Tillhandahåller ditt företag småpengar till anställda? Småpengar är små mängder kontanter som företag använder för att betala för lågkostnadskostnader, som frimärken eller munkar för ett möte. Men om du ska etablera en småkassafond på ditt lilla företag, var beredd på att skapa ett bokföringssystem för småkassa.
Du måste registrera småpengartransaktioner, även om du tycker att de är för låga för att spela roll. Utan ett småkassasystem kan det att regelbundet använda små kontantbelopp lägga till en stor avvikelse i dina böcker. Och när du har register över alla ditt företags utgifter kan du göra anspråk på skatteavdrag.
Läs vidare för att lära dig mer om hur du upprättar en småkassafond, hanterar småkasskonton, stämmer av ditt småkassakonto och gör anspråk på skatteavdrag.
Småpengar är användbara alternativ till att skriva checkar eller använda ditt företagskreditkort för att täcka små utgifter. Småpengar används för att köpa föremål till ditt företag, ersätta anställda som köpt affärsföremål eller för att göra förändringar.
Om du bestämmer dig för att inrätta en småkassafond kan du göra följande för att förenkla ditt ansvar för småkassredovisning:
Småkassaförvararen är en anställd som ansvarar för hanteringen av småkassorna och distributionen till de anställda. Småkassören är någon (t.ex. du eller en anställd) som lägger pengar i småkassan när den blir för låg och sköter småkassaredovisningen. Du bör be separata anställda att ta på sig dessa roller för att motverka stöld av anställda.
Du måste bestämma hur mycket småkassan är satt till. Vissa företag sätter in 50 USD i sin småkassa medan andra lägger 250 USD – storleken på din fond beror på dina affärsbehov.
Vad kan anställda köpa med småpengar? Du bör sätta gränser innan du delar ut småpengar. Till exempel kan anställda inte använda småpengar för att köpa sig kaffe.
Slutligen bör du välja ett högsta belopp som anställda kan begära för småpengartransaktioner. Om den anställde behöver spendera mer än gränsen för begäran om småpengar kan de använda företagets kreditkort.
Precis som alla andra typer av transaktioner måste du registrera småpengartransaktioner i dina småföretags bokföringsböcker.
För att förbättra ditt sätt att hantera småkassaredovisningar, kräv ett kassakvitto för varje transaktion. Och skapa en småkassa som anger beloppet, den anställdes namn och datum när du ger anställda småpengar. När du eller anställda betalar med småpengar, behåll kvittot och bifoga kassasedeln till kvittot för era register.
För småkassaredovisning måste du skapa en logg som beskriver dina transaktioner. Och du måste registrera en journalanteckning för småkassa när du sätter in pengar i småkassan och när pengar lämnar fonden. Överväg att registrera småpengartransaktioner i dina böcker minst en gång i månaden.
Så, hur fungerar småkassabokföring?
Skapa en liten kassalogg som beskriver vad som köptes, beloppet för köpet, datumet för köpet, vilket konto som påverkades (t.ex. Kontorstillbehör-konto) och vilken anställd som fick pengarna.
Här är ett exempel på småkassalogg:
När din småkassa lägger in pengar i småkassans kassa måste de skapa en journalanteckning i dina böcker. Posten måste visa en ökning av ditt Petty Cash-konto och en minskning av ditt Cash-konto. För att visa detta, debitera ditt Petty Cash-konto och kreditera ditt Cash-konto.
Din småkassabokformat bör likna följande post:
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Småpengar | Lägger till på småkassakonto | X | |
| Kontanter | X |
När småkassan blir för låg måste du fylla på den till det satta beloppet. Skapa sedan en annan journalpost som debiterar Petty Cash-kontot och krediterar kontantkontot.
Du (eller din småkassa) måste också skapa journalanteckningar som visar vad småkassorna går till.
För att skapa journalanteckningar som visar småfondköp måste du debitera motsvarande konton (t.ex. Kontot för kontorsmaterial om du köper förbrukningsartiklar) och kreditera ditt Petty Cash-konto.
Du kan debitera flera konton, beroende på hur ofta du uppdaterar dina böcker för småkassaredovisning.
Ditt bokföringsformat för småkassa bör likna detta:
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Konto ABC | Småkassa används för affärskostnader under perioden | X | |
| Konto XYZ | X | |||
| Småpengar | X |
Låt oss säga att du anger $75 till din småkassafond. När du sätter in pengar i fonden måste du skapa en journalanteckning som debiterar ditt Petty Cash-konto och krediterar ditt Cash-konto.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Småpengar | Lägger till på småkassakonto | 75 | |
| Kontanter | 75 |
Låt oss nu säga att du delar ut småpengar för följande utgifter:
Du måste uppdatera din småkassalogg för att specificera ovanstående utgifter. Din småkassalogg skulle se ut så här:
När du har samlat in kvitton från dina anställda, uppdatera dina böcker för att visa de använda småpengarna. Du måste debitera ditt porto-, måltids- och underhållnings- och kontorsmaterialkonton och kreditera ditt Petty Cash-konto.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Porto | Småkassa används för affärskostnader under perioden | 10,50 | |
| Måltider och underhållning | 45,50 | |||
| Kontorstillbehör | 14.00 | |||
| Småpengar | 70,00 |
Dina småkassauppgifter kan vara felaktiga på grund av anställdas stöld eller bokföringsfel. För att åtgärda avvikelser, stämma av dina småpengar.
För småkassaavstämning, subtrahera beloppet i din småkassa från det belopp som anges i dina böcker. Detta visar hur mycket pengar du har tagit ut från fonden. Jämför detta belopp med det totala beloppet som anges på dina kvitton för att avgöra om dina konton är lika.
Många av dina företagskostnader är avdragsgilla, inklusive inköp som görs med din småkassa.
Du kan dra av några småpengarinköp från din företagsskatt om du har rätt register som stödjer dina påståenden.
Vill du ha ett enkelt sätt att registrera småkassar i dina böcker? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Dessutom erbjuder vi gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provperiod idag!