Hal Shelton är en certifierad SCORE-mentor, ängelinvesterare och författare till Amazons bästsäljande bok "The Secrets to Writing a Successful Business Plan." Här är några tips som han har lärt sig när han var mentor för kunder under covid-19-krisen.

Det är svåra tider för ett litet företag, för alla företag. Vanliga sätt att få och bedriva affärer har ändrats. Vad har vi hittills lärt oss av denna erfarenhet att tillämpa i vår verksamhet framöver?

Följande är en checklista med saker baserad på mitt arbete med många småföretag under denna kris.

Ha en bra affärsgrund på plats

Det här är inte frontlinjen för att tillverka en produkt, utföra en tjänst, kontraktera en ny kund, gå på en mässa – aktiviteter som kan generera intäkter. Följaktligen anses objekten som listas nedan ofta vara mindre i betydelse, en trevlig att ha snarare än ett måste, eller bara overhead och skjuts följaktligen bort till ett senare datum. Den nuvarande covid-19-krisen visar att dessa är viktiga att ha på plats och att företag utan dem har ytterligare hinder och utmaningar.

1. Känn din leverantörskedja/leverantörer/entreprenörer/kunder

Du kan kontrollera objekten inom ditt företag men påverkas ofta av andras handlingar.

• Kommer dina kunder att betala sina räkningar i tid?
• Är ditt företag beroende av ett fåtal kunder (d.v.s. kundkoncentration)?
• Kommer du att få tillbehör, delar och andra insatser som behövs för att ditt företag ska fungera?
• Är du beroende av ett fåtal leverantörers prestanda?
• Hur lättillgängliga är tjänsteleverantörer om de är sjuka och oförmögna att prestera?

Vissa av dessa frågor behövde inte vänta på att covid 19 skulle få effekt, eftersom de med förnödenheter från Kina påverkades under stora delar av det senaste året som ett resultat av handelskriget.

2. Ha en bankrelation och känna din bankman

Covid-19 ekonomiska stimulanspaket implementeras via banksystemet, och banker, som är överbelastade med applikationer, ger sina nuvarande kunder i första hand. De företag som har ett bra samarbete med sina lånansvariga för småföretag och verkar ha mer kommunikation om processkraven och status för sina ansökningar. Om din bank inte behandlar dig som du tycker är lämpligt, leta då efter en annan bankrelation när tiderna blir bättre.

3. Ha en kreditgräns (LOC)

I dessa tider "kontanter är kung." Det är en bästa praxis att ha en LOC som kan ritas om det behövs. Det är ditt skyddsnät för att ta dig igenom dessa tider eller att ta vara på möjligheter att tillhandahålla din produkt/tjänst till dina kunder eller för att växa ditt företag. Den bästa tiden att skaffa en LOC är när du inte behöver den. Vilken nivå av LOC du än har idag, se till att öka den. Ofta kostar det ingen LOC förrän du använder den.

4. Ha en process för kassaflödesprognoser på plats

Återigen, i dessa tider är kontanter kung. Prognostisera ditt kassaflöde - pengar som förväntas tas emot och pengar du kommer att spendera. Ta reda på om du kan göra löner, betala själv och betala en del mot dina nyckelleverantörsfakturor. Denna finansiella modellering kan vara ett enkelt Excel-kalkylblad eller något mer sofistikerat. Beroende på dina försäljnings- och betalningscykler kan detta vara en månadsprognos för de kommande 6 månaderna eller en veckoprognos för de kommande 3 månaderna. Du måste känna till dina kontanter på banken och nettorörelsekapitalpositionen varje dag.

5. Ha relationer med en redovisnings- och advokatbyrå

De flesta småföretag har dessa relationer, men är de aktiva? Du måste lita på att din revisor och advokat hjälper dig att tolka reglerna för att få katastroflån samt åtgärder du kan behöva vidta som att ställa in hyresbetalningar, inte betala leverantörsfakturor, luta dig mot kunder som inte betalar dina fakturor, etc.

Förstå att framtiden är osäker

Inser fullt ut att det finns många saker du inte vet och som är omöjliga att veta säkert. Nå ut till rådgivare och andra som kan ha opererat i liknande situationer och få deras råd. En källa till sådana råd är att ha en SCORE-mentor – gå till www.SCORE.org för att hitta en mentor och för att hitta mycket information om att starta och driva ett litet företag.

