Det är dags att lära sig alla detaljer med att anställa på distans.
Vår senaste studie visade att endast 15,5 % av företagen tänker återgå till 100 % kontorsarbete. De återstående 84,5 % kommer antingen att stanna helt på avstånd eller erbjuda flexibla arbetsalternativ.
Distansanställning är annorlunda. Det kan vara utmanande att anpassa sig, särskilt om du är ny på distansarbete eller om du går igenom en tillväxtspurt.
Oroa dig inte. Vi är här för att hjälpa dig. Ladda ner vår kostnadsfria mall för anställningsavtal på distans nedan. Läs vidare för våra bästa råd och fler resurser för att hjälpa dig med distansuthyrning.
Som ett helt distanserat företag kan vi en sak eller två om att intervjua och anställa distansanställda. Vi hjälper dig också att börja förstå distansanställningslagar.
Följ den här guiden så blir det lättare för dig att hitta och ta med dig de bästa fjärrtalangerna.
Låt oss bryta ner det.
Nå dina mål snabbare med tidsregistrering och arbetshantering.
I början av pandemin var företag tvungna att ta reda på saker i farten. Det var nästan omöjligt att planera framåt.
Vi arbetar fortfarande med pandemin och dess konsekvenser. Men du kan fortfarande planera för framtiden, även om det fortfarande finns några obesvarade frågor.
Börja med att förbereda dig för framgång. Du kommer att ha lättare att hitta och anställa rätt personer när du har en spelplan.
Ta reda på hur du vill utnyttja flexibla arbetsalternativ som en del av din långsiktiga strategi.
Det är skillnad på att anställa någon att arbeta hemifrån permanent och att anställa någon som du så småningom vill ta in på kontoret. Dina distansanställda behöver kompetensen för att vara produktiva och kommunicera bra på distans.
Du kanske bestämmer dig för att gå 100 % på distans är ett utmärkt sätt att minska kostnaderna och öka produktiviteten.
Genom att arbeta på distans kan vi anställa de bästa tillgängliga talangerna. Om den bästa utvecklaren råkar bo i Danmark, eller Filippinerna, eller Nya Zeeland, eller var som helst … spelar ingen roll. Jag anställer vem som helst, var som helst, så länge de klarar sig. Till och med vår version av "C-Suite" - jag (CMO) och min medgrundare, Jared (VD) - fungerar på distans. Det finns inget "hörnkontor" på Hubstaff HQ. Det finns faktiskt inget "Hubstaff HQ" alls, om du inte räknar vår Slack-kanal.
-Dave Nevogt, medgrundare och CMO
Å andra sidan kan du tillåta att bara vissa tjänster arbetar hemifrån. Säkerhetsproblem eller utrustningskostnader kan göra det opraktiskt att gå helt på avstånd just nu.
Du vill vara specifik för detaljer som:
Dessa kan tyckas självklara för dig, men alla distansjobb skapas inte lika. Olika företag hanterar distansarbete på olika sätt, och kandidaterna kommer att vilja veta dessa svar innan de ansöker.
Människor har den här glamorösa uppfattningen om hur det är att driva ett avlägset företag. Du gör skotten. Du väljer dina möten. Du anställer, du sparkar. Åh, och du kan äta lunch eller gå på golfbanan när och var du vill.
Jag antar att allt det är sant, men det är lite mer komplicerat än så. Sanningen är att om du driver ett avlägset team som vårt, handlar din dag till dag helt om flygkontroll.
-Dave Nevogt
All denna information bör täckas i din policy för distansarbete. Du kan använda vår kostnadsfria mall för att hjälpa dig komma igång.
Vad är det första folk gör när de stöter på ett jobb som väcker deras intresse?
De kollar in företagets hemsida. Din webbplats och sociala medieplattformar ger en känsla av hur det är att vara en del av ditt team.
