Om du representerar ett företag kommer du att vara medveten om HMRC:s policy för Making Tax Digital. För att sammanfatta är det en plan för att säkerställa att varje företag och individ har tillgång till sitt eget digitala skattekonto. Från och med april 2019 kommer företag som arbetar över momströskeln på £85k att behöva använda detta system för att digitalt föra sina momsregister och lämna in sina momsdeklarationer med MTD-kompatibel programvara.
Om du är van vid att hantera papper kan detta låta som ett skrämmande förslag. Lyckligtvis är Fujitsus banbrytande skannerhårdvara och ScanSnap Cloud den idealiska lösningen för HMRC:s Making Tax Digital-planer. Läs vidare för att ta reda på mer...
Vad är egentligen att göra skatt digital?
Om det inte är något du redan funderar på är det viktigt att veta att företag nu har mandat att använda den nyligen tillkännagivna Making Tax Digital-plattformen för att uppfylla sina momsplikter.
Om du driver ett litet företag med en omsättning under momsgränsen kan du välja att använda systemet men du behöver inte. Tidsfristen har förlängts.
Fördelar med onlineportalen
Så vad är fördelarna? Tja, bortsett från slutet av den fruktade skattedeklarationen innebär denna förändring att användarna inte behöver ge HMRC-information som de redan har tillgång till – till exempel från arbetsgivare, banker och andra statliga myndigheter.
Det gör det också möjligt för människor och företag att hålla ett öga på sin skatt i realtid. Du behöver inte längre vänta till slutet av räkenskapsåret – eller längre – för att ta reda på hur mycket skatt som är skyldig HMRC eller förfaller i återbetalningar.
Precis som med nätbanker, med Making Tax Digital, kommer företag att kunna få tillgång till ett omfattande onlinekonto. Digital registreringsprogramvara kommer att kopplas direkt till HMRC-system som gör det möjligt för människor att skicka och ta emot information med hjälp av programvaran – och det är där din Fujitsu ScanSnap-skanner kommer in i bilden.
Fujitsu ScanSnap-skannrar
Att skanna dokument är ett enkelt och effektivt sätt att säkerställa att all dokumentation du behöver för dina moms- och skattedeklarationer lagras säkert på ett ställe och är lättillgänglig för dina onlinekonton.
ScanSnap Scanners från Fujitsu möjliggör allt från utskrivna kvitton till fakturor och till och med parkerings- eller tågbiljetter kan snabbt och enkelt skannas in. ScanSnap Cloud identifierar till och med vilken typ av innehåll du laddar upp och dirigerar det direkt till din föredragna molntjänst, så det finns inget behov för att till och med starta upp din dator.
Du kan vara säker på att allt du behöver förvaras säkert online och allt på ett ställe, vilket gör det enkelt att skicka in din moms- och skattedeklaration online när det är dags. Den är organiserad, effektiv dokumenthantering – perfekt för stora och små företag.
Kolla in vårt omfattande urval på www.ScanSnapit.com . Fram till 12 maj kan alla som köper en ScanSnap iX1500 hämta en gratis ScanSnap iX100.
Digital transformation har funnits ett tag, men det är bara att börja tänka och förverkliga små och medelstora företag som letar efter sätt att bli mer effektiva, arbeta smartare och spara pengar.
Det finns flera fördelar med att skanna dokument och slå samman dem med digitalt skapat material, som alla kan hjälpa till att öppna upp en konversation med dina kunder kring dokumentskannrar och behovet av en dedikerad skanningsenhet.
Spara pengar – Dokumentskanning eliminerar behovet av att underhålla pappersbaserade arkiveringssystem. Detta minskar kostnaderna för arkivering, arkivering och långtidslagring av pappersdokument
Produktivitetsvinster – Studier har visat att anställda ägnar tjugo procent av sin dag åt att söka information. Med hjälp av programvara för dokumenthantering kan användare få tillgång till beslutsinformation på några sekunder, vilket sparar tid och förbättrar produktiviteten.