1. Tro inte att allt kommer att ordna sig utan att vidta åtgärder. Detta är ett tillvägagångssätt med hög risk "bet the ranch". Även om du inte behöver fatta förhastade beslut, bör du vidta åtgärder för att säkerställa att ditt företag kan överleva krisen och vara stark när krisen är över. Vid den tidpunkten kommer det inte nödvändigtvis att vara business as usual.
2. För många företag är personalkostnader det största kostnadsområdet och det som är mest inom din kontroll att påverka. Det är väldigt svåra beslut. Tänk på olika scenarier av vad du skulle göra i en kris. De flesta erfarna entreprenörer fattar väl genomtänkta, men snabba och djupa personalbeslut. Deras tillvägagångssätt är att göra djupa snitt omedelbart och därmed förhoppningsvis göra snitten bara en gång.
   
   1. Bestämma vad som är viktigt för ditt företag. Är det att hålla ihop hela teamet och därmed alla ta en tillfällig lönesänkning, eller behövs inte vissa tjänster verkligen så att en del personal släpps taget och de som behålls inte får lika mycket ersättningssänkningar?
   2. Vet vad som är viktigt för ditt team. I ett fåtal företag jag arbetar med har grundaren/VD:n pratat med varje anställd en-mot-en och fått reda på att det är viktigare att upprätthålla hälsofördelar under de kommande 2-3 månaderna än att behålla lönen. Således sänktes lönerna med 40 %, men hälsoförmånerna behölls.
   3. Kommunikation med ditt team är avgörande under dessa tider – både en-mot-en och i grupper för att få deras input och dela planer. Vissa företag håller "stadsmöten" varannan vecka via videokonferenser; som förstärker veckovisa operativt fokuserade diskussioner.
3. Tro inte att när denna covid 19-kris väl är över kommer det aldrig att bli en ny kris. Och därför behöver du inte överväga de åtgärder som noteras i den här bloggen. Under de senaste 30 åren har det förekommit flera kriser med stor inverkan på finansmarknaden (Spar- och lånekris, Dot Com Bubble, Great Recession och nu COVID 19) och varje ny verkar vara mer intensiv och mer effektfull.

Fokusera på att ha tillräckligt med kontanter

Jag är säker på att du började året med planer för att växa ditt företag, genomföra nya projekt, erbjuda nya produkter eller tjänster, ha en nyckellednings- eller kundkonferens, anställa nyckelpositioner, eller kanske till och med gå i pension från ditt företag, etc. Nu, de flesta av dessa är på is. I en kris handlar det om att ta sig igenom den. Nu är det dags att ändra fokus, ändra mätvärdena du följer – koncentrera dig på att ha tillräckligt med pengar för att klara stormen.

Var en ledare

Ledarskap handlar om att ha en plan och vidta åtgärder – att ha tänkt på frågorna och ha en sammanhängande strategi, att nå ut till andra för råd.

Ledarskap handlar också om hur du agerar – att vara stadig i en kris. Det är inte att vara Chicken Little och berätta för alla att himlen faller. Det är inte heller ett Pollyanna som säger att allt kommer att ordna sig och att ingen åtgärd krävs. Ditt team och dina kunder ser till dig.

Kommunikation är nyckeln – både en-mot-en och i grupper. Denna kommunikation är en möjlighet att verkligen lyssna på ditt team och kunder och för dig att på ett transparent sätt dela dina planer, handlingar och, naturligtvis, resultaten. Den här nuvarande krisen med dess obligatoriska sociala distansering och att arbeta hemifrån lägger till komplexitet till effektiv kommunikation. Som företagsledare är det här ditt jobb att arbeta igenom kommunikationsutmaningarna både med ditt team och med dina kunder.

Sammanfattning

Eftersom vi inte vet hur länge covid 19-krisen kommer att pågå eller vad de affärsmässiga/ekonomiska förhållandena kommer att vara efter krisen, är det inte för sent att agera nu för att förbättra ditt företags position och ekonomiska hälsa. Lär dig av denna erfarenhet för att göra förändringar i din affärsverksamhet. Var den ledare som dina anställda och kunder letar efter.