmärkning rekommenderar vissa experter (särskilt mjukvaruimplementerare och IT-proffs) att endast ha ett fåtal konton i kontoplanen och istället använda de detaljerade rapporterna i de olika modulerna i ditt bokföringsprogram.

Du kan till exempel lägga alla kundfakturor i ett försäljningskonto. Det skulle inte finnas några detaljer i dina finansiella rapporter. Du får detaljerna genom att gå till modulen Försäljning och köra fakturarapporter som Försäljning per försäljningskategori eller Försäljning per kund. På någon nivå görs detta ändå. Lönemodulen är en annan som ofta har omfattande inbyggd rapporteringsmöjlighet som går utöver allt kontoplanen skulle ge. Projektmodulen är en annan. Så varför inte hoppa över alla detaljer i kontoplanen och gå den vägen?

Även om det låter bra i teorin, är bokslut i praktiken det som genereras och granskas troget av ledningen varje månad. Detaljerad rapportering från de olika modulerna kräver ofta en viss ansträngning för att se till att den knyter an till ekonomin, och på grund av det (och andra skäl) blir det inte konsekvent gjort. Att bygga in en viss detaljnivå i kontoplanen är ett praktiskt sätt att säkerställa att nyckelinformationen alltid finns i ledningsgruppen.

6. Överväg separata konton för viktiga månadsslutsposter.

Bra finansiella rapporter vid månadsskiftet görs korrekta med stora icke-kontanta journalposter. Till exempel, om löner som tjänats in från den 18-31 oktober betalas ut den 7 november, måste en journalanteckning bokföras för att flytta kontantutgiften för den 7 november till den 31 oktober, för att göra oktoberbokslut korrekta.

Om beloppet på journalanteckningen blandas in med de vanliga lönekostnadskontona kan det vara svårt att se hur stor del av lönekostnaden som avser kontantbetalningar och hur mycket som periodiseras. Detsamma gäller för komplexa journalanteckningar som justerar värden för pågående arbete (WIP) eller över-/underfaktureringsposter hos företag som arbetar med flermånadersprojekt.

Det kan vara bra att kanalisera dessa poster till separata konton. Till exempel kan du ha ett föräldrakonto 45000 Direkt arbete och tre underordnade konton:45100 Produktionsarbete, 45200 Ändring i upplupen arbetskraft och 45300 Ändring i WIP-arbete. Granulariteten gör det enkelt att förklara det totala sammanlagda arbetsbeloppet för ledningsgruppen, som tenderar att bara tänka i termer av löner som betalas kontant den månaden.

7. Maximera funktionaliteten hos ditt bokföringsprogram.

En av fördelarna med en kraftfull kontoplan är att den kan förlänga livslängden för redovisningsprogram på nybörjarnivå. Ofta kan frustration med finansiell rapportering åtgärdas genom att omforma kontoplanen , snarare än att gå igenom den mycket smärtsamma processen att migrera till ny programvara .

Ett nyckelsteg är då att strukturera kontoplanen för att maximera programvarans förmåga. En plattform som Microsoft Dynamics NAV använder endast baskontonummer plus taggar ("dimensioner") för att koda varje utgift till en specifik plats eller division. En plattform som Vista by Viewpoint använder kontosegment. Konto 40000.01.02 kan vara Direct Materials (40000) för Concrete Division (02) på Boston-platsen (01). QuickBooks och Xero gör det på ett annat sätt. Var villig att ändra din kontostruktur så att den fungerar med programvaran, inte tvärtom.

Eftersom finansiell rapportering och kontoplanen är så oupplösligt sammanlänkade är det också viktigt att ta hänsyn till programvarans finansiell rapporteringsförmåga när man förnyar eller ställer in kontoplanen. Till exempel, om programvaran inte tillåter dig att ändra ordningen på kontona i bokslutet, blir det mycket avgörande hur du beställer din kontoplan.

Kontoplansfunktionalitet är förmodligen den viktigaste egenskapen hos bokföringsprogram och finansiell rapportering. Mjukvara på nybörjarnivå med robust COA-funktionalitet kan fås att fungera i många år. Det omvända är också sant.

Jag rådfrågade nyligen ett specialtillverknings-/detaljhandelsföretag på 10 miljoner dollar på randen av att dela upp sina bokföringshandlingar (posterna, inte företaget självt) i två separata "företag" för att kunna få den rapporteringstydlighet de desperat önskade. Genom att göra strategiska justeringar av deras kontoplan och bättre utnyttja deras programvaras rapporteringsmöjligheter, kunde vi få den ekonomiska synlighet de behövde utan att de skulle ge sig in på vad som troligen skulle ha varit en högkostnadskatastrof.

En bra kontoplan är grundläggande

En effektiv kontoplansstruktur driver direkt eller indirekt praktiskt taget all finansiell rapportering. Ändå ignorerar många organisationer detta grundläggande koncept och haltar med ouppfyllda förväntningar.

Till skillnad från vissa grundläggande problem kan en kontoplan optimeras relativt snabbt . En väl genomförd ombyggnad kan i allmänhet genomföras inom en månad och har en märkbar effekt på den finansiella rapporteringen omedelbart.

Eftersom de flesta företag (och finanschefer) bara sätter upp en kontoplan kanske en gång per decennium, kan det vara ett idealiskt projekt att lägga ut på entreprenad. Kontakta Toptal om du vill ha hjälp med att ta detta enkla men otroligt effektfulla steg för att höja din organisation till nästa nivå.