När team spårar anställdas produktivitet, vad tycker folk inte om det?

Spåras det? Eller spåras det utan att förstå varför?

Det är stor skillnad, och det spelar roll. De flesta anställdas motstånd mot produktivitetsspårning härrör inte från själva spårningen. Istället kommer det från känslan av att bli betraktad utan sammanhang eller mätt utan förklaring.

Ofta blir verktyget problemet när det verkliga problemet är bristen på öppen kommunikation. Företagsägda enheter gör detta ännu svårare att få till rätta, eftersom transparens kan bli en eftertanke för vissa chefer när det inte krävs enligt lag.  

På Hubstaff tror vi att etik har företräde framför lag när det kommer till samtal kring övervakning. Även när hårdvaran tillhör organisationen måste förväntningarna kring hur den används vara tydliga från början innan någon loggar in för första gången.

I den här guiden tar vi en närmare titt på företagsägda anställdas produktivitetsspårning och hur du kan implementera den effektivt och etiskt. 

Öka ditt teams effektivitet med Hubstaffs produktivitetsverktyg

Varför traditionell spårning av anställdas produktivitet kan misslyckas

De flesta verktyg för produktivitetsspårning byggdes på antagandet att anställda aktivt skulle delta i sin egen övervakning.

Ofta innebär det att starta timers, loggningsuppgifter och andra rörelser. Det antagandet stämmer dock inte bra i verkliga arbetsmiljöer där fokus är fragmenterat och sammanhangsbyte är konstant. I traditionell produktivitetsspårning:

• Manuella timers är lätta att glömma. Tar ett möte långt? Någon som dras in i Slack? När oväntade kommunikationer uppstår kan arbetstimmar förbli ospårade.
  
• Start/stopp-meddelanden avbryter djupt arbete. Även en liten knuff att "börja spåra" räcker för att bryta koncentrationen vid fel ögonblick.
  
• Självrapporterade dataavvikelser. När folk uppskattar istället för rekord ser siffrorna rena ut men betyder mindre.
  
• Inkonsekvensföreningar över tid. En missad session är buller. En månad av dem är en blind fläck.

Resultatet är data som du inte helt kan lita på och en process som ditt team ogillar. Det finns ett bättre sätt att få synlighet utan att be folk att underhålla den själva.

Vad är företagsägd enhetsspårning?

Företagsägd enhetsspårning är den process som används för att spåra anställdas arbetstimmar, tid som spenderas på aktiviteter, besökta webbplatser, använda program och andra interaktioner som hjälper till att övervaka anställdas datoraktivitet under hela arbetsdagen. Spårningen körs automatiskt på hårdvara som organisationen äger och hanterar, så det finns inga timers att starta eller någon medarbetarinteraktion som behövs för att initiera spårning.

Eftersom enheten tillhör företaget kan företaget konfigurera behörigheter innan den når någons skrivbord. Spårningspolicyer ställs in, programvara distribueras och allt är redo att köras i bakgrunden från dag ett.

Det som fångas upp är aktivitetsdata i form av tid i applikationer, arbetspassets längd och allmänna användningsmönster. Detta hjälper chefer att förstå hur arbetet verkligen går till utan att avbryta de som gör det.

Så här spårar du produktivitet utan att störa ditt team

Att spåra produktivitet på företagsägda enheter behöver inte betyda konstanta incheckningar, synliga timers eller verktyg som får människor att känna att varje rörelse övervakas.

En bra installation går tyst, fångar bara det som betyder något och, viktigast av allt, håller sig ur vägen. Så här får du det att hända.

1. Automatisera tidsspårning

Den enklaste lösningen för inkonsekventa data är att ta bort det mänskliga steget som orsakar det.

Med automatisk tidsspårning startar spårningen automatiskt i samma ögonblick som någon börjar arbeta. Ingen timer att starta, ingen session att stänga – som standard får teamen en fullständig och korrekt bild av hur tiden spenderas.

Denna noggrannhet beror inte på vanor eller om någon var för djup i en uppgift för att lägga märke till klockan. Med tiden förenas den konsistensen till mönster som du kan lita på, rapporter som återspeglar verkligheten och en mindre administrativ börda för alla.

2. Kör spårning i bakgrunden

Det mest störande ett spårningsverktyg kan göra är att påminna folk om att det finns.