Det handlar inte bara om vad du säger. En skarp kandidat kommer att upptäcka ledtrådar om hur organiserad du är, om du har kort personal eller inte, och hur avslappnad din kultur kan vara baserat på hur din webbplats och sociala kanaler hanteras.
Överväg att använda din blogg för att dela hur det dagliga livet ser ut inom ditt företag.
Innehåll kan humanisera ditt företag så att potentiella nyanställda (och kunder) känner sig mer bekväma att nå ut.
Om du till exempel vill anställa en ny projektledare lägger du förmodligen upp en arbetsbeskrivning som går över deras dagliga ansvar, eller hur?
Föreställ dig nu att du också delar ett blogginlägg som ger en inblick i en dag i en projektledares liv på ditt företag.
Det innehållet hjälper kandidaterna att föreställa sig själva i rollen. En sökande kan verkligen känna hur det är att arbeta för dig innan de ens ansöker.
Om de är bekväma med det, sätt dina nuvarande anställda i rampljuset. Skapa korta videor som berättar om hur det är att arbeta för dig. Automattic har en YouTube-spellista som du kan titta på för inspiration.
Att skapa dessa videor behöver inte vara ett stort projekt.
I slutet av ditt nästa videokonferenssamtal ber du varje medlem i ditt team att berätta några ord om sin erfarenhet av att arbeta på distans. Se bara till att du låter dem veta i förväg så att de är kameraklara.
Din onlinenärvaro kan hjälpa till att öka ditt rykte som ett roligt, fjärrvänligt företag.
Dessutom kan du skräddarsy dina digitala kanaler för att attrahera de typer av kandidater du vill ha.
En av de största fördelarna med att anställa distansarbetare är att du har en mycket större pool av sökande att välja mellan.
Det är också en av de största utmaningarna du kommer att möta när du gör din första distansuthyrning.
Distansarbete är populärt. Du kommer förmodligen att översvämmas av ansökningar för varje jobb du lägger upp.
Hur vet du vad du ska leta efter i en distansuthyrning?
När du skapar ditt jobbannons och filtrerar igenom den stora högen med CV, leta efter personer som har rätt kompetens – inte bara för sin jobbfunktion, utan också kompetensen att arbeta självständigt. Du vill ha självmotiverade individer, eftersom 41 % av distansarbetarna har svårt att hålla sig motiverade.
Om du anställer för en tjänst som redan finns i ditt företag, prata med dina anställda. Be dem hjälpa dig att komma på en lista över färdigheter som en ny person behöver för att vara en produktiv gruppmedlem.
Leta samtidigt efter kompetensluckor som du kan hjälpa till att fylla när du anställer en nyanställning. Kan en ny person hjälpa dig att nå mer ambitiösa mål?
För nya tjänster i ditt företag, fokusera på dina skäl för att anställa. Vad vill du att den här personen ska åstadkomma?
Dessa frågor hjälper dig att skapa en lista över yrkeskunskaper som din kandidat behöver för att lyckas. Utöver dessa måste en bra distansanställd vara oberoende, organiserad och bra på att kommunicera. Inkludera dem på din lista också.
Använd listan du just skapade för att skapa ett jobbannons som lockar rätt personer.
Grunden är lagd. Du vet vem du är som företag och vad du vill ha i en perfekt medarbetare.
Låt oss skriva ett jobbannons.
Vi pratar om jobb hemifrån, men tipsen i det här avsnittet är värdefulla för alla typer av jobbannonser.
Sättet du skriver ditt inlägg på spelar roll. Optimera den för att attrahera den typ av sökande du vill ha.
När du skapar din platsannons, beskriv din idealiska kandidat – men undvik att ställa orealistiska förväntningar.
Det är frestande att inkludera en tvättlista med färdigheter och krav. Nystartade företag är särskilt utsatta för detta misstag eftersom de behöver flexibla, kompetenta teammedlemmar som kan fylla flera behov.
