Köper du varor eller tjänster till ditt företag? Dum fråga:Visst gör du det. Och du kanske inte alltid betalar för varorna i förväg. Istället skickar en leverantör en faktura. Om du får fakturor måste du hantera dina leverantörsskulder. Vad är leverantörsskulder?

Vad är leverantörsskulder?

Leverantörsskulder, även kallat skulder eller AP, är pengarna du är skyldig leverantörer. Du ökar dina leverantörsskulder när en leverantör ger dig kredit - du köper något och betalar inte omedelbart. Spåra din AP med ett leverantörsreskontrakonto. Posterna på ditt leverantörsreskontrakonto kallas för skulder. En skuld representerar en faktura som du måste betala.

Låt oss säga att du köper tillbehör från en leverantör på kredit. Säljaren skickar dig sedan en faktura med förfallodatum för betalningen. AP-kontot i dina böcker visar dig vilka leverantörer du är skyldig pengar.

Registrera skulder om du använder periodisering. Under periodiserad redovisning, registrera utgifter när du har dem. Det betyder att du bokför en kostnad så snart du får en faktura, inte bara när du betalar leverantören.

Att känna till ditt företags AP hjälper dig att avgöra om du är lönsam. Och leverantörsskulder tillhandahåller data för budgetering och planering.

Genom att se framåt på utgifterna kan du bestämma när du ska göra stora inköp eller om du är redo att expandera. Du kan också undvika situationer där du inte har tillräckligt med kontanter till hands för att täcka kostnaderna.

Vilken typ av konto är leverantörsreskontra?

Fakturor kräver vanligtvis betalningar inom 30, 60 eller 90 dagar. Som ett resultat är AP en kortfristig skuld (dvs en typ av skuld som du betalar inom ett år).

Anteckna leverantörsskulder på ditt ansvarskonto.

Leverantörsskulder och kundfordringar

Hittills har vi pratat om AP. Det är bara rättvist att vi tar upp dess andra hälft, kundfordringar.

Kundfordringar är pengar skyldig dig. Återigen, AP är pengar du är skyldig.

När du har en leverantörsskuld har din leverantör en kundreskontra. På samma sätt, när du har en kundreskontra, har din kund en leverantörsskuld.

Åldringsrapport för leverantörsskulder

Du kan använda en åldringsrapport för leverantörsskulder för att organisera pengarna du är skyldig leverantörer. En åldringsrapport för leverantörsskulder visar dig:

• Vad du är skyldig
• Vem du är skyldig det
• Hur gammal fakturan är (t.ex. aktuell eller förfallen)

Här är ett exempel på en åldersrapport för AP: 

Lista de leverantörer du är skyldig pengar i den första kolumnen. Ange saldon för varje leverantör i lämplig kolumn för åldrande (t.ex. förfallna 31–60 dagar). Om du inte betalar en faktura innan den har förfallit, flytta beloppet till rätt kolumn. På så sätt kan du se hur mycket av din AP som är försenad.

Skapa en leverantörsskuldbokföring 

Du måste registrera AP-transaktioner i dina bokföringsböcker med dubbel bokföring.

För varje affärstransaktion, registrera två poster. Leverantörsskuldposterna balanserar dina böcker. Medan en post ökar ett konto, minskar den andra ett konto.

Varje gång du får ett AP, gör två poster. En post krediteras och den andra debiteras. Bokföringsdebiteringar och krediter påverkar varje typ av konto på olika sätt. Här är en guide som hjälper dig:

Återigen, AP är en skuld. Krediter ökar skulderna. Och debiteringar minskar skulderna.

När du får en leverantörsskuld gör du en journalbokning. Eftersom detta ökar din AP måste du kreditera leverantörsreskontrakontot. Debitera sedan kontot som representerar vad utgiften avsåg (t.ex. lager).

Recap :Innan du betalar av din skuld, kreditera betalningen och debitera den köpta varan.

Tänk på att du även behöver göra en annan journalanteckning när du betalar din faktura. Den här andra posten visar att du minskar ditt leverantörsreskontrakonto.

Debitera ditt leverantörsreskontrakonto. Och kreditera ett kontantrelaterat konto för att återspegla din minskning av pengar från att göra betalningen (t.ex. kontanter eller checkkonto).

Recap :Efter att ha betalat av din skuld, debitera skulden och kreditera ett pengarkonto.

AP-journalanteckningar:Exempel 

Låt oss säga att du köpte varor till ett värde av 100 USD på kredit. Gör följande journalanteckning för att återspegla din ökning av AP och förråd.

Du betalar av $100-skulden med kontanter. Gör nu ytterligare en journalanteckning som visar en minskning av ditt AP-konto och ditt Kontantkonto.

Tips för att hantera din AP 

Du har mycket att jonglera med när du driver ditt företag. Förbättring av AP-processer gör betalande leverantörer enklare. Och det kan få dig tillbaka till att arbeta med intäktsgenererande uppgifter.

Här är fem tips för att hantera skulder:

Tips 1:Etablera ett AP-system

Registrera varje faktura med samma metod i dina böcker. Sätt upp ett system för leverantörsreskontra och spåra dina obetalda fakturor. Gör det tydligt vem du är skyldig, hur mycket du är skyldig och när pengarna förfaller.

Överväg att använda bokföringsprogram för att effektivisera ditt ansvar.

Tips 2:Leta efter rabattmöjligheter

Var uppmärksam på rabatter för tidiga betalningar från dina leverantörer. Vissa leverantörer ger pengar på den totala notan för att skicka tidiga betalningar.

Dessa rabatter kan läggas till. Innan du betalar tidigt, kontrollera ditt bankkonto för att se om du har tillräckligt med pengar över för att fungera effektivt.

Tips 3:Ställ in påminnelser

Ställ in påminnelser för fakturans förfallodatum för att varna dig själv när skulder förfaller. Detta hjälper dig att undvika sena betalningar och bättre hantera småföretagens kassaflöde.

Ta för vana att regelbundet kontrollera förfallodatum.

Tips 4:Uppdatera din kontaktinformation

Håll din kontaktinformation aktuell så att dina leverantörer kan hitta dig. Se till att din webbplats, visitkort och andra offentliga uppgifter har rätt adresser och telefonnummer. När en leverantör tar din information, kontrollera att den är korrekt.

Tips 5:Upprätthåll leverantörsrelationer

Som företagare, försök att upprätthålla goda relationer med leverantörer. Skapa ett rykte om att betala dina fakturor i tid.

Om du inte kan göra en betalning i tid, prata med din leverantör för att förhandla om betalningsvillkoren. Du kanske kan gå på en betalningsplan där du betalar de skyldiga pengarna i omgångar.

Vet du att det finns ett enklare sätt att spåra ditt företags transaktioner än ett kalkylblad? Patriots onlinebokföring kan effektivisera allt från att registrera transaktioner till att skapa bokslut. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support och en gratis provperiod ... vad har du att förlora? Kom igång idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet 16 augusti 2012.