Efter att ha slagit igenom till låga sexsiffriga årliga intäkter tog LendEDU, en Y Combinator-stödd startup, det stora beslutet att ta in sina ekonomi- och redovisningsfunktioner internt. LendEDU, en webbplats som hjälper konsumenter att lära sig om och jämföra finansiella produkter, inklusive studielån, personliga lån och försäkringsprodukter, var ute efter att stödja företagstillväxt och samtidigt bli mer effektiv.

Under denna tid förändrades min roll på vårt företag och jag blev direktör för ekonomi &drift, en ny roll för vårt växande företag. Uppriktigt sagt var detta en ny roll för mig också, och tillsammans beslutade vi att vi behövde anställa en oberoende konsult för att få oss igång.

Det här är historien om hur vårt företag flyttade sina ekonomi- och redovisningsfunktioner internt med stöd av Toptal Finance Expert Andrew Fales.

Tidiga problem med att utforma våra redovisningsprocesser

Sommaren 2017 var LendEDU ett litet startupföretag som upplevde en enorm tillväxt inom olika områden. Med konsekventa ökningar av intäkter, kontanter, kunder och anställda var det uppenbart att officiella redovisningsprocesser och bokföring snart var nödvändiga.

Fram till denna punkt var LendEDU laserfokuserad på tillväxt och de aspekter av verksamheten som direkt driver den. Förståeligt nog användes inte de begränsade resurser som företaget hade till sitt förfogande för att bygga ut officiella betalnings- och fordringsteam. Istället lade anställda med relevanta färdigheter och relaterbara ansvarsområden till dessa i sina arbetsuppgifter.

Mot slutet av den sommaren började vårt företag överväga fördelarna som en officiell redovisningsprocess kunde ge. Snabbare omsättning av fordringar kan öka vårt kassaflöde, periodiseringsmetoder kan hjälpa oss att analysera resultatet mer exakt och formell bokföring kan göra det möjligt för oss att effektivt hantera vår ekonomi.

Vi hade nu tillräckliga resurser för att investera i denna del av vår verksamhet. Men vid denna tidpunkt verkade det inte logiskt att anlita en revisor på heltid, så vi började forska på outsourcade ekonomiteam som kunde hantera detta åt oss. Vi stötte på en välrenommerad firma som fokuserade på att utföra redovisningsverksamhet för startups. Timavgifterna var orimliga, men vi tänkte "du får vad du betalar för", så vi gick vidare.

Detta visade sig vara ett anmärkningsvärt misstag. I augusti 2018 hade vi spenderat mer än 50 000 USD på vår utlokaliserade ekonomiavdelning, men vi hade officiella månadsbokslut att visa för det. Våra intäkter var uppdelade efter produktlinje, våra utgifter specificerades och formateringen var professionell.

LendEDUs ökade utgifter för en utlagd finansavdelning

Det var bara ett problem – vi kunde inte lita på siffrorna. Avslutningsprocessen varje månad var en mardröm. Representanterna på företaget vi hade anlitat verkade inte förstå hur vi tjänade intäkter, och de var inte intresserade av att lära sig. Långa e-postmeddelanden med hänvisning till saldoavvikelser, faktureringsfel och listor med frågor utbyttes, men avstämningar sköts konsekvent av till följande månader. Processen var felaktig, kommunikationen var fruktansvärd och kundtjänsten var urusel. Mest frustrerande av allt var att förtroendet för vår finansiella data var lågt.

Starta övergången till internt

Efter åtta månader av att skicka pengar till den här externa revisionsbyrån och kämpat för att producera värdefulla resultat, hade vi fått nog.

Vi bestämde oss för att överväga att ta in våra redovisningsfunktioner. Fördelarna med denna flytt var spännande. Genom att flytta redovisningsverksamheten internt kunde vi producera månadsbokslut snabbare, mer transparent och billigare. Det kvarstående problemet var att vi fortfarande inte kunde anställa en revisor på heltid och att vi inte hade några CPA:er på personalen.

Vid det här laget hade jag lärt mig grunderna i redovisningsprocessen som vi behövde sätta upp och jag kunde hantera större delen av benarbetet. Men jag behövde någon med expertis att rådgöra med om vår process och, viktigast av allt, att kontrollera mitt arbete. Kort sagt, jag behövde någon som visste vad jag inte visste och någon som inte bara kunde identifiera misstag utan hjälpa mig att fixa dem. Vi hittade den här personen på Toptal. Vi hade använt sajten tidigare för att lägga ut en mjukvaruutvecklare för vår hemsida, och det var en fantastisk upplevelse. Den här gången behövde vi någon med redovisningsbakgrund, helst en CPA, som förstod branschen där vårt företag verkar.