Inlägg med orealistiska krav lockar två typer av sökande:
Den bästa talangen är selektiv.
Dessa människor vet att deras kompetens är efterfrågad. De är övertygade om att de inte kommer att ha några problem med att hitta en position och de vill hitta ett jobb de kommer att trivas med.
Talangfulla arbetssökande se upp för inlägg som säger saker som "Vi letar efter en topppresterande rockstjärna som kan bära många hattar. Vi jobbar hårt och spelar hårt!”
För en toppkandidat betyder det verkligen "Vi letar efter någon att göra mycket mer arbete än vad vi betalar dem för. Dessutom förväntar vi oss att du arbetar löjliga timmar, men ibland går vi till happy hour.”
Ta reda på om din arbetsbeskrivning är realistisk genom att få feedback från personer som redan gör det jobbet. Dina anställda kan tala om för dig om din lista över ansvarsområden är för mycket.
Vad händer om du anställer för en helt ny position i ditt företag?
Försök i så fall att lägga upp din arbetsbeskrivning i en professionell nätverksgrupp för att be om feedback. Du får en ärlig uppfattning, och du kanske till och med hittar några bra kandidater.
Lämna inte för många frågor obesvarade. Det får det att se ut som att du försöker dölja något.
Fundera på vad en toppkandidat vill veta innan de ansöker:
Du behöver inte skriva en roman. Det finns något sådant som för mycket information. Se till att du täcker de viktigaste sakerna och spara de extrema detaljerna för intervjun.
Kom ihåg att de bästa kandidaterna är mycket efterfrågade. De granskar jobbannonser lika noggrant som du granskar sökande.
Om du vill ha den bästa poolen av sökande, ge dem en anledning att ansöka.
Lön är viktigt, men det är inte det enda som betyder något.
Många duktiga människor lämnar högbetalda jobb för att fokusera på andra prioriteringar. Du behöver inte vara den högst betalda arbetsgivaren om du har annat att erbjuda. Se bara till att din lön är konkurrenskraftig och rättvis.
Kom dock ihåg att att anställa distanskandidater innebär att du konkurrerar med arbetsgivare runt om i världen. En "konkurrenskraftig" lön för någon i San Francisco är en annan siffra för någon i Omaha, Nebraska.
Kontorsförmåner är irrelevanta för avlägsna positioner. Bry dig inte om att nämna gratis kaffe och te på ditt kontor när du anställer någon som aldrig kommer att arbeta där.
Prata istället om anledningarna till att någon verkligen skulle vilja arbeta för dig.
Distanstjänster är mycket efterfrågade, men bara det faktum att en person kan arbeta hemifrån räcker inte för att attrahera de bästa kandidaterna. Att jobba hemifrån är vanligt nu. Du måste erbjuda något mer.
En platsannons är en annons. Dela det bästa med ditt företag så att de sökande blir entusiastiska över idén att arbeta för dig.
Det är en bra idé att tänka på din fjärrkultur medan du definierar din strategi.
Troligtvis har kulturen du haft på kontoret förändrats lite sedan alla började jobba hemifrån. Du vill leta efter kandidater som kan passa in i din nuvarande kultur och som också kan hjälpa till att skapa den typ av miljö du vill ha för framtiden.
Om du har några kvardröjande bekymmer eller tvivel om din distansarbetskultur, ta upp dem nu.
Uppmuntra ditt team att hitta sätt att ansluta, även om de arbetar från olika tidszoner.
Hubstaff-teamet gjorde risotto tillsammans under vår virtuella reträtt.
Allt detta är naturligtvis ett pågående arbete. Du kommer att lära dig mer om hur du hanterar ett fjärrteam när du går.
Se den här processen som att ta reda på vilken typ av företag du vill vara. Det avgör vilken typ av talang du vill attrahera.
Att intervjua distanskandidater är inte nödvändigtvis svårare än personliga intervjuer. Det är bara annorlunda.
