Dina böcker säger en sak, men ditt kontoutdrag säger en annan. Suck (varför är inget lätt?!). Men stressa inte – kontoutdragsavstämning är här för att hjälpa.
Visst, att hantera ditt företags bankkonto kanske inte är det första på din att göra-lista. Men kontoutdragsavstämning hjälper dig att fånga upp och rätta till fel innan de skadar din ekonomi.
Läs vidare för att lära dig vad som är kontoutdragsavstämning, varför det är viktigt och hur du gör det.
Avstämning av kontoutdrag är processen att jämföra ditt kontoutdrag med dina bokföringsböcker.
Så här fungerar det. Vanligtvis registrerar du check- och kontanttransaktioner i ett checkregister, som är en del av din huvudbok. Banken har ett liknande register över ditt företags checkkonto. Banken ger dig ett kontoutdrag som visar all aktivitet på kontot varje månad.
När du får ditt kontoutdrag, matcha transaktionerna med dina böcker för att se om de är lika.
Ofta (och tyvärr för företagare överallt) är de det inte. Små avvikelser, som att glömma att spela in en transaktion eller drabbas av bankavgifter, förstör en bra sak. För att inte tala om, timing är allt. Du kan ange en transaktion i dina böcker som inte visas på ditt kontoutdrag förrän nästa månad (eller vice versa).
Att kontrollera ditt kontoutdrag mot ditt register hjälper dig att korrigera avvikelser för korrekt registrering.
Avstämning av kontoutdrag:Vem bryr sig? IRS, investerare, långivare och företagare bryr sig om korrekta och uppdaterade böcker. Att stämma av ditt kontoutdrag med dina böcker hjälper dig att komma dit. Genom avstämning kan du få en fullständig och exakt förståelse för ditt företags ekonomiska hälsa.
OK, OK, så kontoutdragsavstämning är ganska viktigt. Men vad är syftet med att förbereda bankavstämning?
Att stämma av ditt kontoutdrag hjälper dig att:
Gör kontoutdragsavstämning regelbundet (t.ex. varje gång ditt bankkonto avslutas) för att upptäcka fel innan de snöar.
Nervös inför avstämningen av kontoutdragsprocessen? Om du aldrig har stämt av ett kontoutdrag kan det vara skrämmande att göra det för första gången. Men du kan se det som en enkel matchningsprocess.
För att stämma av kontoutdrag måste du:
Avstämning av kontoutdrag kräver att du spårar ditt företags transaktioner i organiserade bokföringsböcker. Du kan också göra processen enklare genom att öppna ett separat företagsbankkonto.
Bokföringsprogram som tar bort stressen från avstämningJämför transaktionerna på ditt kontoutdrag med dina affärsuppgifter för samma period. Ditt kontoutdrag och affärsregister bör ha samma antal transaktioner. Och varje rad i ditt kontoutdrag bör matcha en rad i dina register.
Men det är vanligt att saldot på ditt kontoutdrag och böcker inte matchar (det är därför du går igenom den här processen!).
Så om ditt kontoutdrag och affärsregister inte stämmer överens, få inte panik. Identifiera de rader som inte stämmer överens. Dessa kan bero på:
Du kan behöva göra justeringar av ditt kontoutdrag, affärsregister eller båda. Du kan göra "justeringar" genom att justera journalposter eller genom att skapa ett separat bankavstämningsutdrag.
Hur som helst, håll detaljerade register som förklarar varför du stämmer av ditt kontoutdrag och böcker.
Du kan behöva justera ditt kontoutdrag för transaktioner som du registrerat i dina böcker och som inte återspeglas på ditt kontoutdrag. Detta kan bero på att transaktioner sker för nära avräkningsdatum.
Två typer av transaktioner som visas i dina böcker men inte ditt kontoutdrag inkluderar:
Insättningar under transport är checkar som ditt företag har tagit emot och registrerat i dina böcker men de återspeglas inte på ditt kontoutdrag förrän följande månad.
