Du kommer att göra redovisningsfel då och då, så att veta hur man upptäcker dessa problem är en viktig färdighet att utveckla oavsett vad bokföringsprogram som du använder i ditt lilla företag. Du kommer att kunna upptäcka många fel genom att granska ditt företags testbalans.
Du kommer dock att upptäcka att inte alla redovisningsfel påverkar provbalansen . Av denna anledning är det viktigt att lära sig om dessa typer av redovisningsfel så att du kan hitta och rätta till dem. Du bör notera att dessa typer av fel är de svåraste att identifiera och lösa.
Ett utelämnande fel uppstår när en transaktion helt utelämnas från böckerna av ditt företag. Du kan glömma att ange en kostnadstransaktion eller ange försäljningen av en produkt eller tjänst. Dessa transaktioner är svåra att upptäcka. Därför måste du se till att du har en stabil rutin för att ange dessa transaktioner i tid.
Den vanligaste anledningen till att dessa transaktioner inte läggs in är att dokumentationen (såsom en leverantörs faktura) försvinner. Det är mindre sannolikt att du förlorar eller tappar bort dessa stöddokument om du anger dem i tid i ditt bokföringsprogram så snart som möjligt.
Ett återföringsfel uppstår när en transaktion som borde ha bokförts som en debitering bokförs som kredit. Du kan till exempel ange en faktura som betalning eller återbetalning. Du kommer inte att märka detta fel i ditt testsaldo eftersom provsaldot fortfarande är i balans.
Ett principfel uppstår när du eller din bokförare felaktigt tillämpar en redovisning princip. Du får kostnadsföra tillgångar som ska bokföras som tillgångar. Tillgångar och utgifter är båda bokförda som debiteringar, så detta är ett tekniskt fel.
Ett provisionsfel uppstår du anger en transaktion till rätt klass men fel huvudbok. Till exempel kommer du att begå detta fel om du tillämpar en betalning på fel faktura. Ditt provsaldo kommer att visa det korrekta beloppet som en kund är skyldig, men din individuella kunds reskontra kommer att vara felaktiga.
Ett fel i dotterbolagsinmatningen uppstår när ett fel görs när du anger en transaktion. Till exempel, om du lånar en kund 5 000 $ men bara anger 500 $ som ett lån och 500 $ uttag från ditt kontantkonto, kommer du att upptäcka att detta fel överförs till ditt testsaldo. Ditt provsaldo kommer att vara korrekt.
Den vanligaste metoden för att upptäcka dessa fel är att utföra redovisningsavstämningar. Om du fortsätter med föregående exempel, skulle du upptäcka detta fel när du utförde dina bankavstämningar. Du skulle upptäcka att du skulle ha ont om 4 500 USD i kontanter på ditt bankkonto och sedan skulle kunna rätta till felet.
Du måste utveckla bra interna kontroller och processer för att upptäcka fel. Till exempel vill du se till att alla dina formulär är konsekventa så att anställda kommer in i en rutin när de matar in information i ditt bokföringsprogram. Du vill också se till att du har tillräckligt med personal för att kunna hantera arbetsbördan. Underbemanning leder till trötthet hos de anställda, vilket kan leda till trötthet, förhastat arbete och fler bokföringsfel.
Medan du kommer att vilja utveckla metoder för att förhindra fel när det är möjligt, fel som anges ovan kommer att inträffa då och då. Du kan inte förhindra att alla fel inträffar. Du bör göra olika avstämningar vid månads- och årsskiftet för att upptäcka många fel så att de kan korrigeras.
Bankavstämningar bör till exempel utföras varje månad. Anläggningstillgångar får stämmas av endast årligen så att du kan säkerställa att du har bokfört rätt belopp för avskrivningskostnaden.
Du kommer att upptäcka att om du letar efter sätt att förhindra fel och har en rutin för att utföra granskningar och avstämningar av din bokföring så att din verksamhet kommer att fungera smidigt och du kommer att minska antalet bokföringsfel.
"Bokfel" är en annan term för att hänvisa till redovisningsfel generellt. Termen avser eventuella fel i bokföringen.
Sättet att korrigera ett fel beror på vilken typ av fel som uppstod. Ibland kan korrigeringen vara så enkel som att korrigera ett stavfel i ett kalkylblad innan någon annan märker det. I andra fall kan du behöva meddela andra om misstaget när du rättar till det. Till exempel, om ett betydande fel rapporterades i ett officiellt bokslut måste du återutge dessa dokument med felen korrigerade.