Anställnings- och introduktionsprocess

Efter att ha lagt ut tjänsten på Toptal fick vi många svar från intresserade frilansare med imponerande meritförteckningar. Inom några dagar hade vi ställt in fem telefonintervjuer för följande vecka.

Vi förklarade vad våra behov var och frågade hur varje sökande kunde hjälpa oss att undvika de redovisningsproblem som vi upplevt tidigare. Vi hittade en matchning med Andrew Fales.

Andrew är en CPA som grundade en högt ansedd skatteredovisningsbyrå som är specialiserad på olika aspekter av redovisning och efterlevnad för nystartade företag. Andrew har också konsulterat för många företag inom en mängd olika branscher under sin karriär. Under en 30-minuters telefonintervju lade Andrew upp en plan för oss att upprätta en intern redovisningsprocess. Han nämnde att han var skicklig i QuickBooks och föreslog att han personligen kunde utbilda mig i hur man navigerar i programvaran.

Dessutom verkade Andrew till fullo förstå hur vår verksamhet fungerar och vad vi försökte åstadkomma. Andrew sa att hans avsikt var att "jobba sig ur jobbet." Hans innebörd var att han ville utbilda oss till att vara självförsörjande, vilket var just vårt mål. Hans motiv för detta tillvägagångssätt var tanken att vi skulle rådfråga honom i andra situationer som vi stött på när vårt företag mognat, vilket är precis vad vi har gjort.

Månad ett

Efter att ha diskuterat vår budget med Andrew började vi jobba direkt. Under den första månaden pratade Andrew och jag över Zoom i 2-4 timmar per dag, tre dagar i veckan. Jag använde skärmdelning när han ledde mig genom QuickBooks programvara, lärde mig genvägar och betonade periodiseringsprinciper som var avgörande för korrekt bokföring. Det fanns mycket att lära. När jag hade en fråga hade Andrew ett svar. När det fanns ett misstag som behövde åtgärdas, kunde Andrew erbjuda flera lösningar. På en månad hade vi etablerat en formell redovisningsprocess utformad för att undvika framtida avvikelser och för att fungera effektivt.

Månad två

I slutet av månad två kunde jag navigera i QuickBooks självständigt och utföra avslutande uppgifter som bank- och kreditkortsavstämningar, samla in löner, amortera förutbetalda kostnader, skapa justeringar av journalanteckningar och producera officiella bokslut.

Månad tre

I slutet av månad tre hade vi framgångsrikt tagit fram korrekta periodiserade redovisningar för räkenskapsåret 2018.

Månad fyra

Vid fjärde månaden använde vi dessa uttalanden som historiska indata för modeller för intäktsprognoser, kostnadsbudgetering och kvotanalys. Andrew utbildade mig inte bara personligen i att använda QuickBooks-programvaran och vägledde mig därefter, han tog sig också tid att lära sig detaljerna i vårt företag. Han skapade detaljerade kalkylblad för att beräkna upplupna löner, spåra amorteringar och beräkna uppskjutna/aktuella skatteskulder. Dessa anpassade resurser gör att jag kan skapa komplexa periodiseringsposter utan hjälp.

År 1

Det har gått lite mer än ett år sedan vi anställde Andrew, och förtroendet för vår finansiella data har aldrig varit högre. Vid det här laget pratar jag med Andrew över Zoom i cirka 5-10 timmar per månad, i första hand för en granskning i slutet av månaden och för att ställa frågor om enstaka redovisningssituationer som inträffade under perioden. Andrew har framgångsrikt hjälpt oss att skapa en intern redovisningsprocess som är effektivare, mer exakt och billigare än vårt externa samarbete någonsin kunde ha varit. Det kanske mest värdefulla är att vi har bildat en relation med en CPA och affärsman som har gjort sig tillgänglig för oss 24/7 via Slack, telefon, e-post och Zoom för alla råd vi kan behöva.

Projekt framåt för år 2

När vi går in i 2020 kommer vi att börja med vår årsavslutning för 2019. Denna process är vanligtvis mer ansträngande än den genomsnittliga månadsavslutningen. I detta skede är det viktigt att göra alla nödvändiga justeringar och att uppnå en hög nivå av noggrannhet i våra finansiella rapporter som förberedelse för att lämna in våra skattedeklarationer.

Också på vår att göra-lista under den första delen av 2020 är att börja använda QuickBooks budgetverktyg. Detta kommer att göra det möjligt för oss att utföra en detaljerad jämförande analys mellan våra beräknade budgetar och faktiska budgetar, vilket i slutändan hjälper oss att hantera våra utgifter. Andrew har redan gett mig en lista med instruktioner om hur man förbereder sig för det här projektet så att vi kan komma igång under det nya året.