Som ett litet företag är det ingen liten uppgift att hantera din ekonomi. Eftersom en av huvudorsakerna till att företag misslyckas beror på dålig kassaflödeshantering, är det också därför du behöver hjälp.

Om du inte har massor av erfarenhet av att arbeta med revisorer eller bokförare, här är vad du behöver veta:

1. Revisorer och bokförare är inte samma sak.

Även om termerna ofta används omväxlande — redovisning och bokföring är två separata professionella beteckningar — som var och en tillhandahåller ett specifikt utbud av ekonomiförvaltningstjänster.

Bokhållare håller reda på dagliga transaktioner — pengarna som går in och ut ur ditt företag genom försäljning, inköp, löner, skatter och andra saker som lägger till eller tar bort resultatet.

Revisorer använder ekonomisk data för att hjälpa företagsägare att fatta bättre ekonomiska beslut — de tittar på helhetskoncepten för att generera rapporter, prognostisera trender och rekommendera bästa praxis.

Detta betyder inte att revisorer och bokförare utesluter varandra. Faktum är att företag ser de bästa resultaten när revisorer och bokförare arbetar tillsammans genom att sätta upp mål och dela information.

För att använda en sportmetafor, tänk på revisorn som tränaren och bokhållaren som idrottaren.

2. Hitta rätt revisor och rätt bokförare.

Beroende på ditt företags storlek och behov, kanske du behöver en heltidsanställd revisor eller bokförare. Tack och lov ger uppkomsten av molnbaserade redovisnings- och bokföringsföretag småföretag ännu fler alternativ.

Vad betyder molnbaserat? I ett inte så avlägset förflutna fanns den mesta programvaran på en dators hårddisk. Kommer du ihåg att du köpte cd-skivor eller — gasp — disketter för att installera programvara? Med molnbaserad programvara är applikationen värd online och användarens dator är helt enkelt en portal för åtkomst till verktyget.

Lätt att installera och använda, molnbaserad bokföringsprogram och applikationer gör det enkelt för småföretag, revisorer och bokförare att samarbeta online (virtuellt) såväl som personligen.

Intuit, tillverkare av QuickBooks, en av de ledande bokföringsapplikationerna för småföretag, förutspår att 78 % av småföretagen kommer att förlita sig på molnteknik år 2020. För alla som räknar, är det två år från nu.

För att hitta en molnrevisor kan du fråga andra småföretagare och söka på nätet. Flera mjukvaruföretag, som FreshBooks, QuickBooks och Xero, har även remisssidor för revisorer och bokförare.

Eftersom den uppkopplade redovisningsmarknaden snabbt förändras och växer, är ett annat alternativ hybridlösningar, som Qount som erbjuder sin egen programvara kombinerat med professionell redovisnings- och bokföringstjänst.

Se dig omkring, gör din research och utforska sedan dina toppval mer i detalj.

3. Ställ de rätta frågorna.

En annan komponent för att hitta rätt passform med en revisor eller bokförare är att känna till dina behov. I själva verket bör du göra detta redan innan du börjar nå ut till revisorer och bokförare.

Om du behöver analyser på högre nivå, vill du leta efter en revisor. Om du behöver processstöd, till exempel datainmatning eller sätt att minska datainmatningen, bör du leta efter en bokhållare.

Om du behöver lite av båda, leta efter ett företag som har redovisnings- och bokföringstjänster eller hitta en revisor och bokförare som är villiga att samarbeta. (Om du väljer samarbetsalternativet hjälper det också att se till att din revisor och bokförare båda använder samma bokföringsprogram.)

Frågor att ställa som en del av sökprocessen inkluderar:

• Vilka är deras certifieringar och specialiseringsområden?
• Revisorer med CPA-beteckning har genomfört en specifik certifieringsprocess.
• Branschorganisationer för bokhållare inkluderar American Institute of Professional Bookkeepers och National Association of Certified Public Bookkeepers.
• Har de erfarenhet av ditt företags specifika område eller bransch?
• Kan de ge dig referenser?
• Vilka bokföringsprogram och applikationer använder de?
• Vad är deras faktureringsstruktur och tjänsternas omfattning?
• Vilka sekretess- och säkerhetsprocesser följer de?
• Hur föredrar de att kommunicera – telefon, e-post, personligen?
• Är du villig att samarbeta med en annan oberoende revisor eller bokförare?

Hur värdefull kan rätt revisor och bokförare vara? Tänk på detta... revisorer och bokhållare hjälpte till att få ner Al Capone. Medan hans lista över brott var stor, åtalades han till slut för skattebedrägeri.

Om du tar den kriminella referensen med en nypa salt, kanske du undrar över kostnadsfördelarna med att arbeta med en revisor eller bokförare. Svaret skulle vara att överväga kostnaden för gör-det-själv-misstag.

En böter förvärrad av intresse kan lätt förhindras genom att anlita en professionell. En annan fördel — professionella serviceavgifter är också avdragsgilla företagskostnader.

Ansvarsfriskrivning:Råden som delas i det här stycket är avsedda att vara informativa. Det ersätter inte expertis hos ackrediterade affärsmän.