Får du det mesta av dina företagsinkomster kontant? Om så är fallet, är du förmodligen ett kontantintensivt företag, vilket kan sätta dig under större IRS granskning. Varför? Eftersom kontanttransaktioner inte lämnar ett pappersspår. Så om du driver ett kontantintensivt företag måste du föra detaljerade register.

Läs vidare för att lära dig den kontantintensiva affärsdefinitionen, vanliga exempel och den kontantintensiva revisionsprocessen för IRS.

Vad är ett kontantintensivt företag?

Enligt IRS, ett kontantintensivt företag "...får en betydande mängd kvitton i kontanter." Så om du är ett företag som hanterar en stor volym av små dollartransaktioner kan du vara kontantintensiv. Och om du är det, använder du förmodligen en kassalåda, eller ett register, för att lagra valuta, registrera transaktioner och balansera din kassa.

Kontantintensiva affärsexempel inkluderar:

• Restauranger
• Mataffärer eller närbutiker
• Detaljhandelsföretag
• Parkeringshus
• Varuautomater
• Entreprenadarbetare som får betalning kontant (t.ex. bygg- eller lastbilstransporter)

Tänk på att ovanstående kontantintensiva företagslista inte är heltäckande.

Även om företag också kan acceptera bank- eller kreditkortsbetalningar, mobila plånböcker eller checkbetalningar, ser kontantintensiva företag stora mängder kontanttransaktioner.

Vad är problemet?

Att ta emot betalningar i kontanter kan göra det lättare för privatpersoner och företag att delta i två former av olaglig verksamhet:

1. Orapporterad inkomst
2. Penningtvätt

Orapporterad inkomst

På grund av bristen på ett pappersspår misslyckas vissa kontantföretag att rapportera alla transaktioner till IRS.

För att komma undan med detta kan vissa företag förskingra medel genom att stoppa in pengar innan de spelas in, stjäla pengar efter att ha spelat in dem eller skapa bedrägliga utbetalningar.

Röda flaggor för orapporterade inkomster inkluderar:

• Ett företag som fortfarande är i verksamhet trots upprepade årliga förluster
• Personer som har en levnadskostnad som är högre än den rapporterade inkomsten
• Betydande skillnader mellan ett företags bruttovinstmarginal och branschgenomsnittet

Att misslyckas med att ange varje transaktion som ditt företag gör är bara ett vanligt redovisningsmisstag som kan få ditt företag i varmt vatten.

Vill du lära dig om nio andra misstag och hur du undviker dem? Ladda ner vårt GRATIS whitepaper!

Få min gratis guide!

Penningtvätt

Att driva en kontantverksamhet kan också göra det lättare för ett företag att ägna sig åt penningtvätt. Penningtvätt (vilket är olagligt!) är när någon döljer pengar från kriminell verksamhet som pengar som kommer från en legitim källa.

En brottsling kan till exempel använda sin kontantintensiva restaurang som en front för illegala aktiviteter. Hur? De kan få det att se ut som att restaurangen får betydande kontantbetalningar när den verkligen kommer från olaglig verksamhet.

Röda flaggor av kontantintensiv affärspenningtvätt inkluderar:

• Högre kontantinkomst än normalt jämfört med andra liknande verksamheter i området (penningtvätt)
• Fler transaktioner

IRS kontantintensiv affärsrevisionsprocess

IRS tillhandahåller en kontantintensiv affärsrevisionsguide så att företag kan få en uppfattning om hur revisionsprocessen är.

Under en kontantintensiv företagsrevision genomför IRS en detaljerad intervju, analys och utvärdering.

Bland andra processer, IRS:

• Intervjuar individen eller företaget för att få en övergripande finansiell bild, förståelse för verksamheten och överblick över redovisningspraxis
• Ta reda på hur individen eller företaget hanterar inkommande och utgående kontanter
• Frågar om kontanter som individen eller företaget har tillgång till
• Frågor om att blanda företagskonton och personliga konton
• Begär detaljerad finansiell information, inklusive lån, leverantörsskulder och innehav i aktier
• Använder analytiska tester för att avgöra om individen eller företaget rapporterade inkomst korrekt
• Går runt i företaget för att ta reda på hur det fungerar (och dokumenterar varje steg)
• Jämför kassaband från dagen för turnén med revisionsperioden
• Utvärderar individens eller företagets interna kontroller
• Stämmar av rapporterad inkomst på skattedeklarationen till böcker och register
• Testar inkomsten som registrerats i räkenskapsböckerna genom att binda in originaldokumenten (t.ex. faktura)
• Analyserar bankkonton, affärsrelationer och e-handelsaktivitet
• Utvärderar fakta och fynd för att bekräfta eller motbevisa individens eller företagets påståenden

Dessutom har IRS kontantintensiva revisionsguidekapitel för specifika branscher, inklusive skönhetsbutiker, biltvättar och närbutiker.

För mer information om kontantintensiva företagsrevisioner, se IRS’ Audit Techniques Guide (ATG).

Hur du håller dig kompatibel

Oavsett om du driver ett kontantintensivt företag eller inte, måste du hålla uppdaterade och korrekta bokföring.

Stephen Light, CMO och delägare av Nolah Mattress, ger råd:

Kontantintensiva företag av alla storlekar kan vara redo för en IRS-revision genom att vara noggranna med interna kontroller, som att se till att mer än en person tar hand om finansiell bokföring; fler ögon är lika med mindre möjlighet till misstag. Journalföring är mycket svårare för kontantintensiva företag, men att etablera interna kontroller tidigt – att använda bokföringsprogram hjälper till att minska belastningen – kan rädda företag från att behöva avge oändliga muntliga vittnesmål om IRS skulle välja att granska.”

För att hålla din kontantintensiva verksamhet kompatibel och förberedd i händelse av en IRS-revision, bör du:

• Anteckna varje transaktion (d.v.s. datum, belopp och artikel eller tjänst)
• Håll dig till din redovisningsmetod (t.ex. kontantbas, modifierad kontantbas eller periodiserad redovisning)
• Använd en kassalåda och balansera den varje dag eller efter varje skift
• Skicka in formulär 8300 om en kund betalar över 10 000 USD kontant i en transaktion eller två eller flera relaterade transaktioner
• Spara privata och företagsfonder (t.ex. öppna ett separat företagsbankkonto)
• Håll på poster, inklusive:
  • Kontantkvitton
  • Kopior av kundkvitton
  • Bank- och kreditkortsutdrag
  • Fakturor
  • Faktor
  • Skattedeklarationer
  • Formulär W-2, 1099-MISC och 1099-NEC

Om du är osäker, behåll journalen. Överväg att föra digitala register för att hålla dig organiserad och säker. Och för att effektivisera ditt redovisningsansvar, registrera dig för redovisningsprogramvara.