Leverantörsreskontra (AP) är en affärsfunktion som är lika gammal som handeln i sig – hur vi behandlar räkningar och fakturor har inte förändrats mycket över tiden.

Men under 2019, med tre skärmar öppna åt gången, är våra professionella och personliga liv bulkande av frekvent vildhet, inkräktar på våra tankar och stjäl vårt fokus, försenar våra processer eller tvingar oss att räkna om det där PandL-arket igen.

Bing!

Med den smärtan i åtanke, vad skulle du säga om jag sa till dig att du kan minska tiden det tar dig att behandla dina räkningar med 68 procent , ha 80 procent av din tid tillbaka OCH sova som en baby i åtta timmar per natt.

Och allt med förtroende för att dina konton och dina professionella relationer är i toppskick?

Läs vidare om du vill veta hur...

Ironiskt nog involverar det mer teknik – men den typ som ger dig tillbaka din tid och, viktigare, ger dig sinnesro som kommer med vetskapen om att dina konton görs korrekt, med 100 procents datanoggrannhet, första gången och varje gång.

Det traditionella AP-flödet är långsamt och ineffektivt

Det traditionella arbetsflödet för AP-bearbetning är en utdragen manuell process med många dolda kostnader, tidsslöseri och ineffektivitet.

I en rapport som genomfördes 2016 drog CIMA slutsatsen att 60 procent av företagen tror att deras fakturaprocess kan förbättras.

En studie från CIPS fann:

• 82 procent av ekonomipersonal sa att dålig fakturahantering påverkade deras teams förmåga att prestera effektivt, vilket ledde till låg arbetstillfredsställelse;
• 60 procent av yrkesverksamma sa att leverantörsfakturering var den mest hatade aspekten av jobbet;
• 70 procent av proffsen tyckte att det var mödosamt och tråkigt;
• Undersökningen fann också att ekonomiteam var oroliga över den negativa effekten av manuell leverantörsfakturahantering med 45 procent oroliga för effekten på deras organisations effektivitet och 37 procent oroade över att dessa problem kunde skada leverantörsrelationer.

Vad betyder denna statistik för ditt företag?

Vi vet alla att den mest värdefulla pusselbiten för framgångsrika företag är dess människor, och din ekonomipersonal arbetar dagligen med din mest konfidentiella information.

Ändå accepterar vi att samma människor ofta känner sig frustrerade och oroliga över att behöva hantera den mänskliga relationsaspekten av sin roll.

Utöver resultaten som noterats ovan framkom några oroande och känslomässiga fraser i undersökningen:"låg arbetstillfredsställelse", "påverkan på teamets prestation", "fixa eller jämna ut relationer", "jobbiga uppgifter", "oro för organisatorisk effektivitet" , "skada leverantörsrelationer".

Så vad är lösningen för att hantera påverkan på mänskliga resurser av mindre effektiva AP-processer? Mer umgänge? Fler lediga dagar? Fler lagevenemang? Ökat antal anställda? De är några lösningar. Men om vi använder vitamin-, smärtstillande eller plåster-analogin, är det inte bästa praxis att behandla området innan ett större problem uppstår?

Lightyear ger betydande kostnads- och tidsbesparingar för kunderna

Vanligtvis tar det ett brittiskt SME (small and medium enterprise) 40 dagar att behandla sina räkningar från mottagande till betalning. Med Lightyear, när en faktura väl har tagits emot, extraheras all raddata i realtid och presenteras för sign-off. Notan övergår till godkännandeprocessen innan den exporteras till redovisningssystem och sedan arkiveras i Lightyear för din regleringsperiod.

Denna process kan ta så lite som 1 minut att slutföra, men i genomsnitt ser vi företag behandla sina räkningar på 13 dagar när du tar hänsyn till de normala affärsfunktionerna; väntar på att godkännare ska godkänna sina räkningar och fakturor, tvister om fakturor som ska lösas eller helt enkelt glömmer att godkänna/betala räkningarna. Detta är en förbättring på 68 procent jämfört med de vanliga 40 dagar som forskning tyder på att det tar för små och medelstora företag att betala sina räkningar.

Att behandla räkningar 68 % snabbare innebär att ditt företag kan dra nytta av rabatter på tidiga betalningar och undvika påföljder för sena betalningar:plånboken är intakt, affärsrelationerna förbättras och ingen sömn går förlorad. Effekten på ditt företags mest värdefulla tillgångar är inte heller försumbar:dina anställda kommer verkligen att uppskatta de smidigare redovisningsfärdigheter som Accountable Payable Automation med Lightyear tillhandahåller; vilket resulterar i lägre avgångsnivåer och högre betyg för anställdas engagemang.

Lightyear tar bort smärtan från AP

Ett exempel på de många fördelar som Lightyear erbjuder är att när data digitaliseras finns det ingen möjlighet för räkningar att försvinna. Att betala räkningar i tid innebär att företag kan dra nytta av tidig betalningsrabatt som i genomsnitt är 2 % per faktura.

I traditionella AP-processer, när räkningar försvinner, tillkommer extra personalkostnader och extra frustration när man letar efter pappersräkningen; om det inte hittas, telefonsamtal eller e-postmeddelanden för att få räkningen eller räkningarna på nytt, ber om ursäkt till fordringsägarna för betalningsförseningar, då kan den olyckliga skulden som spelledningen och personalen ibland spelar för att felplacera räkningar uppstå. Gör valet att automatisera din AP och aldrig förlora en faktura igen.

Öka effektiviteten och produktiviteten

Automatiserad AP minskar marginalen för fel och 100 % korrekt datautvinning och automatiserade bokföringsregler, ta bort denna marginal helt. Detta resulterar i mer tid att fokusera på värdeskapande uppgifter för ditt företag. Föreställ dig om du hade 3 timmar på dig att analysera de senaste finansiella prognoserna istället för 1 timme – tror du att du skulle kunna ge mer insikt i prognoserna?

Det kan vara dags för en förändring...