Att vänta tills semesterns förödelse kommer för att ta itu med obligatoriska uppgifter om företagsefterlevnad gör en redan stressig säsong ännu mer ansträngande. Och att skjuta upp ansökningar till ett senare tillfälle kan orsaka stora problem.
Underlåtenhet att lämna in rapporter och formulär i tid kan leda till böter, straffavgifter och till och med avstängning eller upplösning av ett företag. Inte precis ett idealiskt scenario för att säga "hej då" till 2021 och "hej" till 2022!
Lyckligtvis kan företagare, med viss eftertänksamhet och planering, få ett hopp om sina krav vid årets slut innan de blir djupt insatta i att köpa (och slå in!) presenter, resa till släktingar och hålla semesterfester.
Jag kommer att dela med mig av flera årsslutskrav som många företagare måste ta itu med för att hålla sina företag i god status. Tänk på att inte alla har samma ansvar för att följa företaget. De varierar beroende på enhetstyp, bransch och var ett företag finns. Av den anledningen bör företagare se till att de förstår de specifika regler och krav som gäller för dem. Att samråda med en betrodd advokat och skatterådgivare kan hjälpa till att säkerställa att ingenting förbises.
Nästan varje stat kräver att företag håller årliga aktieägarmöten och spelar in protokoll från dessa möten. I vissa stater måste LLCs (bolag med begränsat ansvar) genomföra årliga medlemsmöten. Även om det inte krävs av lagstadgade regler, kan en LLC fortfarande behöva hålla ett möte enligt villkoren i dess driftsavtal. Alla företag som ansvarar för att hålla ett årsmöte men inte har hållit något ännu 2021 kommer att vilja schemalägga det snart!
Många stater kräver att LLC och företag lämnar in en årsrapport varje år. Vissa har tvååriga rapporter (vartannat år) i stället. Och sedan följer andra – som Pennsylvania och dess decenniella rapporter (vart tionde år) – ett annat schema. Företagsägare måste undersöka sin delstats regler och deadlines så att de inte missar detta kritiska efterlevnadsansvar.
Inte bara frekvensen av rapporterna varierar, utan också förfallodatumen. Vissa stater sätter deadlines som matchar årsdagen av företagets bildande eller bolagsdatum. Andra kräver rapporterna samtidigt som årsredovisningen ska lämnas in. Andra kräver dem i slutet av kalenderåret.
Företag (som enskild firma, allmänna partnerskap och bortsedda företags-LLC) som gör kvartalsvisa skattade inkomster och skattebetalningar för egenföretagare under hela året kan dra nytta av att se över sina hittillsvarande intäkter, utgifter och skattebetalningar. Att kontrollera matematiken kan hjälpa dem att avgöra om de har underbetalt eller överbetalt sin skatt för året. Sedan kan de diskutera sin situation med sin skatterådgivare eller revisor för att se om det kan vara meningsfullt att göra några justeringar av sin senaste uppskattade skattebetalning för året för att kompensera för överskott eller brist.
Den affärsstruktur en startup väljer från början kanske inte förblir det bästa alternativet när företaget växer och utvecklas. Till exempel, en enskild firma som har lagt till anställda till sin lönelista och utökat sina produktlinjer kan upptäcka att det personliga ansvarsskyddet och skatteflexibiliteten hos en LLC kommer att ge en optimal situation juridiskt och ekonomiskt. Advokater, revisorer och skatterådgivare kan hjälpa entreprenörer att bedöma vilken enhetstyp som kommer att tjäna deras behov och bestämma den perfekta tidpunkten för att göra förändringen effektiv.
Företag registrerade som aktiebolag och företag måste officiellt meddela staten om vissa förändringar som har inträffat med enheten. I många stater kallas formuläret som används för ansökan antingen "Articles of Amendment" eller "Certificate of Amendment."
I allmänhet inkluderar ändringar som motiverar ett ändringsmeddelande:
Företagsägare bör skicka in ändringsartiklar för att rapportera förändringar som dessa så snart som möjligt under det år de inträffade så att staten har korrekt information om deras företag. Att ha aktuella uppgifter inlämnade till staten hjälper till att säkerställa att en enhet har god status och upprätthåller den företagsslöja som skyddar dess ägares personliga tillgångar från juridiska och ekonomiska anspråk mot företaget.
Entreprenörer som planerar att anställa sina första anställda 2022 kan komma igång genom att registrera sig för löneskatter innan det nya året kommer. Arbetsgivare håller inne federal inkomstskatt från anställdas lönecheckar, så de behöver ett EIN (Employer Identification Number) om de inte redan har fått ett från IRS. Statliga registreringar inkluderar statlig arbetslöshetsförsäkringsskatt (SUI), som erbjuder kortsiktiga arbetslöshetsförmåner till berättigade arbetstagare som är arbetslösa på grund av att de förlorar sina jobb eller slutar på grund av hälsoproblem eller personliga problem. De flesta stater kräver också att företag registrerar sig för att hålla inne statlig inkomstskatt (SIT) från sina anställdas bruttolön och överföra dem till statens skattemyndighet.
Att stänga ett företag innebär mer än att bara sätta käppar i hjulet för att sälja produkter eller tjänster. Entreprenörer måste följa en process för att officiellt avsluta LLC eller företagets existens genom att lämna in ett dokument som heter "Articles of Dissolution" eller "Certificate of Termination" till Secretary of State office. I vissa stater måste allmänna partnerskap lämna in pappersarbete för att meddela sitt tillstånd om upplösningen.
Andra uppgifter kan vara att stänga företagets skattekonton och annullera affärslicenser och tillstånd.
Att underlåta att formellt meddela lämpliga statliga, federala och lokala myndigheter när ett företag stängs kan innebära att ägarna förblir ansvariga för att lämna in obligatoriska rapporter och betala skatter och andra avgifter även om de har upphört med sin verksamhet.
Även om det kan tyckas som om slutet av året är långt borta, närmar det sig snabbt. Gör dig organiserad och ta itu med dina återstående ansvarsområden nu så att du kan njuta av helgens glädje utan några distraktioner!
