Som småföretagare måste du ha fallit i fällan att behöva jonglera med många uppgifter under en begränsad tid.
Även om det inte finns någon magisk formel för att hitta rätt balans och hantera din tid sömlöst, kan du förbättra dina tidshanteringsfärdigheter för att utföra fler uppgifter på din att göra-lista.
Vi blir så upptagna när vi arbetar med flera uppgifter att vi vanligtvis tenderar att undervärdera vikten av en att göra-lista. Även om det mesta i affärsvärlden är mycket oförutsägbart till sin natur och saker kan förändras varje sekund, kan utvecklingen av en att göra-lista hjälpa dig att tydligt definiera dina idéer, visualisera dina tankar och arbeta mot ditt slutmål.
Tänk på att du kan behöva ändra din att göra-lista allt eftersom dagen fortskrider. Du kan också skriva ner alla viktiga uppdrag kvällen innan, vakna upp med en nystart och fokusera på att leverera de bästa resultaten.
Hur ovanligt det än kan låta, när tidsfristerna börjar närma sig kan det vara svårt att se veden från träden. Vi blir så överväldigade av vardagliga uppgifter att vi ibland misslyckas med att se vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet. Med omedelbar uppmärksamhet menar vi de uppgifter som kommer att ha en skadlig inverkan på hela projektet om de inte slutförs och eventuellt leder till misslyckande.
Prioritera, prioritera, prioritera. Bestäm de brådskande uppgifterna och hantera de brännande problemen innan du svarar på en oändlig lista med e-postmeddelanden och ringer tillbaka mindre i tid.
Försök inte heller undvika att ta itu med akuta problem eftersom du vill fly från en obekväm situation. Till exempel, om en av dina kunder klagar på din tjänst för att han har ett problem med applikationen, måste du ta itu med problemet omedelbart och föreslå en möjlig tillfredsställande lösning. Du vill inte låta din klient vänta eftersom de lätt blir upprörda och kanske till och med beslutar att sluta använda dina tjänster.
Den här typen av problem kommer inte att lösa sig själva och kommer ofta att äta på dig. Då kommer du inte att kunna koncentrera dig på viktiga uppgifter.
Från oändliga aviseringar som kommer från antingen sociala medier, din cell eller personer, det finns många avbrott som kan bryta ditt fokus. Även om det är nödvändigt att prioritera dina dagliga uppgifter, är det också viktigt att avsätta lite tid för de problem som stör ditt kreativa arbetsflöde.
Planera lite tid, en timme eller till och med två, och döp det till "kontorstid". Under kontorstid, lämna alla kommunikationskanaler öppna och börja hantera informationen som kommer från omvärlden. På så sätt kan du fokusera din uppmärksamhet på det verkliga arbetet och minimera slöseri med mindre relevanta saker.
Julie Morgensen, författaren till boken "Kolla aldrig e-post på morgonen", föreslår att du avsätter minst en timme om dagen när du inte kommer att kontrollera dina e-postmeddelanden. Hon hävdar också att den bästa tiden att göra det är tidigt på morgonen när vi är energiska och entusiastiska nog att arbeta med de högprioriterade uppgifterna istället för att slumpmässigt svara på våra e-postmeddelanden.
Det enklaste sättet att bekämpa paniken som följer av hotande deadlines är att skapa fasta tidsluckor och följa dem. Detta kallas tidsboxning. Time-boxing hjälper dig att få jobbet gjort i tid och förhindra att dina uppgifter drar ut på tiden. Oavsett om din deadline är om en dag eller om en månad beror tiden du behöver för att utföra din uppgift på den tid du ger dig själv. Se naturligtvis till att du ställer in en tid som är möjlig och strävar efter att lyckas hålla dina deadlines.
Om du vill öka din produktion, överväg att investera i din och ditt teams kunskaper och färdigheter.
Genom att uppgradera dina kunskaper kommer du att kunna hantera dina uppgifter mer effektivt och utan ansträngning, öka den övergripande produktiviteten och få ut det mesta av ditt team. Om du till exempel vill producera fler delar av bra kvalitetsinnehåll per dag, bör du läsa om nya skrivtekniker och hänga med i trenderna genom att läsa personliga utvecklingsbloggar på A-listan.
Med teknikens framväxt är det nästan ofattbart att hantera flera uppgifter utan att använda några tidshanterings- eller kommunikationsverktyg, som Slack eller Hubstaff. Om du vill minimera din tid på att organisera filer och dokument, överväg att använda verktyg som Dropbox och OneDrive.
Du bör göra en omfattande research, granska de bästa projektledningsverktygen, och välj den som passar ditt arbetsflöde. Om du arbetar med ett helgprojekt räcker något som Trello. Men om dina projekt pågår i flera månader eller till och med längre, bör du titta mer på verktyg som Active Collab och Basecamp.
Ett projektledningsverktyg kan hjälpa dig och ditt team att spara en märkbar mängd tid varje dag genom att skapa ett mer effektivt arbetsflöde. Det låter dig inte bara kommunicera utan också dela bilder och brainstorma idéer på några sekunder. Det kan också hjälpa dig och ditt team att hålla sig på samma sida och fokusera på meningsfullt arbete.
Du bör inte begränsa dig bara till PM och kommunikationsverktyg. Identifiera de repetitiva uppgifterna som tar anmärkningsvärt mycket av din tid och leta efter appar som kan hjälpa dig att arbeta mer effektivt.
Känn dina begränsningar. Med hänsyn till marknadens ständigt ökande efterfrågan är det mycket svårt att fly den hårda verkligheten med att behöva multitaska dagligen. Så mycket som du skulle vilja kunna utföra alla dina dagliga uppgifter, måste du vara medveten om att våra produktivitetsnivåer inte alltid är desamma. När du har skapat din prioriteringslista, bestäm hur produktiv du är och hur många uppgifter du kan hantera just den dagen. Istället för att anstränga dig för mycket, fokusera dina ansträngningar på att göra ditt bästa på de uppgifter som finns.
