En av de viktigaste hörnstenarna i alla företag är en realistisk och heltäckande affärsplan. Utan en sådan har du inget att bedöma ditt företags resultat mot månadsvis.

Varför behövs en affärsplan?

En bra affärsplan kommer att hålla dig uppdaterad om följande nyckelområden för din verksamhet månad för månad.

• Viktiga affärsdrivkrafter
• Månadsinkomst
• Månatliga utgifter
• Vinst och förlust
• Prognos för det kommande året

Skapa din affärsplan

Jag kommer nu att gå igenom hur du skapar en omfattande affärsplan som kommer att förändra ditt sätt att se på din verksamhet.

Du måste öppna ett kalkylblad på din PC eller bärbara dator och sätta årets månader längst upp, även ange en rubrik för varje kvartal samt en totalsumma för årets slut.

Det kommer att finnas tre huvudområden i din plan.

• Nyckelresultatområden (KRA) - dessa är de viktigaste drivkrafterna för ditt företag, t.ex. försäljningsenheter, försäljningsintäkter, genomförda försäljningar, affärspipeline etc. det är viktigt att dessa är de drivkrafter som är relevanta för din verksamhet och som vid ett ögonkast ger dig en inblick i ditt företag prestanda. Ange KRA-rubrikerna längst till vänster i kalkylarket.
• Inkomst - i det här området kommer du att registrera alla dina förväntade inkomster månad för månad uppdelad i inkomstströmmar. Ange inkomstströmrubrikerna i ett separat avsnitt under KRA:erna.
• Utgifter - i detta område kommer du att registrera alla dina förväntade utgifter månad för månad uppdelad i kategorier, t.ex. hyra, löner, fordon etc. Ange utgiftsrubrikerna i ett separat avsnitt under inkomsten

Nu bör du ha en mall med månatliga/kvartalsvisa/årliga rubriker längst upp och KRA, inkomst- och utgiftsrubriker vid sidan av.

Så nu är det dags att fylla i några siffror för att förverkliga den här affärsplanen.

• Spendera lite tid på att tänka på KRA:erna och skapa några mål för varje månad under varje rubrik för dina huvudsakliga affärsdrivkrafter. Se till att du tar hänsyn till eventuella säsongsvariationer och semesterperioder och var inte för ambitiös i din inriktning, dina KRA:er bör vara utdragna men möjliga att uppnå.
• Översätt sedan dina KRA till inkomster på månadsbasis. Du måste se till att allokera inkomster till den aktuella månaden, eftersom det i många företag är fördröjning mellan försäljning och faktisk inkomst på banken.
• Slutligen måste du lägga alla förväntade utgifter i den relevanta månaden. Dela inte bara upp årliga/kvartalsvisa utgifter automatiskt i månatliga belopp du behöver för att registrera utgifterna i den månad de kommer att göras från ditt bankkonto.

Du kan nu lägga till kalkylarket för att uppnå kvartals- och årssummor. Lägg sedan ihop inkomst- och utgiftssektionerna efter månad, och genom att subtrahera den ena från den andra får du en månatlig vinst eller förlust.

Nu har du en färdig affärsplan för det kommande året som visar alla dina förväntade KRA, inkomster och utgifter tillsammans med vinst och förlust på månads-, kvartals- och årsbasis. Spara det här kalkylarket och märk det "Budget '

Arbeta med din affärsplan

När du har skapat din affärsplan för det kommande året måste den bli ett arbetsdokument när året fortskrider med hjälp av följande steg.

• När varje månad slutar anger du de faktiska siffrorna i alla delar av kalkylarket. Så, till exempel i slutet av januari, kommer du att ha de faktiska siffrorna för januari tillsammans med budgetsiffror för de återstående elva månaderna.
• Med hjälp av de faktiska siffrorna för månaden avgör om några budgetsiffror för resten av året behöver ändras. Detta är ett arbetsdokument som ändrar budgetsiffror till faktiska siffror allt eftersom året fortskrider och fungerar även som ett prognosdokument. Till exempel, om dina försäljningssiffror ligger långt över budget under det första kvartalet finns det ett starkt argument för att de månatliga försäljnings- och inkomstbudgetsiffrorna för resten av året bör ökas.
• Spara det här kalkylarket och märk det "Faktiskt/Prognos '

Slutsats

Nu kommer du att ha två dokument, en "Budget" affärsplan och "Faktisk/Prognos" affärsplan. Affärsplanen Faktisk/Prognos är ditt arbetsdokument som ger dig all information du behöver varje månad för att övervaka ditt företags resultat. Oavsett om du är ett "enmansband" eller anställer många anställda utan en affärsplan så driver du ditt företag för ögonen. Ta dig tid nu att skapa din egen affärsplan och du kommer att bli förvånad över hur den kommer att ge verklig insikt i ditt företag.