Alla vet att det är viktigt att vara väl förberedd för affärsmöten. Deltagarna förväntas sätta sig in i frågor på dagordningen så att de kan delta i diskussioner. Men för att vara helt förberedd finns det saker du aldrig bör glömma att ta med dig.
Du hittar inte en lista över dessa väsentliga möten i en handbok. De kanske inte ens verkar vara viktiga förrän du faktiskt behöver dem, men ingen av dessa saker bör förbises. De är obligatorisk utrustning om du vill göra ett gott intryck på kollegor, en chef eller potentiell affärspartner. Vad som följer är en lista med åtta saker du aldrig bör lämna bakom dig när du deltar i möten.
Du kanske är stolt över att ha ett bra minne, men att skriva ner de viktiga saker som inträffar under möten kommer att ge dig ett praktiskt sätt att återkomma till dem senare. Även om ett möte spelas in är det ofta snabbare att bläddra i en anteckningsbok för att hitta den data du letar efter än att lyssna på en uppspelning. Tillsammans med en anteckningsbok bör du ta med minst två pennor. Du behöver mer än en eftersom du aldrig kan vara säker på när en penna tar slut på bläck. Om du måste låna en av någon annan kommer du att se oförberedd ut.
Om du planerar att presentera en rapport, se till att ta med tillräckligt många kopior för alla. På så sätt kommer de andra deltagarna att kunna följa med när du pratar. Om du har förberett en PowerPoint-presentation, överväg att göra utskrifter av nyckelbilderna. Deltagarna kommer att få en bättre förståelse för vad du har att säga om du ger dem ett visuellt hjälpmedel. De kommer också att uppskatta om de inte behöver göra långa anteckningar.
Det kan låta gammaldags i den digitala tidsåldern, men att dela ut visitkort är fortfarande ett bra sätt att presentera dig själv på möten. Det säkerställer att dina kontakter har ett sätt att nå dig efteråt. De behöver inte leta upp ditt telefonnummer. Om du inkluderar ditt personliga mobiltelefonnummer tillsammans med ditt kontorsnummer och din e-postadress, kommer du att skicka ett meddelande om att du är tillgänglig och ivrig att kommunicera.
Istället för att bära på dig en massa pappersarbete, kan du ladda allt säkerhetskopieringsmaterial du kan behöva för din presentation på en bärbar dator. Om någon har en fråga som du inte kan svara på, kan du konsultera dina dokumentfiler eller göra en snabb sökning efter information online. Om du tar med en smartphone är du förberedd när någon vill skicka eller ta emot information via sms.
Det är viktigt att ta med vatten till möten, om du skulle bli torr i halsen mitt under en presentation. De flesta möten ger vatten till deltagarna. Om du är värd, se till att det finns mycket för alla. Men om du möter på okända gräsmattor, ta inte en chans. Ta med egen flaska vatten, för säkerhets skull. Det är bättre att ha en och inte behöva den än att behöva en och inte ha den.
Om du sällan drabbas av hosta kan du bli frestad att lämna hostdroppar bakom dig. Det finns dock få saker som är värre än att försöka göra sig förstådd samtidigt som man kämpar för att inte hosta. Att se någon försöka tala medan de hostar är nästan lika smärtsamt. Hostdroppar kommer i små förpackningar som är lätta att bära. Så välj din favoritsmak och ta med dig några.
Det är viktigt att skaka hand med de människor du möter på affärsmöten, men akta dig för de bakterier du kan fånga med ett handslag, särskilt under förkylnings- och influensasäsongen. För att se till att du håller dig frisk, ta med en liten behållare med handsprit. Se bara till att du väntar tills mötet är över med att rengöra händerna. Annars kan du bara förolämpa dina kollegor.
Det är alltid en bra idé att ta med sig näsdukar till ett möte. Om du har ett mindre spill är de praktiska för att snabbt städa upp röran utan att behöva lämna rummet för att söka efter pappershanddukar. Om du skulle behöva hosta eller nysa är det mycket mindre besvärligt om du använder en näsduk. Om en annan mötesdeltagare skulle ha behov av en vävnad kan du göra ett gott intryck genom att komma till undsättning.
Vad skulle du lägga till i den här listan över måsten för ett professionellt möte? Dela med oss i kommentarerna nedan eller på vår Facebooksida.
