Att skapa en balansräkning kan vara en utmanande uppgift för småföretagare. Speciellt om du inte är skolad i ekonomi och inte helt förstår in- och utsidan av finansiella rapporter, kan du känna dig osäker i början.

I det här inlägget kommer jag att täcka upp vad en balansräkning är, hur det gynnar ditt företag och de viktiga avsnitt du behöver inkludera.

Vad är en balansräkning?

En balansräkning är en av de tre primära finansiella rapporterna som används för att övervaka ditt företags hälsa, tillsammans med din kassaflödesanalys och resultaträkning.

Din balansräkning bör ingå som en del av din affärsplan. Se det som en ögonblicksbild av ditt företags finansiella ställning – vad du äger och vad du skyldig — vid en singulär tidpunkt, som i slutet av en månad, kvartal eller år.

De saker du äger kallas tillgångar , såsom kontanter på banken, inventarier, fordon, utrustning, byggnader och kundfordringar, vilket är pengar kunder är skyldiga dig för försäljningar som gjorts men ännu inte betalats för.

De föremål du är skyldig kallas skulder , såsom leverantörsskulder, som är inköp som du har gjort men ännu inte betalat för; skatter du är skyldig, inklusive försäljning, löner, lån för allmänna ändamål; och inteckningar.

Skillnaden mellan vad du äger (tillgångar) och vad du är skyldig (skulder) kallas nettovärde eller eget kapital. Med andra ord, efter att alla räkningar har betalats och alla förpliktelser har uppfyllts, tillhör eventuellt kvarvarande värde ägarna.

Vad är fördelen med att ha en balansräkning för ditt företag?

Med en överblick ger balansräkningen dig en uppfattning om ditt företag har de finansiella resurserna att expandera och hantera de normala svängningarna i att ta emot och spendera kontanter eller om det behöver omedelbar uppmärksamhet för att stärka kassareserverna.

När det gäller operativ ledning ger balansräkningen insikter om var kontanter behöver samlas in, lagerhanteras och räkningar betalas.

Hur kan du använda en balansräkning för att hantera ditt företag?

För att använda en balansräkning för att hantera ditt företag, titta först på dina nuvarande och anläggningstillgångar.

Omsättningstillgångar kan konverteras till kontanter inom de närmaste 12 månaderna:

• Kontanter på banken: Genom att hålla reda på kontanter och prognostisera vad de kommer att vara om en till fyra veckor kan du veta om du har tillräckligt med pengar för att betala, betala dina räkningar och betala själv.
   
• Kundreskontra (A/R): Du gjorde försäljningen och ådrog dig kostnaden för att tillhandahålla produkten eller tjänsten och väntar nu på att få betalt. Använd din balansräkning för att spåra om kunder betalar i tid eller om du behöver ringa och påminna dem om att betalningen förfaller. Om du vet att kunder är sena med betalningar kan du överväga att vänta med efterföljande försäljning. Vissa företag uppmuntrar snabb betalning genom att erbjuda rabatt. Listan över när betalningar förfaller kallas ett kontoutdrag för åldrande av kundfordringar. En finansiell nyckeltal för att hantera A/R kallas för utestående dagars försäljning.
   
• Inventering: Om ditt företag har lager måste du se till att du kan möta den förväntade försäljningen och inte ha för mycket över. Ett tillverkningsföretag kan ha tre lagernivåer, som var och en måste hanteras - råmaterial, i bearbetning och färdig produkt - medan en klädbutik måste spåra lager efter stil och storlek. En finansiell nyckeltal för att hantera lager kallas lageromsättning.

Anläggningstillgångar kommer att finnas kvar i mer än 12 månader:

• Fordon, utrustning och byggnader: Du måste spåra dessa för försäkringsändamål och troligen skriva av utgifterna för skatteändamål.
   

Låt oss nu titta på dina skuldkonton.

De tre första typerna av skulder kallas kortfristiga skulder , eftersom de vanligtvis förfaller inom de närmaste 12 månaderna.

• Lekonortoskulder (A/P): Att ha leverantörer som låter dig betala på kredit är underbart. Spåra dessa skyldigheter och se till att du betalar i tid. Om det inte är möjligt, kontakta leverantören och låt dem veta när du kommer att betala. Säljare ger ofta rabatter för snabb betalning, så om du har pengarna, missa inte betalningsdatumet. Köp som debiteras ditt kreditkort ingår i det här avsnittet.
• Skatter: Håll koll på moms som samlas in från kunder. Det här är inte dina pengar; du är skatteuppbördsagent för regeringen. Löneskatter som innehålls från anställdas lönecheckar är inte heller dina pengar. Om du använder en lönetjänst (rekommenderas starkt), bör de hantera detta åt dig. Vissa jurisdiktioner samlar in personlig egendoms- och fastighetsskatt, och beroende på din form av juridisk organisation (t.ex. enskild firma, LLC, bolag) kan du också ha statliga och federala skatteskyldigheter för företag.
• Lån: Om du har några lån där betalning ska ske inom de närmaste 12 månaderna, listas de här. Missa inga betalningsdatum, eftersom det i vissa fall kan leda till att ditt lån går i konkurs.
• Långfristiga lån : Detta inkluderar bolån där betalning förfaller inom mer än 12 månader.

Ett finansiellt nyckeltal som kombinerar omsättningstillgångar och kortfristiga skulder kallas aktuellt förhållande (omsättningstillgångar dividerat med kortfristiga skulder). Förhållandet bör vara större än 1, vilket visar att du har de ekonomiska resurserna för att betala dina räkningar.

Den tredje delen av balansräkningen visar ditt nettovärde .

Förutom den personliga tillfredsställelsen av att veta att du är värd mer varje år, har banklån ofta krav på att nettoförmögenheten måste hållas på en viss nivå, så du måste spåra din nettoförmögenhet för att säkerställa att du inte är i standard.

Exempel på balansräkning

Här är ett exempel på en förenklad balansräkning som visar en ögonblicksbild av ett företag den 31 mars 2016:
 

Omsättningstillgångar                                                                  Kortfristiga skulder

Kontanter                                       75 000 $         Leverantörsskulder                                                                  

Kundfordringar              125 000 $         Skatter                                    20 000 $

Inventering                                $  50 000

Totala omsättningstillgångar             $250 000         Totala kortfristiga skulder               $70 000

Anläggningstillgångar                                                 Långfristiga skulder

Fordon, utrustning              100 000 $         Lån och bolån                       100 000 $

netto värd $ 180.000

Totala tillgångar                           350 000 USD Totala skulder och nettovärde 350 000 USD

Observera att vid 350 000 USD är totala tillgångar lika med totala skulder plus nettoförmögenhet. Från det här exemplet ser vi att tillgångarna på 350 000 USD har finansierats med 170 000 USD från andra och 180 000 USD från ägarna.

Nyckellektioner

• Balansräkningen är en av de primära finansiella rapporterna som kan användas för att hantera din verksamhet på både lång sikt och daglig basis.
• Även om du kan delegera upprättandet av balansräkningen till en revisor eller bokförare, representerar den ditt företag, så du bör förstå hur du läser den och använder den.