Du kan ha accepterat checkar på slutdatumet för kontoutdraget och registrerat dem i dina böcker. Men om du satte in checkarna senare under dagen skulle transaktionen inte synas på kontoutdraget. Istället visas det på nästa kontoutdrag.
Öka saldot på kontoutdraget med de totala insättningarna i transiter. På så sätt speglar kontoutdraget mängden kontanter på ditt konto.
Utestående checkar är checkar som du skrivit och registrerat i dina böcker, men de återspeglas inte på ditt kontoutdrag förrän följande månad.
Om du skrev checkar under de senaste dagarna innan banken utfärdade kontoutdraget, kanske de inte har rensat banken. Men om du har registrerat dem i dina böcker kommer dina register och kontoutdrag inte att stämma.
Justera ditt kontoutdrag för att återspegla de utestående checkarna. Subtrahera de utestående checkbeloppen från kontoutdragets saldo.
Om ditt kontoutdrag innehåller poster som du inte har registrerat i dina böcker måste du justera dina uppgifter.
Typer av transaktioner som visas på ditt kontoutdrag men inte dina böcker inkluderar:
Bankserviceavgifter är avgifter som dina bankavgifter kan visas på ditt kontoutdrag men inte i dina böcker.
Banken tar ut avgifter för att bearbeta dina kontoaktiviteter. Du kan få avgifter för:
Banken drar av avgifter från ditt kontoutdrag. Men du har inte registrerat bankavgifterna i ditt checkregister.
Du måste justera dina böcker så att de överensstämmer med kontoutdraget. Dra av bankavgifter från dina böcker för att matcha saldot på kontoutdraget.
NSF-checkar är checkar du skrev som mottagaren inte kunde lösa in på grund av att ditt kontos medel är för låga. Du kanske har registrerat dessa i dina affärshandlingar, men ditt kontoutdrag kommer inte att spegla dem eftersom checken kommer tillbaka till dig.
Din bank minskar ditt checkkonto med beloppet för NSF-checken (plus en avgift). Avdraget syns på ditt kontoutdrag.
Justera dina böcker så att de matchar NSF-checken på kontoutdraget. Subtrahera beloppet för NSF-checken och avgifterna från dina böcker.
Intjänad ränta är ränta som löper på ditt bankkonto. Beloppet (i allmänhet obetydligt, men tillräckligt för att kasta av dig dina böcker) visas på ditt kontoutdrag men inte i dina böcker.
Justera dina böcker så att de återspeglar räntan på ditt kontoutdrag.
Fel vid utelämnande hända när en transaktion inträffar, men du glömmer att registrera den i dina böcker.
Om en auktoriserad transaktion dyker upp på ditt kontoutdrag (aka inte är bedrägligt), justera dina böcker så att de matchar kontoutdraget. Men om du ser en misstänkt debitering som du inte kan verifiera, kontakta din bank omedelbart.
När du har justerat ditt kontoutdrag och affärsregister, jämför saldonen. Vid denna tidpunkt bör de två saldonen vara samma belopp.
Om beloppen är olika, gå igenom varje post för att hitta avvikelsen. Markera varje verifierad post när du går. Dubbelkolla varje justering för att se till att du dokumenterar varje transaktion i båda posterna. Din bank kan hjälpa dig att hitta och rätta till fel om du behöver ytterligare hjälp.
När saldot stämmer överens bör de återspegla en korrekt, aktuell bild av ditt bankkontosaldo. Och voila! Du har eliminerat överraskningar på grund av felaktiga poster.
Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet den 18 februari 2015.
Hur man gör en kreditkortsavstämning
Vad man kan köpa när du får den höjningen
Vad är ett originalkontoutdrag?
Ska jag ge en bilhandlare mitt kontoutdrag?
Bankavstämningstips för ditt småföretag
‘När jag blir äldre glömmer jag så mycket att informationsöverbelastning aldrig är ett problem!’
Hur man får ett jobb på en investeringsbank
Ser fram emot kontoutdraget