Automatisk tidsspårning låter hur enkelt som helst. Anställda sitter vid sina skrivbord, programvaran körs i bakgrunden och verktyget gör sitt jobb medan de fokuserar på arbetet.
För vissa organisationer är det precis vad de behöver. Men för andra kan det vara början på ett förtroendeproblem som de inte visste att de skapade.
I den här guiden hjälper vi dig att avgöra om den här typen av spårning passar din organisation – dina enheter, din juridiska miljö, din kultur och din relation med människorna som dyker upp på jobbet varje dag.
Automatisk tidsspårning är programvara som registrerar arbetstimmar i bakgrunden, utan att kräva att anställda manuellt startar eller stoppar en timer varje session.
Vanligtvis körs dessa verktyg på företagsutgivna enheter, distribueras av en administratör och fångar tid kontinuerligt utan någon åtgärd från den anställdes sida. Detta är värt att skilja från appar för personlig produktivitet som Toggl Track eller RescueTime som en individ kan använda för att förstå sina egna vanor.
Organisatorisk automatisk spårning är annorlunda:det är ett administrativt beslut, tillämpat i stor skala, över en hel arbetsstyrka, och med det har företagens behörigheter och behov beaktats från början.
Core capabilities of automatic time trackers usually look like this:
Det som förenar alla dessa förmågor är att de tar bort den mänskliga variabeln från ekvationen (t.ex. glömda inklockningar, avrundade tidrapporter, rekonstruktion av timmar i slutet av veckan). Om det är en funktion eller ett problem beror nästan helt på sammanhanget.
With automatic time tracking, the administrative burden of managing the time tracking largely disappears after the initial setup phase.
Det finns inga tidrapporter att jaga, inga timmar att stämma av i slutet av veckan och inga hål i journalen för någon att gå tillbaka och fylla i. Det är ett stort operativt värde för organisationer som hanterar distribuerade team eller efterlevnadstunga arbetsflöden.
Automatisk tidsspårning har också en rad andra fördelar, som:
The compounding effect of these improvements is that processes that consume significant time and cause stress become virtually invisible. In other words, managers have more time to focus on higher-value tasks.
Automatic time tracking isn’t a universal solution, and no organization should be forced to fit into a box to accommodate it.
Automatisk spårning fungerar bäst i specifika organisatoriska sammanhang där enhetens ägande är tydligt, efterlevnadskraven är strikta och mängden arbete gör manuell spårning opraktisk.
Here are some examples of use cases for auto tracking:
Den röda tråden för alla dessa är att de organisationer som gynnas mest är sådana där tidsdata har konsekvenser – för löneutbetalningar, för fakturering, för efterlevnad eller för alla tre.
Automatic time tracking is a serious administrative tool, and, like any serious tool, it’s not appropriate in certain situations. The clearest disqualifier is device ownership.
Automatisk spårning är designad för företagsägda eller företagshanterade enheter. In a BYOD environment (where employees are working on their own laptops and phones) automatic tracking isn’t applicable.
Små team med enkla behov kan tycka att automatisk spårning är besvärlig. Till exempel, om ett team på fem personer fakturerar en handfull kunder, är kostnaden för att distribuera och hantera ett automatiskt spårningssystem förmodligen inte värt det.
Ett annat område att tänka på är kultur. Automatic tracking requires a level of organizational transparency that not every workplace is ready for. That said, teams that roll out automatic tracking without informing employees often create more problems for themselves. Det är därför vi starkt uppmuntrar företag att ta sig tid att vara avsiktliga med sina värderingar.
När väl förtroendet är skadat är det dyrt att bygga upp det igen. Inget tidsspårningssystem är värt det.
Det borde inte alla organisationer som kan använda automatisk tidsspårning.
Följ stegen nedan innan du installerar någon programvara för att se om automatisk spårning är rätt passform för ditt team.
Den första frågan är den mest diskvalificerande. Arbetar dina anställda på företagsutgivna eller företagshanterade enheter?
Om svaret är nej (eller till och med oftast nej) är automatisk spårning inte rätt verktyg för din miljö.