Varje popup-fönster, varje uppmaning, varje synlig timer är ett litet avbrott. Sådana avbrott har ett sätt att komma fram i exakt fel ögonblick, dra ut någon ur ett tillstånd av koncentrerat arbete precis när de äntligen har satt sig i ett flödestillstånd.

Bakgrundsspårning hjälper till att förhindra det. Det körs bakom kulisserna medan anställda är fokuserade på vad de anställdes för att göra. Arbetet blir gjort, data samlas in och ingen behöver slösa tid på att växla mellan sitt jobb och verktyget som är avsett att mäta det.

3. Fokusera på aktivitetsinsikter, inte övervakning

Det finns en meningsfull skillnad mellan att veta att någon arbetar och förstå hur arbetet går till. Aktivitetsdata överbryggar detta gap genom att avslöja mönster som annars skulle förbli osynliga.

Så här ser det ut i praktiken:

• Trender för appanvändning. Se vilka verktyg ditt team tillbringar mest tid i och om det stämmer överens med det arbete som faktiskt betyder något.
  
• Webbplatsaktivitet. Förstå surfmönster över en arbetsdag utan att mikrohantera enskilda sessioner.
  
• Produktivitetsmönster. Identifiera när fokus är högst, var tiden blir splittrad och hur en produktiv dag ser ut för ditt team.
  
• Tid som spenderas på möten. Se hur mycket av arbetsdagen som går åt till samtal och om det ger tillräckligt med tid för fokuserat arbete.

Målet är inte att fånga någon som gör något fel utan att förstå hur arbetet rör sig genom din organisation. I sin tur kan du fatta bättre beslut om det.

4. Anpassa spårning med företagets policyer

Spårning som går utanför etablerade gränser (t.ex. att fånga data under personliga timmar eller på ett sätt som anställda aldrig fick veta om) är hur du förvandlar ett användbart verktyg till en skuld. Du måste komplettera avsikten med konfiguration.

De flesta bra spårningsverktyg låter dig definiera exakt när och hur övervakningen körs - till exempel endast öppettider, specifika enheter, specifika roller. En sådan här inställning innebär att den data du samlar in är försvarbar och att personerna som spåras inte är oroliga för att spåras på en helg.

Rapportering som är redo för efterlevnad är också viktig här. När granskningar inträffar eller tvister uppstår är det mycket mer användbart att ha rena, policyanpassade register än att försöka förklara vad ditt spårningsverktyg gjorde och varför.

Spårningens roll i företagsägda enheter

Företagsägda enheter skapar en naturlig möjlighet att få spårning redan från början. Hårdvaran tillhör och är konfigurerad av organisationen, så användare kan helt enkelt börja arbeta utan att behöva oroa sig för att initiera spårning.

Hubstaffs automatiska spårning för företagsägda enheter gör just detta. Den körs i bakgrunden, startar när det finns aktivitet och slutar när det inte finns, utan att be anställda att göra något.

Administratörer anger policyn en gång (definierar scheman, team och regler), och spårningen sköter sig själv därifrån. Nya medlemmar som läggs till i organisationen läggs automatiskt till i den policyn, vilket innebär mindre konfigurationsarbete när teamen växer och färre luckor i data.

Nyckelfunktioner

• Automatisk, diskret spårning. Tidsregistrering startar och slutar baserat på aktivitet eller ett fastställt schema. Ingen medarbetarinsats krävs, och ingenting går synligt i förgrunden för att distrahera människor.
  
• Insikter om aktivitet och appanvändning. Tangentbords- och musaktivitet, appanvändning och webbplatsdata fångas i bakgrunden och visas i Hubstaffs instrumentpanel. Detta ger chefer en verklig bild av hur arbetsdagen spenderas.
  
• Rapportering som är redo för efterlevnad. Rapporter är uppbyggda kring de spårningspolicyer du definierar, vilket innebär att den data du samlar in redan är anpassad till de gränser du anger.
  
• Offlinespårning och synkronisering. Aktivitet registreras även utan en aktiv internetanslutning och synkroniseras till instrumentpanelen när enheten är online igen, så anslutningsluckor betyder inte dataluckor.
  
• Säkerhet i företagsklass. Hubstaff är SOC 2 Typ II, GDPR och HIPAA-kompatibel. Data är krypterad som standard, med enkel inloggning och SCIM-baserade användaradministrationsfunktioner.
  
