Du kan inte förbättra det du inte mäter. Med den logiken borde det följa att det du kan mäta kan du förbättra.

När arbetet flyttade till datorskärmar följde mätning och teamen blev riktigt bra på att spåra loggade timmar, använda verktyg och aktivitetsnivåer. Men när teamen anammade mer teknik tappade de ur sikte en av de mest inflytelserika drivkrafterna för prestanda och produktivitet:fokustid. 

Fokustid är ett oavbrutet arbete utan möten, meddelanden och konstant kontextväxling. De flesta organisationer lämnar anställda för att försvara sina kalendrar eller arbeta efter timmar för att komma ikapp. När det är upp till individen är fokustid sällan en del av samtalet om produktivitet, kapacitet eller utbrändhet. 

Fokustid bör inte vara ett personligt ansvar, det bör vara ett mätbart, operativt imperativ för HR-avdelningar.

Vi spårade fokustid över 140 000 anställda vid 17 000 organisationer och resultaten var ögonöppnande:den genomsnittliga anställde spenderar bara 39 % av sin spårade tid i djupt fokus. Resten av deras tid ägnas åt möten, meddelanden och verktygsbyte. Denna lucka hjälper till att förklara varför produktivitetsplatåer kvarstår även när investeringar i verktyg och teknik accelererar.

Hubstaff genomgång

Dyk in i vår interaktiva demo och utforska funktionerna som gör det enklare än någonsin att hantera globala team.

Möten är ett designproblem

Den kanske största drivkraften för distraktion är möten. Den typiska arbetaren deltar nu i cirka 25 möten per månad, och dessa möten är inte längre begränsade till specifika fönster. De strös över nästan varje timme på arbetsdagen.

Här är en enkel tankeövning:om du utrustade en effektiv teammedlem med de bästa verktygen men drog bort dem från jobbet precis när de fick sin rätsida, skulle de fortfarande vara effektiva?

Det är därför möten skapar ett strukturellt problem i stor skala. När fokus ständigt avbryts kan medarbetarna inte bygga upp det momentum de behöver för att ta itu med komplext arbete. Driftskostnaden är inte bara mötestiden, utan förlusten av koncentration före och efter. 

HR spelar en nyckelroll i denna arbetsdesignfråga. Att skapa schemaläggningsnormer och policyer, sätta förväntningar kring tillgänglighet och incitament för lyhördhet formar allt hur dagen utvecklas.

Mindre än hälften av arbetsdagen ägnas åt djupt arbete

När data visar att arbetare bara får två till tre timmars fokustid per dag, är en ärlig första reaktion att vara orolig att teamen är för upptagna. Men HR-proffs måste gräva djupare och istället tänka på hur tiden används. 

När mindre än halva arbetsdagen ägnas åt djupt arbete, blir affärsresultaten lidande och anställdas utbrändhet ökar. 

De flesta ledare drar slutsatsen att medarbetarna behöver bättre verktyg och stöd när produktivitet och resultat inte lever upp till förväntningarna. Och idag levereras det stödet vanligtvis i form av AI. 

AI är inte en produktivitetssilverkula

Vi ser det över branscher och funktioner:AI-användningen ökar men resultaten är ojämna. Det beror på att att använda AI är en färdighet i sig, och att bygga en färdighet kräver ihållande, oavbruten uppmärksamhet.

Utan fokustid finns det inget sätt att utveckla den färdigheten i första hand. AI-användning kommer att förbli ytlig tills organisationer åtgärdar sitt fokustidsproblem. 

Tänk på det i praktiska termer, när en anställd bara har några minuters oavbruten tid kommer de att få tillgång till ett AI-verktyg i några minuter istället för att designa om hela arbetsflöden runt det. Det är ett recept på AI-underprestation. 

Fokustid är den begränsande faktorn för djup AI-integrering i de flesta företag. 

HR kan och bör påverka fokustiden

HR kan spela en central roll för att vända fokustidens minskningar. De normer som HR sätter kring möten, kommunikationsförväntningar och AI-användning avgör om fokus är möjligt i stor skala eller om det lämnas till individuell viljestyrka. 

Med mjukvaruverktyg som nu kan spåra fokustid är HR-team unikt positionerade för att omdefiniera vad fokustid betyder för företag. Att spåra fokustid och skydda den på organisationsnivå kommer att leda till ökad produktivitet, bättre medarbetarengagemang och lägre utbrändhet.