Som småföretagare har du alltid mycket på tallriken. Du gör ditt bästa för att hålla ordning på dina räkenskaper, ekonomi och böcker. Men ibland går saker bara i tankarna.
Vid något tillfälle kan du spendera mer än vad du har på ditt konto. När detta händer har du otillräckliga medel. Läs vidare för att lära dig vad som är otillräckliga medel, vad du ska göra om du har dem och hur du undviker otillräckliga medel.
Otillräckliga eller otillräckliga medel uppstår när någon inte har tillräckligt med pengar på sitt konto för att täcka en transaktion eller betalning. I de flesta fall, om du spenderar mer än vad du har på ditt konto, kommer du att debiteras en NSF-avgift från din bank. Ett NSF-avgiftsbelopp kan variera beroende på mängden otillräckliga medel på bankkontot och bankinstitutet.
Förutom att betala din egen bank NSF-avgifter, kan betalningsmottagaren också vara skyldig sin bank avgifter på grund av dina otillräckliga medel (t.ex. NSF-check).
Du kan hantera otillräckliga medel när du använder checkar, betalar med ditt betalkort eller gör ACH-betalningar (t.ex. direktinsättning).
Säg att du köper en ny dator för $300 men bara har $250 på ditt checkkonto. Eftersom du spenderar 50 USD mer än vad som finns på ditt konto har du inte tillräckligt med pengar.
Den vanligaste orsaken till NSF är automatiska uttag. Många företagare försöker automatisera så många processer som möjligt, inklusive betalningar. Automatiska uttag kan vara lätta att glömma efter att du ställt in dem.
Som företagare bör du undvika att ha otillräckliga medel. NSF-avgifter är inte bara dyra för ditt lilla företag, utan att ha låga eller otillräckliga medel kan skada ditt företags rykte.
Om du har otillräckliga medel, få inte panik. Följ istället checklistan nedan för att säkerställa att du städar upp eventuella NSF-problem:
Först och främst, se till att du kontaktar den drabbade personen så snart som möjligt om du har otillräckliga medel. Förtydliga att du är medveten om fonderna och att du kommer att göra saker rätt. Detta försäkrar individen att du inte avsiktligt håller inne deras betalning.
Betala den drabbade personen det belopp du är skyldig dem. Om de har debiterats en NSF-avgift av sin bank, se till att du också ersätter dem för avgiften.
Återigen, om du har otillräckliga medel måste du troligen betala en avgift till din bank. Kontrollera med din bank om du är skyldig några NSF-avgifter. Om du är skyldig bankavgifterna, se till att betala dem direkt för att undvika räntekostnader.
När du har otillräckliga medel eller problem med betalningen, dokumentera ditt betalningsbevis till banken och betalningsmottagaren. Be om och spara kvitton som ett register över dina betalningar.
Se till att förvara eventuella NSF-kvitton i dina register. Om det finns några tvister i framtiden, använd kvittonen för att bevisa att du löste NSF-frågan.
Säg att skon sitter på andra foten och att du har en kund med otillräckliga medel. Vad gör du?
När en kunds check studsar eller deras betalning inte går igenom på grund av NSF måste du vidta några åtgärder. Först till kvarn, kontakta banken och kunden.
Så snart du upptäcker att kunden inte har tillräckligt med pengar, kontaktar du din bank . Förklara situationen och ta reda på vilka alternativ du har.
I vissa fall kan det vara en slump att kunden har otillräckliga medel. Om du tror att så är fallet, fråga banken om de kan försöka sätta in checken igen. Om det inte finns tillräckligt med pengar, fråga banken om de kan göra en påtvingad indrivning (t.ex. framtida pengar som kunden sätter in går till dig).
Du vill också nå ut till kunden direkt. I vissa fall kanske du kan lösa situationen genom att enbart kontakta kunden.
När du kontaktar, förklara situationen och erbjuder olika betalningsmetoder (t.ex. kreditkort). Om du inte kan nå kunden via telefon, försök att skicka ett brev till dem som beskriver anledningen till att du kontaktar dem, totalsumman för NSF, eventuella avgifter och din kontaktinformation.
Om du inte kan lösa kundens NSF-problem genom att kontakta banken eller kunden kan du behöva få hjälp från en extern källa. Om du inte kan lösa en kunds NSF och få betalt, överväg att ta hjälp av den lokala polisen eller distriktsåklagaren. Du kan också anlita en inkassobyrå eller gå till domstol för småmål.
Otillräckliga fondavgifter varierar beroende på din bank och plats. Vissa stater och banker kan ha högre avgifter än andra.
Otillräckliga fondavgifter varierar vanligtvis mellan $27-$35. Mottagaren av en check eller otillräcklig betalning kan också behöva betala en NSF-avgift mellan $20-$40. I vissa fall kan betalningsmottagaren behöva betala en procentandel av det avvisade beloppet eller checken (t.ex. 20%).
Banker har vanligtvis alternativ och skyddsåtgärder ifall ditt kontosaldo faller under noll. Många banker erbjuder övertrasseringsskydd. På så sätt, om du inte har tillräckligt med pengar, kommer transaktionen fortfarande att gå igenom. Du kommer dock fortfarande att vara ansvarig för att betala en övertrasseringsavgift.
Så vid det här laget undrar du förmodligen, vad är skillnaden mellan övertrassering och NSF-avgifter?
Banker tar ut NSF-avgifter när de returnerar betalningar, till exempel checkar. Övertrasseringsavgifter uppstår endast när en bank accepterar en betalning som drar över ett konto.
I grund och botten, om din bank vägrar checken eller betalningen, kommer du sannolikt att få en NSF-avgift. Om banken accepterar checken eller betalar säljaren kommer ditt kontosaldo att vara negativt och du kommer att vara skyldig en övertrasseringsavgift.
Att ha otillräckliga medel är inte ett bra utseende för någon företagsägare. Men att glömma eller räkna fel kontomedel kan hända den mest rutinerade entreprenören.
Lyckligtvis finns det många försiktighetsåtgärder du kan vidta för att undvika att ha otillräckliga medel.
Här är några sätt du kan undvika NSF och kostsamma otillräckliga fondavgifter:
Överväg också att inrätta en affärsreserv för att täcka oväntade otillräckliga medel och avgifter. På så sätt har du lite reservkassa om ditt konto lider av otillräckliga medel.
Behöver du hjälp med att hålla reda på ditt företags intäkter och utgifter? Patriots bokföringsprogram ger dig ett enkelt sätt att effektivisera dina böcker. Prova det gratis idag!
Har du frågor, kommentarer eller funderingar kring det här inlägget? Gilla oss på Facebook och låt oss prata!
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet 19 oktober 2015.