När du ger kunderna krediter, hanterar du något som kallas kundfordringar. För att säkerställa att ditt företag får betalt och att alla dina böcker är uppdaterade måste du ha en stabil kundreskontraprocess på plats. Här är din steg-för-steg-guide om processer och procedurer för kundfordringar att leva efter.

Översikt över kundfordringar

Vad är kundfordringar? Kundfordringar (AR) är pengar som kunder är skyldiga ditt företag, vanligtvis från en försäljning på kredit. Poster i din AR är fordringar, och dessa representerar utestående fakturor i dina böcker.

Kundfordringar kan inkludera:

• Obetalda eller utestående fakturor
• Försäljning utfärdad på ett kreditkort som ska betalas vid ett senare tillfälle
• Pengar du förväntar dig av kunder
• Senade betalningar från kunder

Till exempel skulle du ha kundfordringar om du fakturerar en kund för en försäljning på kredit, och de betalar vid ett senare tillfälle.

Vad är kundreskontraprocessen?

Kundreskontraprocessen hjälper dig att samla in pengar du är skyldig dig från kunder. Processen inkluderar en rad steg, som börjar från försäljningen och slutar med att redovisa AR i dina böcker (och förhoppningsvis ta emot betalningar från kunder).

Att ha en stabil indrivningsprocess för kundfordringar gör att ditt företag kan ta in kontanter innan fakturor är förfallna eller blir osäkra fordringar. Detta hjälper i sin tur ditt kassaflöde att hålla sig friskt och ökar företagets lönsamhet och tillväxt.

Process för kundreskontra:4 steg

Arbetsflödet för kundreskontra är liknande på varje företag. Vanligtvis kokar det ner till fyra enkla steg:

1. Skapa kreditpolicyer
2. Faktura kunder
3. Spåra och övervaka kundfordringar
4. Konto för kundfordringar

Är du redo att lära dig hur du hanterar dina kundfordringar som ett proffs och får betalt av kunderna? Om så är fallet, fortsätt läsa.

1. Upprätta kreditpolicyer

För att rensa bort kunder som inte betalar dig måste du upprätta och tillämpa kreditpolicyer. Om du behöver ställa in en policy, se till att du bestämmer följande:

• Vem kan kvalificera sig för kredit
• Mängd kredit du vill ge kunderna
• Betalningsperiod (t.ex. betalning inom 30 dagar)
• Om du vill erbjuda tidig betalningsrabatt och beloppet om du planerar att erbjuda det
• Avgifter för sena betalningar
• Kreditvillkor som är specifika för ditt företag eller din bransch
• Övriga villkor

När en kund går med på att betala för något på kredit kan du göra en kreditprövning för att avgöra om de är kreditvärdiga. Du kan också få dem att skriva på ett avtal som lovar att de kommer att betala tillbaka om de köper något på kredit.

2. Fakturera kunder

När en kund köper en vara eller tjänst och går med på att betala tillbaka dig vid ett senare tillfälle kan du skicka en faktura till dem.

Din faktura bör innehålla följande:

• Fakturadatum
• Fakturanummer, om tillämpligt
• Förfallodatum
• Produkt- eller tjänstinformation (t.ex. kvantitet och pris för varje)
• Moms, om tillämpligt
• Rabatter, om tillämpligt
• Alla ytterligare kommentarer och anteckningar
• Din kontaktinformation
• Betalningsinformation (t.ex. hur man betalar, betalningstyper du accepterar osv.)
• Förseningsavgifter om fakturan inte betalas i tid, i förekommande fall
• Rabattinformation för tidig betalning, om tillämpligt

Dina fakturabetalningsvillkor bör vara tydliga för dina kunder. På så sätt vet de exakt hur mycket de är skyldiga, när betalning ska ske och konsekvenserna av sena betalningar.

Beroende på ditt företags preferenser kan du antingen skicka en pappersfaktura eller en elektronisk faktura. Om du använder bokföringsprogram kan du effektivisera processen för att skicka elektroniska fakturor och ta emot kundbetalningar.

3. Spåra och övervaka kundfordringar

När dina kunder går med på att betala tillbaka senare måste du se till att de verkligen följer det löftet.

Spåra och övervaka dina kundfordringar för varje kund som är skyldig dig. Du bör hålla en organiserad lista över följande för varje kund:

• Kundens namn
• Totalt skuldbelopp
• Aktuellt belopp
• Förfallna dagar, om tillämpligt

För att förenkla denna process och göra den mindre svår kan du använda bokföringsprogram för att skapa och visa en åldrande rapport för kundfordringar. En AR-åldringsrapport berättar vilka kunder som har utestående fakturor. Och viss programvara kan till och med hjälpa dig att nå ut till kunder för sena betalningar med automatiska betalningspåminnelser.

Om du hanterar saker manuellt, se till att följa upp kunderna när deras betalningar är förfallna. Du kan manuellt skicka betalningspåminnelser i bulk eller kontakta kunder individuellt. Om du inte kan få en kund att betala kan du behöva anlita en inkassobyrå.

När det kommer till kundfordringar gör bokföringsprogram skillnaden.

Genom bokföringsprogram kan du fakturera kunder, skicka automatiska betalningspåminnelser, skapa och se åldringsrapporter för kundfordringar och mycket mer. Men hur vet du vilken programvara som är det bästa valet för ditt företag? Vår gratis nedladdningsbara guide kan hjälpa dig.

Få min gratis guide!

4. Konto för kundreskontra

För att avsluta kundreskontra affärsprocesserna måste du registrera kundfordringar i dina böcker. Detta inkluderar bokföring av betalningar av fakturor.

Anteckna varje inkommande betalning i dina böcker i enlighet med detta. Under detta steg i processen bör du också uppdatera din balansräkning, göra justeringar för eventuella osäkra fordringar och redogöra för obetalda fakturor.

Uppdatera kundfordringar regelbundet (t.ex. varje månad) för att säkerställa att dina böcker är så korrekta som möjligt.

Är du redo att göra din kundreskontraprocess till en lek? Följ några tips

Att finjustera din kundreskontraprocess är ett måste, särskilt om du vill att ditt företag ska få betalt i tid.

För att göra din kundreskontraprocess på ett kick, överväg att följa dessa få tips:

• Ha ett organiserat system för att spåra och övervaka AR
• Prioritera värdefulla konton
• Automatisera processer när det är möjligt (t.ex. använd bokföringsprogram)
• Spela in AR i dina böcker regelbundet
• Ställ in påminnelser för att nå ut till sent betalande kunder
• Se till att dina kreditvillkor är så tydliga som möjligt
• Uppmuntra kunderna med rabatter för tidiga betalningar
• Ge dina kunder mer än ett sätt att betala på (t.ex. kreditkort, kontanter, check, etc.)

Ju fler idéer för förbättring av kundreskontraprocessen du drar nytta av, desto (förhoppningsvis) snabbare kommer du att få kundbetalningar och fylla dina fickor.