Att upprätthålla ditt företags ekonomiska hälsa kan bero på hur du spårar dina utgifter. Oavsett om du driver ett litet företag eller ett större, kan organisering av utgifter positionera dig för att fatta bättre beslut, hantera din budget och förbereda dig för skattesäsongen.

Om du behöver hjälp med att hantera ditt företag, en finansiell rådgivare kan rekommendera strategier för att hantera kassaflödet, minska skatteskulder och planera långsiktig tillväxt.

Förstå företagskostnader

Affärskostnader är de kostnader som uppstår i samband med att driva ett företag. Dessa utgifter är viktiga för att generera intäkter; och som sådana kan de dras av från din inkomstskatt för att minska din totala skatteskuld.

Vanliga exempel på företagskostnader inkluderar:

• Hyr för kontorslokaler
• Verktyg
• Anställdas löner
• Kontorsmaterial
• Resekostnader
• Marknadsföringskostnader
• Juridiska avgifter och/eller redovisningsavgifter
• Programvaruprenumerationer

Du bör notera att du kan skilja mellan kapitalkostnader, som är investeringar i långsiktiga tillgångar som utrustning eller egendom, och driftskostnader, som är löpande kostnader för daglig drift.

Detta är viktigt eftersom de behandlas olika skattemässigt. Kapitalkostnader dras vanligtvis av över tiden genom avskrivningar, medan driftskostnader vanligtvis kan dras av det år de inträffar, vilket påverkar din skattepliktiga inkomst.

För att spåra utgifter organiserar många företag kvitton, använder bokföringsprogram och kategoriserar regelbundet kostnader som drift- eller kapital för korrekt budgetering och skatterapportering. Här är sju grundläggande steg som hjälper dig att komma igång:

1. Öppna ett företagsbankkonto: Ett dedikerat företagsbankkonto låter dig övervaka ditt företags kassaflöde, undviker att blanda personliga transaktioner med företagstransaktioner och förbereder tydliga register för skatteregistrering och avdrag. 
2. Använd ett företagskreditkort: Ett företagskreditkort genererar månadsutdrag som ger en tydlig överblick över ditt företags utgifter. Det gör det också enkelt att upptäcka ovanliga transaktioner eller bedrägliga aktiviteter. Dessutom erbjuder många företagskreditkort förmåner som cashback, rabatter eller resebelöningar som sparar pengar på återkommande utgifter.
3. Har en utgiftspolicy: Anställda bör förstå vad som kvalificeras som en affärskostnad och hur man rapporterar den. Din policy bör beskriva tillåtna utgifter, dokumentationskrav (som kvitton) och återbetalningsprocessen. En stark utgiftspolicy minskar förvirring och minimerar risken för obehöriga utgifter.
4. Välj rätt bokföringsprogram: Appar och program för utgiftsrapporter som QuickBooks, FreshBooks eller Xero kan kategorisera transaktioner, generera ekonomiska rapporter och förbereda skattedokument. Leta efter programvara som integreras med ditt företags bankkonto och kreditkort och erbjuder funktioner som automatisk fakturering. 
5. Anslut finansiella institutioner: Många bokföringsprogram låter dig länka ditt företags bankkonto och ditt företags kreditkort direkt till ditt bokföringssystem. Denna anslutning importerar automatiskt transaktioner, vilket gör det lättare att kategorisera utgifter och minska manuella inmatningsfel.
6. Använd fakturor: Håll register över alla fakturor som skickas till och tas emot från leverantörer, kunder och entreprenörer så att du kan spåra intäkter och utgifter mer effektivt.
7. Registrera utgifter regelbundet: Avsätt tid varje vecka eller månad för att uppdatera dina utgifter. Denna vana hjälper dig att undvika att missa transaktioner eller kvitton, gör skatteförberedelser enklare och ger dig en tydlig bild av ditt företags ekonomiska hälsa.

Fördelar med att spåra företagskostnader

Att spåra affärskostnader kan hjälpa dig att hantera kassaflödet, minska skatteskulder och förbättra budgetbeslut. Här är tre allmänna fördelar att tänka på:

• Förbättrad ekonomisk förvaltning. Exakt utgiftsspårning hjälper dig att förstå vart ditt kassaflöde går, vilket gör att du kan hantera din budget, täcka driftskostnader och investera i tillväxtmöjligheter.
• Skatteberedning och efterlevnad. Att föra detaljerade register över dina utgifter förenklar skatteanmälan och säkerställer att du gör anspråk på alla kvalificerade avdrag, minskar din skatteskuld och undviker potentiella revisioner.
• Ansvarsskyldighet och transparens. Att upprätthålla korrekta utgiftsregister främjar finansiell transparens och ansvarsskyldighet, vilket är viktigt för att bygga förtroende hos intressenter, investerare och anställda.

Bottom Line

Att spåra dina utgifter kan hjälpa dig att upprätthålla ditt företags ekonomiska hälsa och stödja bättre beslutsfattande. Att använda ett systematiskt tillvägagångssätt med rätt verktyg och policyer kan också förenkla utgiftshanteringen, vilket sparar tid, pengar och stress.

Tips för företag

• En finansiell rådgivare kan hjälpa dig att hantera ditt företag genom att skapa en finansiell plan för att projicera framtida intäkter, kassaflöde och förändringar i balansräkningen. Att hitta en finansiell rådgivare behöver inte vara svårt. SmartAssets kostnadsfria verktyg matchar dig med upp till tre granskade finansiella rådgivare som betjänar ditt område, och du kan ha ett gratis introduktionssamtal med dina rådgivare matchar för att bestämma vilken du tycker är rätt för dig. Om du är redo att hitta en rådgivare som kan hjälpa dig att nå dina ekonomiska mål, kom igång nu.
• Om du vill lära dig mer om hur du skapar en ekonomisk plan för ditt företag, kommer den här guiden att gå igenom de grundläggande delarna. 

Fotokredit:©iStock.com/Ridofranz, ©iStock.com/PeopleImages, ©iStock.com/dragana991