Samarbete – Många dokumentskanningssystem integreras med affärsapplikationer, vilket ger snabbare åtkomst och möjlighet att dela information i realtid.
Enkel organisation – Elektroniska dokument kan organiseras mycket snabbare, bättre och enklare än pappersdokument. Dessutom kan du hitta, visa och dela elektroniska dokument med oöverträffad hastighet och enkelhet – direkt.
Smartare arbete – Spridningen av mobil teknik och möjligheten att skanna och visa direkt till antingen smarta enheter, via en molntjänst eller via ett nätverk innebär att effektivare arbetssätt kan antas så att du kan bygga ett företag kring dina anställda snarare än tvärtom runda. Kostnader kan sparas till exempel i kontorsutrymmen och kontorskostnader om personalen är hemma. Anta ett mer proaktivt och framåtsträvande tillvägagångssätt redo att anta utmaningarna med att verka och tävla under den 21 a århundradet.
Frigör ditt utrymme – Utrymmet har blivit en dyr tillgång. Spara tid och pengar på dyra kontorsflyttningar och frigör ditt utrymme och gör den papperslösa kontorsdrömmen till verklighet.
Katastrofåterställningsplanering – Skulle din kunds verksamhet klara sig i händelse av brand eller översvämning? Har de råd att förlora dessa värdefulla dokument om de arkiveras felaktigt efter användning? Genom att skanna dokument kan de förvara en uppsättning av sina register på cd eller dvd på en annan plats eller kontor eller i molnet för att minska risken att förlora sin värdefulla information till naturkatastrofer.
Försämring av kvalitet – När information för närvarande finns på papper finns det problem med försämring av originalsidan. Papper kan blekna med tiden och slitas sönder genom överdriven användning. En skannad bild bleknar inte eller försämras
Effektiv hämtning – Ger tillgång till viktig information från ett skrivbord. Det kan delas via kontor och andra filialer vilket sparar tid och pengar på fysiska sidorhämtningar, kopiering och faxning.
Juridisk tillåtlighet – Den allmänna uppfattningen är att skannade bilder sannolikt är tillåtna i domstol, med samma vikt som bevis som fotokopior som anses vara sekundära bevis. Det finns en potentiell minskning av vikten av bevis om äktheten av kopian ifrågasätts (t.ex. om en signatur bestrids).
Bevaring av dokument och register – Register måste bevaras inte bara för affärsändamål, utan också för att uppfylla rättsliga och regulatoriska skyldigheter som GDPR-efterlevnad. Till exempel i Storbritannien kräver lagar som Sarbannes Oxley och The Companies Act 1985 (Section 221) företag att föra räkenskapshandlingar som är tillräckliga för att ge en "sann och rättvis bild av läget i företagets angelägenheter och för att förklara dess transaktioner." Det kräver också att lämpliga försiktighetsåtgärder vidtas mot förfalskning av register och för att upptäcka eventuell förfalskning som inträffar.
Nya lagstiftningsdirektiv har verkligen blivit fokuserade på fördelarna med att driva en digital arbetsplats, som omfattar rörlighet och samarbete.
Lika digitaliserat och sökbart innehåll gör det möjligt för en offentlig sektor att svara på begäranden om informationsfrihet och tillgång till föremål omgående och inom tillåtna tidsgränser.
Grönare – Skanning är en papperslös process och ofta är det ingen miljökostnad när dokument distribueras elektroniskt. Om dokument skannas slösas mindre papper, transporter av dokument minskar och mängden deponi som används minskar. Att minska papper, dess transport och mängden blekmedel som används vid återvinning gynnar miljön.
Kundnöjdhet – Svarstider minskar, information är tillgänglig på några sekunder från en dator, avlägsna platser och globala affärskontor är anslutna och kan svara på kundernas behov snabbare och mer effektivt.
Fujitsu ställer ut på Accountex den 1-2 maj i ExCeL, London, på monter 1031.
