Oavsett hur stort eller litet ditt lilla företag kan vara, finns det viktiga dokument som alla företagare måste säkra. Interna dokument, ekonomiska register eller andra dokument med personligt identifierbar information bör säkras.

Beroende på din bransch är säkrande av viktiga dokument reglerade och mandat av lag.

1. Lösenordsskydda viktiga filer

Det förvånar mig hur många småföretagare förvarar viktiga dokument på sina bärbara datorer, vilket kan avslöja känslig affärsdata om den försvinner eller blir stulen. Du kan lösenordsskydda dina dokument som en extra säkerhetsnivå. Använd lösenordsskyddsfunktionen i Microsoft Word och Excel för att hindra en obehörig användare från att öppna eller göra ändringar. I Adobe Acrobat kan du skydda PDF-filer för att förhindra öppning, utskrift, redigering och kopiering av filer. Att skydda ett PDF-dokument från redigeringar bör bli standard när man skickar ut kontrakt.

2. Gör digitala kopior

Du behöver mer än ett låst arkivskåp för att skydda viktiga dokument. Pappersdokument, eller papperskopior, är bra för enkel åtkomst, men det är viktigt att ha en digital säkerhetskopia. Investera i en bra skanner och skanna dina viktiga dokument till digitala filer. Skanna alla viktiga dokument och spara dem i en molnbaserad lagringstjänst som Dropbox, JustCloud och SugarSync. Molnbaserad lagring gör att filer kan sparas på fjärrservrar som är tillgängliga från internet. Du behöver inte oroa dig för filerna i händelse av en naturkatastrof, brand, inbrott eller om din dators hårddisk kraschar. De flesta molnbaserade företagslagringstjänster låter dig också spåra hur data som fick åtkomst till filer och om informationen delades.

3. Använd e-signaturer

Kommer du ihåg att när du behövde få en signatur från en klient och du var tvungen att skanna, skriva ut och e-posta ett dokument då skulle de behöva skriva ut, signera och e-posta? Denna process gjorde att känslig information kunde skickas via e-post, vilket är en säkerhetsrisk. Dessa dagar är borta tack vare elektroniska signaturer, e-signaturer, som gör att dokument kan undertecknas juridiskt digitalt. Med verktyg som DocuSign och AdobeSign kan ditt lilla företag få dokument signerade omedelbart utan all utskrift.

4. Sätt din smartphone igång

Bli av med röran med att förvara papperskvitton. Använd din smartphone för att ta bilder av dina affärsrelaterade inköp. Tjänster som Shoeboxed eller Expensify kan göra det lättare att spåra utgifter. När du handlar i butiker som Staples eller Office Depot, få dina kvitton via e-post till ditt företagskonto. Du bör få en varning på din smartphone som bekräftar att du har fått ditt kvitto.

5. Skapa bättre interna policyer

Implementera policyer som kommer att bli bästa praxis för ditt småföretag. Dela dina interna policyer med din personal för att se till att alla är väl medvetna om förväntningarna.

• Lämna inte känslig information på skrivaren som någon kan hämta. Om du skriver ut till en delad skrivare, hämta omedelbart ditt dokument. Om du skannar och e-postar känsliga dokument, prata med din IT-proffs för att säkerställa att data är krypterad och att skrivaren regelbundet tar bort arkiverade filer.
• Använd ditt bästa omdöme om vilka filer du behöver behålla och skapa policyer för hur länge du ska behålla dokumenten.
• Strimla onödiga dokument, som anställdas register från tio år sedan, som kan innehålla deras personnummer. Om du av någon anledning behöver behålla en kopia, spara dokumentet i en lösenordsskyddad fil i din molnbaserade lagring.
• Investera i en bra dokumentförstörare. Se till att viktiga pappersdokument inte slängs i papperskorgen utan strimlas istället. Använd en korsklippning istället för en remsa för att förhindra möjligheten att dokument sätts ihop igen.
• Om en anställd slutar, återkalla dennes åtkomst till ditt nätverk omedelbart för att förhindra nedladdning av känsliga affärsdokument.