Telefonintervjuer är bra, men video är mycket bättre för kommunikation eftersom du kan se lite kroppsspråk. Använd ett videomötesverktyg som Zoom för att schemalägga och genomföra intervjuer.
Det finns mer än 7 miljarder människor på denna jord. Så när du bygger ett avlägset team är bristen på tillgänglig talang en dålig ursäkt för vad som helst. På Hubstaff får jag många ansökningar från många superduktiga människor. Men jag vill inte bara ha knapptryckare. Jag letar efter personer med en viss personlighet, som är doers, som faktiskt tar initiativ och visar lite seriöst stress. Detta visas inte bara genom arbetsexempel och referenser (de är också viktiga), utan också genom varje enskild interaktion under intervjuprocessen — varje e-postmeddelande och varje Skype-samtal.
-Dave Nevogt
Här är några saker att tänka på:
Tänk på att vissa av de icke-verbala signalerna du är van vid kan vara annorlunda i ett videosamtal.
Traditionella anställningsintervjuer lägger stor vikt vid undertext. Har kandidaten ett fast handslag? Verkar de självsäkra? Får de bra ögonkontakt? Är de lämpligt klädda?
När man intervjuar på distans är dessa signaler annorlunda.
Lite medvetenhet räcker långt. Om du får känslan av att någon saknar självförtroende eller inte presenterar sig själv bra, fundera på om själva videon kan vara en faktor.
Se till att du testar din utrustning i förväg, särskilt om du använder ett verktyg som du inte har erfarenhet av.
Etiketten för videointervjuer är att använda din dator med en webbkamera, inte din telefon. Att intervjua från din telefon gör att det verkar som om du antingen har bråttom eller inte tar det här samtalet på allvar.
En telefonintervju är en bra reservplan om din internetanslutning misslyckas eller om du inte kan få kameran att fungera.
Kandidater till distanstjänster bör vara bekväma med att arbeta hemifrån. Här är några saker du bör fråga för att ta reda på om de passar bra för distansarbete:
Lyssna efter signaler om att en kandidat förväntar sig att sova sent, arbeta i pyjamas och komma ikapp med sin favoritserie på Netflix medan de arbetar. Det är ett tecken på att de inte är förberedda på verkligheten med att arbeta hemifrån.
En kandidat passar förmodligen bra för distansarbete om de visar dessa egenskaper:
Fjärranställda bör ta initiativet utan att behöva en chef eller ett spårningsverktyg för att påminna dem.
Leta efter proaktiva människor. Här är några av tecknen att se efter:
Du kommer också att kunna upptäcka en proaktiv kandidat genom att ge honom eller henne ett testprojekt. Vissa människor erbjuder sig att slutföra ett exempelprojekt utan att du uppmanar dem, och det är ett tydligt tecken på att de är typen som tar initiativ.
Fjärrarbete kräver mer skriftlig kommunikation i form av e-post eller gruppchatt.
Kandidater med stor kommunikationsförmåga kommer att visa dessa tecken:
Var uppmärksam på dina första e-postmeddelanden med en kandidat.
Är de kortfattade i sitt skrivande? Stämmer deras ton överens med din företagskultur?
Såvida du inte anställer någon för att skapa skriftligt innehåll, behöver du förmodligen inte oroa dig mycket för stavning eller grammatik. Det är ingen stor sak om de inte vet skillnaden mellan "påverkan" och "effekt."
Dessa saker blir bara ett problem när det påverkar tydligheten i budskapet. Du vill inte pausa och pussla igenom varje e-postmeddelande eller Slack-meddelande för att ta reda på vad någon menar.
I Buffer's State of Remote Work 2020 Report angav 20 % av distansarbetarna ensamhet som sin största kamp.
Många arbetare har tvingats anpassa sig till distansarbete på grund av covid-19, så det är orealistiskt att förvänta sig att varje kandidat känner till sin bandbredd och sina gränser.