Den juridiska och etiska grunden för bakgrundsspårning på personliga enheter är tillräckligt komplicerad, eftersom samtycke är obligatoriskt. I det här fallet bör du överväga transparenta alternativ för tidsspårning.
Innan du utvärderar någon programvara måste du vara specifik om vad du försöker lösa.
Compliance requirements, payroll accuracy, client billing, and productivity visibility are all legitimate objectives. Men de leder till olika konfigurationer och olika samtal med anställda.
Vaga mål ger vaga implementeringar. Det ger i sin tur utrullningar som skapar problem senare.
Automatic tracking at scale requires infrastructure. Om ditt IT-team redan kör en MDM-lösning som Jamf eller Microsoft Intune, blir implementeringen betydligt mer hanterbar, eftersom spårning kan skickas till registrerade enheter i batcher istället för att installeras en efter en.
Å andra sidan, om den infrastrukturen inte finns ännu, behöver du en bättre förståelse för vad som krävs för att bygga den innan du bestämmer dig för en utbyggnadstidslinje.
The rules governing employee time tracking vary significantly by country, state, and industry.
In the United States, the FLSA requires accurate records of hours worked. California’s CCPA adds requirements around how employee data is collected and used.
GDPR applies to organizations operating in the EU and generally requires that employees be informed about the data their employers collect. There’s also DCAA compliance, which applies to government contractors.
Understanding which of these apply to your organization before deployment is a central pillar of successful automatic time tracking.
This step deserves more attention than it typically gets.
Decide what employees will be told, when, and by whom. Gör detta innan en enda enhet registreras.
Automatic tracking that employees discover on their own (or that is explained poorly after the fact) tends to damage workplace trust. The communication plan needs to be part of the implementation.
Börja med en liten grupp. En pilot ger dig chansen att validera implementeringsprocessen, stresstesta dina policyinställningar och förstå hur medarbetarupplevelsen faktiskt ser ut innan du har förbundit hela organisationen till en automatisk spårningsmetod.
Problems that appear in a pilot are manageable, but ones that appear after a full rollout are considerably more expensive.
Hubstaff är en mångsidig programvaruplattform för tidsspårning med inbyggd produktivitetsövervakning, arbetskraftsanalys, rapportering och betalningsfunktioner. Businesses can utilize it in two different ways based on their needs:
If you choose the automatic tracker option, admins can create an automatic tracking policy. From there, tracking runs in the background on enrolled company-owned devices, with no action required from the employee each session.
New users added to the organization are automatically enrolled in the policy. Deployment can happen individually for smaller teams or in batches via MDM for larger rollouts. Hubstaff stöder Windows, macOS och Linux.
If you want to see how it works before committing, you can access all Hubstaff features with a 14-day free trial.
Ja. När en administratör ställer in en automatisk spårningspolicy, startar och stoppar timern baserat på policykonfigurationen. Anställdas åtgärder krävs inte per session. Anställda behöver inte interagera med applikationen för att tiden ska registreras.
Hubstaffs standardapp kräver att anställda manuellt startar och stoppar timern varje session. Automatisk spårning tar bort det kravet helt. Once a policy is active on an enrolled device, tracking runs in the background without any input from the employee.
Inte som standard. Spårningspolicyer kan konfigureras för att köras under schemalagda skift, fasta tidsfönster eller kontinuerligt på företagsägda enheter. Administrators define when tracking is active, and those parameters are set before any device is enrolled.
The decision comes down to a few honest questions:
Det är inte alla organisationer, och det är ett legitimt svar. För dem som är det tenderar den operativa avkastningen att vara betydande.
If you’re ready to see how it works in practice, try a 14-day free trial with full access to all Hubstaff features.
Hur man tjänar pengar på att handla guld
Hur du vänder dina entreprenörsfärdigheter
Förstå din kreditpoäng:De 5 nyckelfaktorerna
Digital Nomadism:A History of Coworking &Tech Pioneers
Hyresvärdens försäkringskrav:Vad du behöver veta
#IC19 Spotlight:YPC-mentorskap är avgörande för private equity- och riskkapitalindustrin
Ska jag göra anspråk på anhöriga på mina arbetslöshetsersättningar?
7 sätt att växa din fastighetsverksamhet