Som företagare finns det många saker att tänka på när man driver sitt företag. Lön, anställning, bokföring ... listan fortsätter och fortsätter. Och den listan inkluderar övervakning av alla dina affärsuppgifter. Så, vilka är de viktigaste affärsuppgifterna att spåra?
IRS kräver att du behåller ett antal register under en viss tid (t.ex. skatteregister). Men vilka typer av journalföring bör du hålla ett öga på även om du inte är obligatorisk att behålla dem? Det finns sex affärsregister att övervaka:
Du dokumenterar alla ditt företags transaktioner i din bokföring. De nödvändiga räkenskapshandlingarna för företag inkluderar all information om din inkomst, eget kapital och utgifter. Från dina finansiella räkenskaper kan du sammanställa data till bokslut och beräkna småföretagsförhållanden.
Du måste spåra dina bokföringsuppgifter för att:
Övervaka dina finansiella poster med jämna mellanrum (t.ex. månadsvis eller kvartalsvis). Och verifiera att du spårar alla utgifter och inkomstkällor. Utan alla bokföringsuppgifter är dina register ofullständiga och ger felaktig information. Spara alla kvitton och kopior av fakturor för att säkerhetskopiera dina register.
Den federala regeringen kräver att du håller finansiella dokument som visar dina inkomster och utgifter. Använd din bokföring för att lämna in din företagsdeklaration.
När du har lämnat in din skattedeklaration, spara dina skatteuppgifter. Varför? Eftersom IRS kräver att du behåller dessa register under en viss tid. Om du inte lämnar in en deklaration måste du föra skatteboken på obestämd tid. Kontrollera med din revisor, staten eller IRS för att bekräfta hur länge du måste spara individuella register.
| Letar du efter en enkel lösning för att skapa och lagra din bokföring? Patriot's online bokföringsprogram låter dig lagra och komma åt dina finansiella data var som helst, när som helst. Prova det gratis i 30 dagar! |
Dina kontoutdrag visar alla dina konton hos banken. Kontona kan innehålla dina kontroller, besparingar, investeringar och kreditkortsuppgifter. Och du kan stämma av dina bankkonton med de bokföringsuppgifter du måste spåra.
Jämför dina kontoutdrag med dina finansiella poster och granska dem för eventuella misstag. Om dina kontoutdrag inte stämmer överens med dina bokföring kan det finnas ett fel i dina böcker.
Kontoutdrag hjälper dig också att spåra ditt företags framsteg. Och du använder dina kontoutdrag för att lämna in dina skatter.
Har du ett företagslån? Om så är fallet är det avgörande att spåra ditt lån. Du vill spåra saker som:
Förvara alla dokument för lånet någonstans där du enkelt kan komma åt dem. Om du bestämmer dig för att betala av lånet tidigare eller behöver en förlängning, lämna in dokumentationen till lånegivaren.
Spåra återbetalningar av företagslån i dina böcker. Debitera lånekontot för att minska skulden i dina böcker och kreditera kontantkontot för betalningarna.
Målet med att spåra ditt företagslån är att säkerställa att du inte missar betalningar och hanterar risker. Och du kan öka dina chanser att få lån i framtiden genom ansvarsfulla återbetalningsplaner för lån. Att inte missa betalningar och betala av hela lånet som beskrivs i låneavtalet hjälper till att öka ditt företags kreditvärdighet. Och en högre företagskreditpoäng säger till långivare att du är en ansvarsfull låntagare med lägre risk.
Vilka juridiska dokument ditt företag har beror på din företagsstruktur. Till exempel måste aktiebolag (t.ex. C-bolag) behålla sina bolagsordningar. Andra juridiska dokument inkluderar partnerskapsavtal för partnerskap eller en DBA (aka doing business as) för enskild firma.
Du måste behålla alla juridiska dokument som bevisar att du äger ditt företag. Förvara dessa dokument på ett säkert ställe ifall du behöver bevisa äganderätten.
Kom ihåg att spårning av dina juridiska dokument är annorlunda än att spåra ekonomiska uppgifter. Du måste veta var du förvarar dina dokument så att du enkelt kan hämta dem när du behöver dem.
Statliga och lokala myndigheter kan kräva att du skaffar olika tillstånd eller licenser för att driva ditt företag. Och beroende på ditt företags bransch kan du behöva ansöka om och få branschspecifika tillstånd eller licenser.
Till exempel kan företag som säljer mat eller dryck behöva få ett hälsotillstånd för att sälja dessa varor. Och om du bestämmer dig för att sälja alkohol på ditt företag måste du ansöka om sprittillstånd.
Spåra dina tillstånd och licenser eftersom du kan behöva förnya dem med jämna mellanrum. Och håll utkik efter ändrade lagar för de tillstånd eller licenser ditt företag har. Om en lag ändras var du måste posta eller hur ofta du behöver förnya ett tillstånd eller licens, följ omedelbart för att undvika påföljder eller böter.
Det finns olika typer av försäkringar du kan behöva köpa när du driver ett företag. Exempel på de typer av försäkringar du kan köpa är:
Men för att använda din försäkring måste du uppvisa försäkringsbevis. Håll koll på var dina försäkringar finns. På så sätt kan du ha ditt försäkringsnummer och annan identifieringsinformation till hands om du behöver göra en skadeanmälan.
Försäkringar kan hjälpa till att skydda ditt företag i händelse av:
Överväg att förvara kopior av dina försäkringar på en plats där de inte kan skadas. Du kan till exempel lagra poster digitalt i molnet eller fysiskt i en brandsäker låsbox. Fråga också din försäkringsleverantör om de erbjuder ett digitalt konto för dig att ladda ner eller se din försäkring online istället för pappersdokument.
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 8 april 2016.
Varför småföretagare bör spåra sin körsträcka
SCORE hjälper denna entreprenör att bli en mästare
5 misstag som varje entreprenör måste göra
Grunderna i att betala dig själv som entreprenör
Hur du blir en entreprenör i 6 steg
4 tips för affärsframgång från entreprenören Elon Musk
Vilka företagskostnader behöver du spåra?
Registerföring för småföretag för säsongsföretag