Våren – med nytt liv som dyker upp överallt – är källan till många impulser att börja om. Vårstädningstraditionen sträcker sig långt tillbaka i tiden, och du kan tillämpa den på röran av filer och finansiella dokument – ​​papper och virtuella – som hopats i ditt liv.

Så här kommer du igång:

1. Sätt upp ett mål

Ett projekt som vårstädning kan äta dig levande om du inte sätter gränser. Bestäm vad du vill åstadkomma. Du kan alltid återgå till jobbet nästa vecka eller nästa år, så gör det hanterbart. Några idéer inkluderar:

• Rensa ut två års gamla skattedokument.
• Sortera igenom en eller två lådor med gamla papper eller arkivskåpslådor.
• Rensa ur garderoben som är fylld med gamla papper.

2. Vet hur länge du ska behålla pappersarbete

Låt dig inte ryckas med och släng allt. Här är vad du ska behålla och hur länge:

Kopior av dina skattedeklarationer. Behåll dessa för alltid. "De hjälper till att förbereda framtida skattedeklarationer och göra beräkningar om du lämnar in en ändrad deklaration," säger IRS. Gamla skattedeklarationer ger också bevis - om du någonsin skulle behöva det - att du lämnade in skatt under dessa år.

Stödjande skattedokument och kvitton . IRS rekommenderar att du behåller stödjande dokument så länge du kan granskas eller hållas ansvarig för ansökningarna. Här är några tumregler:

• IRS säger att de i allmänhet granskar skatter tre år tillbaka i tiden, så håll register som stöder avdrag minst tre år efter att en deklaration skulle betalas in eller lämnas in. Men IRS säger också:"Om vi ​​identifierar ett väsentligt fel kan vi lägga till ytterligare år. Vi går vanligtvis inte tillbaka mer än de senaste sex åren." Så du kanske vill behålla rekord i sex år för att vara säker på att du är täckt.
• Behåll löneskatt i sex år.
• Om du lämnade in en bedräglig skattedeklaration är du på hugget för alltid, så håll fast vid stödjande dokument.
• Om du inte rapporterade inkomster värda mer än 25 procent av bruttobeloppet du rapporterade är du skyldig till IRS i sex år.

Dokument som stöder ett försäkringskrav. Fråga dina hem-, hyres- eller bilförsäkringsbolag eller ombud vilka dokument du bör behålla – och hur länge du ska behålla dem – ifall du behöver dokumentation senare för att styrka ett påstående.

3. Släng papper om du har lagrat elektroniska kopior

Innan du slänger dokument, kontrollera med banker och finansiella tjänsteföretag – inklusive din 401(k)-leverantör – för att ta reda på hur länge de behåller elektroniska kopior av dina register.

4. Säkerhetskopiera

Ladda ner elektroniska kopior av bank- och försäkringsregister och andra viktiga dokument till din dator. Säkerhetskopiera dem till en separat hårddisk eller molnlagring.

Det är smart att ha säkerhetskopior för dina säkerhetskopior. Använd en andra hårddisk eller köp en prenumeration på en alltid-på-säkerhetskopieringstjänst som ständigt kopierar hela din dators innehåll till säker molnlagring.

5. Bestäm vad du ska strimla

Vissa pappersartiklar - som gamla tidningar och bruksanvisningar för saker du inte längre äger - kan slängas till återvinning. Men riskera inte identitetsstöld genom att slänga dokument som innehåller personlig eller känslig information i papperskorgen. Strimla dem istället. Sådana dokument inkluderar:

• Alla elräkningar
• Kvitton
• Avstämda kontoutdrag
• Avbrutna kontroller
• Korrespondens – om det inte är riktigt värdefullt

Få människor är villiga att strimla flera års dokument hemma. Men om du är en av dem, ge din dokumentförstörare ofta vila för att förhindra överhettning. Olja in skärmekanismen ofta, eller använd smörjplåtar för fragmentering. Läs tillverkarens instruktioner innan du testar dokumentförstörarens gränser.

6. Köp en skanner och använd den dagligen

Kom igång med att skanna och sedan strimla dokument du vill behålla. Ordna dina datorfiler så att du enkelt kan släppa dem i rätt mappar.

7. Gör en försäkringsinventering

Både hyresgäster och husägare drar nytta av att skapa en inventering av ägodelar. Teknik gör jobbet ganska enkelt:

• Använd din smartphone för att fotografera alla ägodelar i ditt hem som du skulle vilja göra ett försäkringskrav för om det skulle bli stulet eller skadat. Ännu enklare, ta en video medan du går genom hemmet när du pekar ut föremål och beskriver deras värde.
• Dokumentera rum för rum. Inkludera själva hemmet, invändigt och utvändigt. Dokumentfordon, biltillbehör och inredning, sportutrustning, utemöbler, leksaker och strukturer.
• Anteckna det belopp du betalade för varje vara och, om möjligt, när du köpte den. Skriv det på baksidan av varje foto eller koppla informationen till bilderna på din dator.
• Från och med nu, fotografera nya ägodelar när du skaffar dem. Spara deras kvitton med ditt lager.

8. Granska dina bankkonton – och handla nya

Ta en årlig titt på dina bankkonton. Om du har för många, stäng de inaktiva. Strimla oanvända checkar och register från gamla konton.

Det finns ingen ursäkt för att betala avgifter eller få en låg ränta på ditt konto. Använd vårt Solutions Center för att hitta ett bättre pris på ett sparkonto.

Har du en vårstädningsritual du kan rekommendera för mer säkerhet och mindre röran? Dela det i kommentarerna nedan eller på vår Facebook-sida.