• Centraliserad distribution via MDM. Spårningsmjukvaran kan distribueras över en hel organisation med hjälp av MDM-verktyg som Microsoft Intune. Den körs i bakgrunden, kräver ingen användarinteraktion och hanteras från en enda plats.

Fördelar med automatisk tidsspårning för team

Förutom att göra datainsamling enklare, ändrar automatisk spårning också vad den data är värd. Med ett system som körs utan att någon hanterar det får du data som speglar hur arbetet verkligen går till.

1. Inga störningar. Det finns inga timers att starta, inga popup-fönster att avvisa och inga påminnelser som drar folk ur det de fokuserat på. Spårning sker i bakgrunden och arbetsdagen förblir oavbruten.
   
2. Förbättrad noggrannhet. Manuell tidsinmatning beror på minne, vana och uppmärksamhet, ingen av dem är helt tillförlitlig. Automatisk spårning tar bort den variabeln helt, så timmarna i dina rapporter återspeglar vad som verkligen hände.
   
3. Bättre operativ synlighet. Eftersom data samlas in konsekvent och utan manuell inmatning är rapporterna kompletta som standard. Chefer kan se hur tiden rör sig över projekt och team utan att fråga någon om uppdateringar.
   
4. Skalbar för växande team. Samma spårningspolicyer som fungerar för ett team på tio personer kan distribueras på hundratals enheter utan att lägga till administrativa kostnader när antalet anställda växer, särskilt de som hanterar fjärranställdas produktivitet över olika platser och tidszoner.

Med tiden uppstår mönster, beslut blir lättare att motivera och antaganden ersätts av kunskap.

Bästa metoder för etisk, effektiv spårning

Vi har tillbringat en stor del av den här artikeln med att prata om att få rätt teknik, men det är den enklaste delen av spårningen.

Den svårare delen är att se till att personerna på den mottagande sidan av den förstår vad programvaran är, varför den finns där och vad du ska göra med vad den säger. Här är några tips för etisk spårning.

Etiska spårningstips

• Var transparent med anställda. Den här är inte komplicerad, men den hoppas över oftare än den borde. Berätta direkt för ditt lag vad du kommer att spåra, under vilka timmar och hur data kommer att användas. Istället för att skriva en juridisk ansvarsfriskrivning begravd i ett onboarding-dokument, starta ett verkligt, mänskligt samtal, eftersom öppenhet har positiva effekter på de anställdas välbefinnande.
  
• Konfigurera spårning avsiktligt. Det faktum att du kan spåra mycket data betyder inte att du behöver eller borde. Ställ in scheman som återspeglar faktiska arbetstider, begränsa spårning till de enheter och roller där det är meningsfullt, och gå igenom dessa inställningar när ditt team utvecklas.
  
• Fokusera på resultat, inte på förbiseende. Om det viktigaste du letar efter är bevis på att människor sitter vid sina datorer, använder du ett mycket dyrt verktyg för att svara på en mycket ointressant fråga. Den mer användbara frågan är om arbetet rör sig som det ska - och om inte, var friktionen ligger.
  
• Använd data för att förbättra arbetsflöden, inte för att bygga ärenden. Att spåra data är mest värdefullt när det hjälper dig att göra saker bättre:omfördela arbetsbelastningar, identifiera var möten äter fokus på tid och förstå vilka projekt som konsekvent löper långa och varför. Om spårning i första hand handlar om att fånga människor som gör något fel, kanske du vill se över dina mål och din identitet som organisation.

Inget av detta kräver perfektion, men det gör det kräver avsikt. Fortsatt framgång med företagsägd enhetsspårning kretsar kring din vilja att erkänna att ditt team förtjänar att helt förstå hur du planerar att använda det.

Kom igång med företagsägd enhetsspårning på rätt sätt

Den tekniska sidan av detta är enklare än de flesta förväntar sig.

Policyer ställs in, programvaran distribueras och instrumentpanelen börjar visa dig hur arbetet ser ut i din organisation – allt utan att någon i ditt team behöver göra något annorlunda än de redan gör.

Men den meningsfulla förändringen här är inte installationen av system eller den förenklade rapporteringen. Det är inte ens bekvämligheten med inbyggd efterlevnad.

Istället är det slutet på att hantera från antaganden och början på att hantera från något som är närmare sanningen. Spårning som körs i bakgrunden på enheter som din organisation redan äger gör det möjligt utan att störa de som utför arbetet. Om du vill se hur det kan se ut i praktiken kan du starta en gratis testversion av Hubstaff idag.