Men du vill fortfarande att dina anställda åtminstone ska vara medvetna om hur de kan hålla sig själva från att bränna ut sig.
Dessa färdigheter är inte bara viktiga – de är viktiga.
Det finns många virtuella lagbyggande aktiviteter du kan göra för att motivera ditt team. Du kan dock bara vara värd för så många gruppevenemang.
Anställda behöver färdigheter för att hantera sitt eget känslomässiga tillstånd – du kan inte göra det för dem.
Spelar fjärrupplevelse någon roll?
När du anställer någon för att arbeta hemifrån heltid är det trevligt att veta att de har lyckats med den här arbetsstilen tidigare.
Att arbeta hemifrån är annorlunda än vad folk förväntar sig. Det är inte en perfekt passform för alla. Ibland upptäcker människor som verkligen vill arbeta på distans att de inte gillar det så mycket som de trodde att de skulle göra.
Det betyder inte att du ska utesluta kandidater som annars passar bra.
Fjärrupplevelse hjälper till att hantera utmaningar som tidshantering och balans mellan arbete och privatliv. Men proaktiva kandidater med god kommunikationsförmåga kommer lika gärna att trivas, även om de inte har någon distanserfarenhet.
Uteslut inte en bra kandidat bara för att de aldrig har haft möjlighet att arbeta hemifrån tidigare. Om de har fjärranpassade färdigheter kommer de sannolikt att lyckas.
Vissa saker kan du bara hoppa direkt in i. Simbassänger. Studsmattor. Din säng.
Att anställa en heltidsanställd är inte en av dessa saker.
Varje gång vi anställer en heltidsanställd ber vi dem att arbeta med oss i fyra veckor så att båda sidor kan fatta ett välgrundat beslut. Denna "provning" kan göras på deltid. Två stora fördelar med detta:
Att anställa på en provperiod ger dig också en möjlighet att bedöma immateriella tillgångar som personlighet och kulturell passform, vilket kan vara riktigt svårt att avgöra utifrån några e-postmeddelanden och ett Skype-samtal enbart.
Många företag använder detta tillvägagångssätt för att screena sökande på distans. Om du gör detta, respektera din kandidats tid och arbete.
Test projects shouldn’t ever be free work. Agree on a fair price ahead of time and pay them for their labor — even if you decide not to hire them.
No matter how well your new employee knows their stuff, they still need training and onboarding to do a good job. Even the most competent, experienced, motivated people need time to learn how things are done at your company.
Good onboarding is crucial for remote new hires. They’re not surrounded by their coworkers. They can’t watch how other people get things done.
Starting a new job is already stressful enough. Your new hire is eager to learn and do well.
Set them up for success with these tips.
Here’s why process documentation is so important:
Let’s assume that you’ve decided to grow your remote team because productivity is so much better and your overhead costs are much lower. Your team is growing fast. This month, you hire five new people who all work from home.
All of those new hires need training and onboarding.
You’re already busy, but now you spend most of your day answering questions. Since you’re the main source of information, those new team members have to wait until you’re available to get their own work done correctly. There’s a huge bottleneck.
Since you’re busy helping other people, onboarding takes much longer for all your new team members. You fall behind on your own work, and the company’s growth stalls a little.
That’s what happens when you don’t have good documentation.
On the other hand, if all of your processes and procedures are written down, your job is to teach your team how to find information on their own.
If you haven’t done this before, creating documentation might look like a daunting task. There’s so much!
Yes, it’s a big undertaking, but you don’t have to do it all at once.
As your team grows, create your procedural documents as part of the training process. You have to write it down anyway because that’s how you communicate with your remote team. Create a shareable document instead of an email. If you’re going to do a video call, consider recording the instructions so you can share with your next new hire.
Speaking of process documentation, we strongly recommend using an onboarding checklist.
