Du har hört talesättet:du måste spendera pengar för att tjäna pengar av en anledning.
Speciellt när du först startar ditt företag kommer du att ha många initiala kostnader som kräver att du spenderar innan du tar emot betalningar.
Till exempel köper/leasar du en lastbil för att leverera varor som sedan kommer att faktureras för och pengar samlas in, bygger upp en butik innan du öppnar dörrarna för företag, anställer personal innan de kan producera varor eller erbjuda tjänster, och annonserar för att generera potentiella kunder för framtida försäljning.
I en omvänd situation har en ideell organisation vanligtvis en stor insamling i början av räkenskapsåret och hoppas sedan att tillräckliga donationer tas emot för att täcka utgifterna för resten av året.
En budget hjälper dig att matcha dessa tidiga utgifter med efterföljande kvitton så att du vet vad du kan förvänta dig, särskilt när det gäller tillgången på kontanter, och på så sätt kommer du att veta var eventuella kontantbrister måste åtgärdas.
Du förbereder en budget som ett verktyg för att hjälpa dig att leda, hantera och kontrollera din verksamhets verksamhet och ekonomi. Det kan finnas sekundära användare av informationen, som din personal, som behöver förstå företagets mål och framsteg. Och om du har ett banklån, kommer din bankman förmodligen vilja se budgeten och det faktiska resultatet.
När du föreställer dig en budget ser du sannolikt kalkylblad med många siffror. Men viktigare än siffrorna är de antaganden som driver beräkningarna.
Därför bör den första sidan i din budget vara dessa antaganden — vilka produkter/tjänster som säljs till vilka priser och volymer, och vilka de viktigaste drivkrafterna är för utgifter, som antalet personal och platser, olika marknadsföringsinitiativ, etc.
I huvudsak har du både en drifts- och finansbudget, och de två är tätt sammanflätade.
Det finns två primära finansiella format du kan använda:resultaträkning och kassaflödesanalys.
Om du äger ett etablerat företag, använd båda, plus eventuella kundfordringar och inventarier från balansräkningen. Om du äger ett nytt företag, fokusera på bara kassaflödet.
Dessa format hjälper dig att avgöra hur mycket intäkter du behöver för att täcka kostnader och göra en vinst så att du kan betala själv, och hur mycket, om någon, kontanter du behöver för att finansiera kassabrist.
En budget ger dig förhandsmeddelande om när dessa brister kan uppstå så att du tidigt kan börja samla in pengar för att täcka dem, till exempel från personliga resurser eller ett banklån.
För att fastställa detaljnivån för budgeten bör den synkroniseras med dina månatliga rapporter om faktiska intäkter och kostnader.
Ofta i en företagsstart finns det inte tillräckligt med information för att ha intelligenta budgetar i mindre än ett års steg. Så arbeta mot detta mål:om förra årets budget var för hela året, gör det i år i kvartalsvis. Likaså om förra året var kvartalsvis, i år gå till månadsvis.
Om du äger ett etablerat företag har du resultaten från förra året och du vet var du överskred eller föll under förra årets budget.
Detta är din startpunkt för innevarande år. Ange i dina antaganden vilka marknads- och verksamhetsförändringar som förväntas tillsammans med eventuella initiativ du planerar.
Dessutom, om du gjorde en budget för hela företaget förra året och du har ett team, försök dela upp budgeten efter ansvarsområden och engagera teammedlemmar i att hjälpa till att utveckla budgetar för sina egna områden – det kommer att hjälpa till med engagemang och ansvarsskyldighet.
Om du är ett nytt företag är budgetering mer utmanande, eftersom det inte finns färdiga referenspunkter. Förhoppningsvis utarbetade du en affärsplan, och i ekonomidelen finns en prognos. Använd det första året av den prognosen som utgångspunkt för din budget.
För varje rapporteringsperiod, vanligtvis en månad, förbered en rapport – enkelt om du använder bokföringsprogram – med de faktiska resultaten, de budgeterade beloppen och skillnaden för både innevarande månad och år hittills.
Vanligtvis ändras inte budgetsiffrorna, även om det är stora marknads- eller verksamhetsförändringar, eftersom det är viktigt att veta vad den ursprungliga planen var. Men i ett litet företag i ett tidigt skede måste det finnas flexibilitet, så jag föreslår att man under mitten av året tittar på vad som har hänt hittills och vad som förväntas för årets sista sex månader, och sedan reviderar budgeten efter behov.
Budgettips
Nedan följer idéer som jag använder för att förbereda budgetar och som jag delar med mina SCORE-kunder.
Nyckel takeaways