Om dina diskar är belamrade med kontoutdrag och räkningar och dina personliga räkenskaper är en källa till frustration, kan det vara dags att rensa bort papper och ge ditt system för pappershantering en scrub.

När som helst är en läglig tidpunkt att organisera dina ekonomiska handlingar och upprätta en plan för att hantera lavinen av kontoutdrag, policymeddelanden, fondfullmakter och försäljningskvitton som skapar fysiskt och psykiskt brus i ditt hem.

Verkligen, röran skapar stress.

Barbara Reich, en professionell organisatör i New York City, och författare till "Secrets of an Organized Mom", sa att papperstrassel inte bara skapar oro utan leder också till slöseri.

"Det finns inget bättre än att se ett öppet skrivbord," sa hon. "Du spenderar mindre tid på att leta efter saker och du sparar pengar eftersom du inte köper produkter eller tjänster som du redan har."

Genom att få sitt finansiella pappersarbete under kontroll, sa Reich, har konsumenterna fler timmar på dygnet på sig att göra det de älskar (träna, binge-TV) och är mycket mer benägna att betala räkningar i tid, vilket slår ett dödligt slag mot hjärtat. förseningsavgifter som kan undvikas.

Dessutom motverkar den den så kallade snöbollseffekten. "Om du inte betalar din räkning i tid fortsätter de att skicka den till dig, så nu har du fyra istället för en räkning och då tar det längre tid att avgöra om du betalat den eller inte", sa Reich.

Bli grön

Det kanske enklaste stället att börja din smutskastningskampanj är att begära att alla former av kommunikation från finansiella tjänsteföretag (banker, mäklarhus, pensionsadministratörer, etc.) och borgenärer skickas via e-post.

De flesta nuförtiden gör det enkelt att bli digital, vilket inte bara minimerar mängden snigelpost du behöver sålla igenom, utan även polarisarna är solida.

Be din arbetsgivare att direkt sätta in dina lönecheckar, avsluta alla konton du inte längre använder och konsolidera kreditkortskonton och bankkonton där det är möjligt, sa Reich.

Medan du håller på att rensa pappersarbete kan du också överväga att sätta stopp för leverantörskataloger och annan skräppost som du inte längre vill ta emot. Catalog Choice, en ideell grupp som ägnar sig åt att eliminera skräppost, erbjuder en gratis tjänst för att göra just det, liksom Direct Marketing Association, som erbjuder sitt eget onlineregister.)

Reich rekommenderar vidare att du sätter din räkning på autopilot.

De flesta fordringsägare, inklusive allmännyttiga företag, billåneföretag, försäkringsbolag, hälsoklubbar och hypoteksbolag, tillåter automatiska betalningar direkt från ditt checkkonto. Och de håller ofta register över dina kontotransaktioner i flera år, vilket besparar dig besväret att behöva spara dem. Tillagd förmån:Att bli digital hjälper till att hålla dina finansiella handlingar säkra från brand, översvämning och förlust på grund av felaktig arkivering.

1, 2, 3 filsystem

Oavsett hur engagerad du är för att bli grön, kommer du utan tvekan fortfarande ha papperspost att kämpa med – och mycket av det.

För att hantera inflödet måste du triage.

Reich sa att allt som kan hanteras på tre minuter eller mindre bör hanteras omedelbart.

"Jag säger åt folk att memorera det kreditkort de använder mest eftersom du kan ta hand om mindre räkningar ganska snabbt om du vet ditt nummer direkt", sa hon.

Allt annat som kräver åtgärd – arkivering, betalning eller uppföljning – slängs in i en inkorg på en centraliserad plats. (Det är tillfälligt. Slappna av.)

Det ger dina pappersarbete en plats att ringa hem, så att du inte behöver lägga tid på att senare samla in räkningar från ditt hemmakontors skrivbord, bänkskivor och nattduksbord.

Skapa en separat mapp i din inkorg för saker som måste hanteras pronto och en annan för objekt som behöver arkiveras.