The checklist tells new hires exactly what you expect. We use different checklists for different roles and include things like:
Notice that a lot of those checklist items are about getting to know the team. That’s one of the hardest things about remote work, so it should be a big part of onboarding.
Employees who like their coworkers are more likely to stick around for the long term.
According to Gallup, an employee who has a best friend at work is 43% more likely to receive praise for their work and 27% more likely to feel like their job is important.
They also point out that team members will create loyalties with each other. When they encounter a “leaving moment” and may consider leaving the company, their loyalties to each other can keep them around and engaged.
It’s harder for employees to connect when they work from home.
Invite new hires to join remote activities. There are plenty of free websites to play games with your distributed teammates.
That’s especially true if you have a blend of remote employees and people who work in the office. The in-office team will naturally form relationships while those who work remotely are more left out.
Start encouraging people to connect right away. Make time during onboarding to socialize with coworkers.
Use tools like Slack, Discord, and Zoom to create virtual hangout spaces.
If you have a bunch of new people starting within a short amount of time, consider hosting a virtual event to introduce everyone.
You can have a virtual team lunch by providing a stipend for food or sending a meal delivery service. Use a video calling tool like Zoom to host and plan a fun activity. Trivia and pictionary are crowd pleasers that can easily be done via video call.
Once you’ve made the introduction, don’t stop there. Think about how to keep that momentum going as your team grows. Check out our article on building remote culture for more tips.
Starting a remote job can be intimidating.
Think of it from your employee’s perspective. They want to make a good impression and learn fast, but they’re just at home alone with their computer. It’s hard to join a team that you can’t see and hear — especially if you’re new to remote work.
Don’t leave your new hire alone to figure it out. Instead, give them a partner to help with onboarding.
At Hubstaff, we call these people Ambassadors.
It’s like using the buddy system to help a new team member learn their way around. Ambassadors check in frequently to offer help, answer questions, and get to know their new coworker. This helps people feel more comfortable and make a friend right away.
You or the Ambassador should take the initiative to connect. Don’t expect the new hire to come to you as often as you want them to. They’re worried that they’ll seem too needy.
It’s up to you to be their training wheels.
Put them at ease and reassure them that it’s okay to ask questions. Help them get used to the way your remote team communicates so they can connect with the other members of their team.
Labor laws are already complex. When you hire remotely, there’s more to think about.
Hiring people to work from home means that you can hire people in other states or even other countries. That’s a huge advantage, but it also presents some challenges when you have to navigate the local laws and regulations.
We’re not here to give you legal advice. Please don’t use this blog post to make legal decisions.
Instead, please treat this section as a list of things you should ask your legal counsel about.
State income tax for remote workers might differ depending on where you’re hiring people.
If you’re a company based in Michigan and you hire someone in Texas, for example, your remote employee will be paying tax in their resident state, not in the state where your business operates.
Payroll taxes work the same as state income taxes. If your employee resides in Dallas but works in Oklahoma City, for example, you’ll be paying taxes for them where the work is actually being completed.
Much like state income tax, do your employees claim unemployment benefits in the state different to your business?
This topic is a grey area. Because your employees are paying income tax in their home state, they’d also claim unemployment benefits in their home state, too.
There’s a big difference between an employee and an independent contractor. The most obvious difference is that you’re responsible for withholding taxes from employee paychecks.
Here’s an article that goes into more detail about the differences between remote contractors and remote employees.
It can be easier navigating national and international employment laws if you work with contractors instead of employees, but be warned:the penalties for misclassifying an employee as a contractor can be high.
Make sure you’re clear on the differences before you hire anyone as a contractor.
Hiring someone to work from home is a little different than hiring them to work from your office. You have some decisions to make, like:
Clarify all of these rules in your employment agreement. To help you get started, you can get our free remote employment agreement template here:
That was a lot of information! Here’s what you should do right now to get started:
Make sure you bookmark this post so that you can refer back to it throughout the hiring process.
