Som arbetsgivare vill du säkerställa att du uppfyller alla skyldigheter gentemot dina anställda, från förmåner till skydd.

Vissa skyldigheter dyker dock upp sällan, så det är inte ovanligt att vara lite luddig på detaljerna. Ett sådant ämne är Family and Medical Leave Act (FMLA-ledighet). Det är möjligt att driva ett företag i månader eller till och med år utan att stöta på en ledighetsförfrågan som skulle omfattas av FMLA.

Lyckligtvis är grunderna i FMLA ganska enkla. Det handlar mest om att vara medveten om FMLA-processen – särskilt obligatoriska meddelanden.

Vad är FMLA Leave?

Familje- och sjukledighetslagen tillåter kvalificerade anställda att ta semester av vissa familje- och medicinska skäl. Lagen ger dessa anställda obetalt jobbskydd i upp till 12 veckor under en 12-månadersperiod.

Kvalificerade anställda kan ta FMLA i följande situationer:

• födelse, adoption eller fosterplacering av ett barn
• allvarligt hälsotillstånd som hindrar den anställde från att arbeta
• vård för make, barn eller förälder med allvarligt hälsotillstånd
• kvalificerade händelser relaterade till utlandsplacering av militär make, barn eller förälder

Om du tar hand om en skadad eller sjuk familjemedlem i militärtjänsten kan ledigheten tas i upp till 26 veckor under en 12-månadersperiod.

Vilka arbetsgivare berörs av FMLA?

Offentliga myndigheter, grundskolor och gymnasieskolor och privata arbetsgivare med minst 50 anställda eller fler anses vara "arbetsgivare som omfattas". Arbetsgivare som omfattas är skyldiga att vidta specifika åtgärder för att uppfylla FMLA-skyldigheterna – även innan några ledighetsförfrågningar görs.

Vilka är initiala krav för arbetsgivare?

Affisch :Arbetsgivare som omfattas måste visa en FMLA-affisch från Department of Labor på varje företagsplats i ett område där den lätt kan ses av anställda.

Allmänt meddelande :Arbetsgivare måste distribuera ett allmänt meddelande till FMLA-berättigade anställda. Meddelandet måste åtminstone innehålla all information från affischen, så det är ofta enklast att helt enkelt kopiera affischinformationen och lägga till den i din personalhandbok.

Hur svarar arbetsgivare på förfrågningar om ledighet?

Om en anställd begär ledighet av något FMLA-kvalificerande skäl måste du följa stegen nedan. Observera att anställda inte behöver specifikt begära FMLA-ledighet.

1. Bestäm den anställdes berättigande till FMLA-ledighet

Inom 5 dagar efter den första ledighetsbegäran måste du ge den anställde två meddelanden: 

• Kvalificeringsmeddelande :Detta meddelande kommer antingen att informera den anställde om deras FMLA-kvalificering eller kommer att ge specifika skäl till varför den anställde inte är kvalificerad. För att vara berättigade måste anställda ha minst 1 250 tjänstetimmar och ha arbetat för arbetsgivaren i minst 12 månader före startdatumet för FMLA-ledigheten. Observera att anställningen inte behöver vara på varandra följande. Den anställdes särskilda arbetsplats måste också ha minst 50 anställda inom 75 miles.
• Meddelande om rättigheter och skyldigheter :Det här meddelandet innehåller viktig information, till exempel ledighetsperioden, om den anställde behöver intyga behovet, om den anställde måste ersätta eventuell betald ledighet och mer.

De flesta arbetsgivare använder DoL:s kombinerade formulär för meddelande om behörighet och rättigheter och ansvar.

2. Vänta på intyg om behov (om tillämpligt)

I meddelandet om rättigheter och skyldigheter har du möjlighet att begära intyg om behov. I huvudsak är detta ett bevis på att orsaken till ledigheten kvalificerar sig för FMLA, såsom dokumentation från en vårdgivare. Anställda måste tillhandahålla begärda intyg inom 15 dagar om det inte finns förmildrande omständigheter.

Arbetsgivare kan begära följande typer av certifiering:

• läkarintyg för anställda
• läkarintyg för familjemedlemmar
• intyg för nödledighet för militära familjemedlemmar

Med medicinska intyg är det viktigt att notera att en diagnos inte krävs. Istället bör en vårdgivare notera information som är relevant för den anställdes förmåga att arbeta, inklusive den förväntade varaktigheten av tillståndet. Certifiering av nödledighet är mer varierande men kan inkludera en begäran om en kopia av militärmedlemmens aktiva tjänstgöringsorder.

Om intyget som tillhandahålls är ofullständigt eller otillräckligt måste du begära en rättelse. Anställda har vanligtvis 7 dagar på sig att åtgärda problem eller så kan arbetsgivare neka FMLA-ledighetsbegäran. Dessutom, om ett medicinskt intyg verkar tveksamt, kan du (på egen bekostnad) begära ett andra utlåtande från en annan vårdgivare. Om deras åsikt är olika krävs ett slutgiltigt yttrande från en tredje vårdgivare.

3. Godkänn eller avvisa begäran om ledighet

Om du är osäker på om orsaken till ledigheten är kvalificerad enligt FMLA, är en bra resurs FMLA Employer Guide, som går igenom vanliga frågor, till exempel om nyblivna fäder kvalificerar sig för FMLA (de gör det) eller om FMLA kan användas för att ta hand om för vuxna barn (det kan i fall av funktionshinder eller allvarliga hälsotillstånd).

När du har gjort ditt slutgiltiga beslut måste du ge den anställde ytterligare ett meddelande:

Beteckningsmeddelande :Detta meddelande godkänner eller avvisar formellt FMLA-ledighetsbegäran och innehåller nyckelinformation, såsom hur mycket ledighet som används. Du kan skriva ditt eget meddelande eller använda formuläret Designation Notice som tillhandahålls av DoL.

4. Behåll hälsofördelarna och förbered för anställdas återkomst

Det finns specifika FMLA-riktlinjer angående hälsofördelar. I huvudsak, om anställda (och eventuella familjemedlemmar) har hälsoskydd enligt ditt företags grupphälsoplan, måste de fortsätta att få täckning under sin ledighet. Anställda på FMLA måste fortfarande betala eventuella premier.

När den anställde återvänder från FMLA-ledighet måste de återgå till samma position eller motsvarande (samma lön, skift etc.). Detta betyder inte att anställda på FMLA aldrig blir uppsagda. En arbetsgivare kan säga upp en anställd under sin FMLA-ledighet, men arbetsgivaren måste kunna visa att detta skulle ha skett även om den anställde inte varit ledig.