Utse sedan en natt i veckan för att arbeta dig till botten av högen, sa Reich och noterade att du aldrig bör spara pappersjournaler som en påminnelse om att följa upp med ett telefonsamtal. Betala det, släng det och lägg eventuella uppföljningsåtgärder som kan behövas på din att-göra-lista.

Om du föredrar att skära ner skräpet i mindre doser varje dag, så fungerar det också, sa Lianne Hofer, en professionell arrangör och grundare av The Clutter Consultant i Charlotte, North Carolina.

"Vissa människor gillar att adressera sin inkommande post direkt och andra låter den ackumuleras i några dagar tills de kommer runt", sa hon. "Tricket är att hitta din sweet spot, för om du låter den samlas för länge känns det överväldigande och du kommer att undvika det."

Precis som med din inkorg bör filsystemet du använder vara organiserat och hållbart.

Strategierna skiljer sig åt, men Hofer föredrar färgkodade hängmappar märkta av varje enskilt konto.

En treringspärm gör susen för mindre viktiga räkningar som bara behöver sparas i ett år eller mindre, inklusive elräkningar, månatliga bolåneutdrag och kreditkortsutdrag.

Behåll den eller släng den

En del av utmaningen med att hantera inflödet av ekonomidokumentation och reda ut papper är att veta vad som behöver sparas och hur länge.

Consumer Reports föreslår ett enkelt system:Spara en fil (tänk dragspel) för register som du kommer att spara i mindre än ett år, som din bankomat, bankinsättning och kreditkortskvitton tills du stämmer av dem med dina månadsutdrag. Strimla sedan allt du inte behöver för din skattedeklaration. Försäkringar och investeringsutlåtanden, föreslår det, bör hållas tills de nya kommer.

En annan fil bör innehålla papper som du behöver behålla lite längre — ett år eller mer. Det inkluderar lånedokument tills lånet betalas av, titlarna för dina bilar tills du säljer dem och alla pappersarbete som visar det ursprungliga inköpspriset (kostnadsbasen) för aktier, obligationer eller fonder du äger tills du säljer dem, så att du kan beräkna din skattepliktiga vinst (eller förlust).

En tredje fil, föreslår Consumer Reports, bör vara tillägnad föremål som du måste hålla i sju år, nämligen skattedeklarationer och stödjande dokumentation som kvitton. Internal Revenue Service kan driva in obetalda skatter eller inleda rättsliga förfaranden i upp till sex år om du har underrapporterat din bruttoinkomst med mer än 25 procent.

Slutligen föreslår Consumer Reports att de viktigaste dokumenten, som är svåra att ersätta och måste förvaras för alltid, är åtskilda och säkrade.

En brandsäker kassaskåp eller lösenordsskyddad elektronisk fil, noterar den, kan räcka för årliga bank- och investeringsutdrag, fastighetsplaneringsdokument, pensionsinformation, försäkringar, lönebesked, skattedokument och din inventarielista för din kassaskåp.

Men ett värdeskåp, föreslår det, är ett bättre val för födelse- och dödsattester, socialförsäkringskort, pass, livförsäkringsdokument, lånedokument, äktenskaps- och skilsmässodekret, militär utskrivningsinformation, fordonstitlar och en inventering av ditt hems innehåll (om du någon gång skulle behöva göra en försäkringsanmälan).

E-post finansiella poster bör behandlas på liknande sätt, sa Reich. Istället för att spara dem i din inkorg, föreslår hon att du skapar digitala mappar för alla dina finansiella konton och drar dem till lämpliga mappar så fort du har läst dem.

För att hålla dina kontoutdrag och finansiella uppgifter lätt tillgängliga, sa hon, överväg att spara dem som PDF-filer på din dator.

Det tar lite tid att förvandla ditt registersystem, men belöningarna är väl värda kostnaden.

"Vi slösar så mycket tid och energi och blir så otroligt frustrerade när vi inte kan lägga händerna på saker när vi behöver dem", säger Hofer. "Föreställ dig hur mycket lugnare och mer produktiv du kan vara när du har ett organiserat system, och hur mycket mer ledig tid du kommer att ha under din dag."