Om ditt arkivskåp spricker i sömmarna är du inte ensam. Som småföretagare har du mycket pappersarbete att hålla reda på – allt från företagslicenser, personalregister, företagslunchkvitton – listan fortsätter.
Några av de mer utmanande uppgifterna att hantera är ditt företags skattedokument och allt stödjande pappersarbete som följer med dem.
Som standard slutar många företagare med att i onödan spara varenda kvitto i flera år. Eller, ännu värre, de blir överväldigade och slänger viktig information.
IRS kan granska din avkastning i upp till sju år efter att du lämnat in om de misstänker att skatteanmälan gjordes felaktigt eller om du begärde avdrag för en osäkra fordringar. Preskriptionstiden – den tid du har på dig att ändra din deklaration – löper ut tre år efter att deklarationen lämnats. Så håll fast vid dina skattedeklarationer och alla stödjande dokument i minst sju år, om inte längre.
För den fullständiga uppdelningen av federala skattedokumentationskrav baserat på dina unika affärsbehov, gå till IRS-webbplatsen och läs igenom deras sida om hur länge du ska spara skatteregister.
Skattereglerna för finansiella poster tycks ändras varje år. Guiden nedan hjälper dig att bättre förstå de senaste kraven och bryta ner vilka dokument du bör förvara, vilka du kan strimla och vilka som hör hemma i lås.
Följande dokument är de du vill hålla reda på – skriv ut, arkivera och lagra dessa sex skattedokument varje år.
Inte alla affärsuppgifter kräver att du har ett fysiskt pappersspår. Om du är som många företag och föredrar att underhålla dina register och dokumentation elektroniskt, kan du förvara dessa dokument på en server eller i molnet.
Om du bestämmer dig för att lagra dessa dokument elektroniskt är det avgörande för ditt företags säkerhet att du skyddar din information med pålitlig, beprövad datasäkerhet. Ett nyligen genomfört SCORE-webbseminarium, "Vad småföretag behöver veta om cybersäkerhet", berör säkerhetskopiering och återställning av känsliga dokument.
Oavsett vilket elektroniskt eller molnbaserat lagringsalternativ du väljer, är det värt din tid att undersöka den plattformens datasäkerhet och deras process för att skydda ditt företag, samt att återställa dina data om det skulle finnas ett säkerhetsintrång. Kolla in den här listan över molnlagringsleverantörer för att hjälpa dig att avgöra det säkraste sättet för ditt företag att lagra känslig information elektroniskt och hålla ordning på dina skattedokument och andra affärsregister.
Det finns flera typer av affärshandlingar som inte behöver lagras fysiskt eller elektroniskt. Faktum är att vissa poster som innehåller personlig information är många gånger bättre strimlade än inte. Detta exkluderar eventuell skattedokumentation, juridiska dokument och de flesta poster som anges ovan.
Kontrollera alltid med din finansiella rådgivare och revisor innan du börjar strimla vad som kan vara viktig dokumentation för ditt företag att underhålla. Vanligtvis kan dock de flesta företag strimla icke-nödvändig dokumentation som listar personlig information.
Om du fortfarande inte är säker på om du ska behålla dessa affärshandlingar eller förvara dem, även efter att begränsningsperioden har löpt ut, är det aldrig ett dåligt alternativ att hänga på dem ett tag till. Och genom att digitalisera dina register blir det ännu enklare att lagra tidigare dokument, vilket tar bort stressen från ditt arkivskåp.
Nu när du har organiserat ditt företags ekonomiska register och vet vilka dokument som ska lagras som fysiska kopior, vilka som kan lagras elektroniskt och vilka som kan strimlas, är nästa steg att ta fram ett system för arkivering och lagring av rätterna. dokumentation.
Ett av de enklaste sätten att få ordning på dina affärsregister är med hjälp av en SCORE-mentor. En mentor kommer att leda dig till de bästa resurserna för att hantera dina register och hjälpa dig att skapa ett system för att hålla ordning på dina skattedokument och andra affärsregister. Kontakta en SCORE-mentor idag.
