Att hantera löner kan vara arbetskrävande. Så, hur skulle världen se ut om vi kunde behandla löner med ett klick?
Idag kan lönebyråverksamheten installera en ettklickslösning. Så här...
Säg att en byråverksamhet kör över 300 kundlönelistor. Hälften av dessa lönelistor klassas som standard- eller tröskellönelistor (betalt upp tröskeln för NIC). Med andra ord, det finns ingen förändring från en löneperiod till en annan, och låt oss anta att de alla är månatliga löner.
Med hjälp av en välkänd löneprogramvara startar vi månadsprocessen. Det första steget är att komma i kontakt med 150 kunder för att bekräfta att det inte finns några förändringar för denna månad. Vi måste sedan öppna varje lönelista en efter en och köra en rad uppgifter som att uppdatera skattekoder från HMRC, köra automatisk registrering, bearbeta lönelistan, skriva ut rapporter och lönebesked, säkerhetskopiera lönelistan, skicka betalningar till BACS och skicka in månadsvis avkastning till pensionsbolag och HMRC.
Att köra denna process för varje lönelista i sin tur har beräknats av en revisor ta 20 minuter per lönelista. (Jag låter dig göra beräkningen). Allt detta även om cirka 95 procent av dessa lönelistor inte har någon förändring från en löneperiod till en annan.
Föreställ dig nu en process där systemet automatiskt skickar ett e-postmeddelande till klienten och ber dem att svara på e-postmeddelandet med eventuella ändringar inom en given tidsram. För de 5 procent som svarar tar systemet bort lönelistan från den automatiserade processen.
De återstående lönelistan behandlas med alla nödvändiga kontroller, laddar upp eller skriver ut rapporter och lönebesked till dina ePayslips-lösningar, skickar in betalningar som nettolöner, domstolsbeslut, pensioner automatiskt och returnerar till HMRC.
Förutom betydande kostnadsbesparingar skulle produktiviteten öka eftersom automatiserade operationer säkerställer att uppgifter inte glöms bort eller går ur ordning.
Detta är möjligt genom öppna API:er som ger revisorer och byråer utvecklingsresurser för att bygga ut sina egna automatiserade processer. API:er (Application Programming Interface) har funnits ett tag. Lönemjukvarumarknaden har dock bara skrapat på ytan av API:er och de som hävdar att API-erbjudanden är mycket begränsade.
2015 lanserade HMRC sin API-strategi. David Gauke, dåvarande finanssekreteraren till finansministeriet, sa:"API-strategin inser att det är viktigt att samarbeta med utvecklare av mjukvara". Och HMRC är inte ensamma, 2016 stödde det brittiska finansdepartementet användningen av utökade API:er i banksektorn också.
Lön-API:er är inte framtiden ... de är här nu.
Payrun.io kommer att finnas i monter 398 på Accountex.
