Små organisationer är bekväma med muntliga åtaganden och e-postlöften när de gör inköpsorder. Men i takt med att organisationen växer ökar dess inköpsorder och utgifter. Och vid den tidpunkten fungerar inköpsorder som en säkerhetsfilt som håller reda på inköpsordrarna.

I ett mycket inledande skede kan pappersbaserade inköpsorder verka mycket användbara och lätta att underhålla. Men att hantera allt pappersarbete, lagra och hämta det skapar alldeles för mycket besvär. Det blir väldigt svårt att hålla reda på inköpsorder då det alltid sker en ökning av antalet köp.

Därför blir det viktigt att använda ett inköpsordersystem som hjälper till att uppfylla kraven.

Det är viktigt att komma ihåg att skapa ett automatiserat inköpsordersystem är inte alls lätt, precis som att arbeta med ett kalkylprogram och skriva in dina uppgifter. Det färdiga inköpsordersystemet gör det svårt att hitta ett system som har all funktionalitet. Det finns ett mycket begränsat utrymme för anpassning, där ett automationsverktyg med låg kod kan hjälpa till att skapa ett personligt PO-system på mycket kort tid.

Förstå inköpsordersystemet

En programvara som hanterar dina inköp, från början till slut, är idealiskt känd som ett inköpsordersystem . Den genererar inte bara inköpsorder, utan den spårar och hanterar också allt annat administrativt arbete. En automatiserad molnbaserad inköpsordermjukvara minskar vanligtvis redundansen från inköpsorderprocessen och förbättrar inköpseffektiviteten. Det förbättrar avsevärt produktiviteten och ger bättre insyn i organisationens utgifter.

Låt oss nu förstå om ett litet företag är i behov av ett inköpsordersystem.

Det är sant att små företag inte överväger att investera i ett inköpsordersystem på nätet . De kräver inte ett heltäckande upphandlingssystem, som kontrollerar vissa aspekter av inköp. Om du kan bygga ettinköpsordersystem för ditt lilla företag till en liten kostnad, då är det vettigt att bygga in den automatiserade kulturen från början

Hur inköpsorderprocessen fungerar fungerar bäst när den fungerar smidigt. Ett fördefinierat inköpsorderprocessflöde, gör att inköpsteamet kan behandla en PO utan att missa några steg och följer upp det enkelt för att undvika förseningar. Det finns en rad steg som måste undersökas för att systemet ska fungera smidigt.

1. Skapa en inköpsorder
2. Skicka ut flera förfrågningar om offert (RFQ)
3. Analysera och välj en leverantör
4. Förhandla kontrakt och skicka PO
5. Ta emot varor/tjänster
6. Ta emot och kontrollera faktura (3-vägsmatchning)
7. Auktorisera faktura och betala leverantören
8. Redovisning
9. Stängning av inköpsorder.

De bästa systemen för inköpsorder kommer att ha:

1. Förbättra processeffektiviteten
2. Förbättra dokumenthanteringen
3. Minska manuell bearbetning och risken för fel
4. Accelerera godkännanden av inköpsorder
5. Strömlinjeforma order- och lagerhantering
6. Förbättra förhållandet mellan leverantör och köpare
7. Erbjud utgifterna synlighet och förbättra beslutsfattandet
8. Förhindra upphandlingsbedrägeri

Sätt att öka inköpsorderprocessen

1. Analysera det befintliga arbetsflödet :det är viktigt att du tar dig tid för att spåra och förstå den befintliga processen som utformad för att användas dagligen. I ett manuellt system för inköpsordern skiljer sig det avsedda flödet avsevärt från de faktiska operationerna. En grundlig förståelse av det befintliga arbetsflödet hjälper till att identifiera bristen och identifierar hela processen, för att åtgärda ineffektiviteten.

2. Att genomföra auktoriseringsprocessen för förbättringar :en ineffektiv auktoriseringsprocess påverkar det bästa arbetsflödet för inköpsorder. En störning i arbetsflödet uppstår när det finns ett behov av för mycket arbetsflöde. Se till att endast dessa behörigheter erhålls och att alla deltagare har utbildning och utbildning om deras del i processen.

3. Etablera en central leverantörskatalog :en centraliserad leverantörskatalog kommer att förbättra kvaliteten på informationen om olika reservdelsleverantörer, såväl som kommunikationen över hela organisationen. En centraliserad leverantörskatalog tillåter avdelningar att prata med varandra från en gemensam punkt, samt minska nivån av förvirring, vilket ökar ansträngningen som krävs för att hämta och hantera information i hela organisationen.

4. Det automatiserar och effektiviserar den manuella processen :den andra fördelen med automatisering av inköpsorderhantering är att den förbättrar företagets effektivitet, minskar fel, effektiviserar dokumenthantering och auktoriseringsprocesser och koordinerar lagertillgänglighet. Det förbättrar också beslutsprocessen i hela organisationen.

Vi kan avsluta med att säga att en ökning av inköpsordersystemet för att öka effektiviteten också leder till att lagret fungerar smidigt. Det spelar en stor roll för att utveckla bättre relationer med kunderna och ser till att bandet stärks under åren.