Om du hamnar i en tvist med ett företag eller tjänsteleverantör och inte känner att du ska behöva betala den räkningen, är det viktigt att låta den andra parten veta varför. Att skriva ett brev får allt på protokollet och undviker den förvirring som ett telefonsamtal kan skapa om frågan senare hamnar i domstol. Var tydlig, professionell och koncis i ditt brev med vägran att betala, och beskriv vad problemet är och varför du vidtar denna åtgärd.
Formatera ditt dokument som ett affärsbrev, adresserat till företagsägaren, din kontoansvarige eller den specifika avdelning du har en tvist med. Se till att mottagaren har befogenhet att göra något åt situationen – det är ett slöseri med tid att skicka detta till någon utan behörighet att annullera räkningen även om hon skulle vilja.
Beskriv transaktionen i fråga. Var specifik om tid och datum, personalen du interagerade med och avtalets karaktär. Till exempel kan du notera att "På eftermiddagen den 21 maj checkade jag in på ditt hotell på 300 Main Street. Toby, agenten som tog emot min bokning, försäkrade mig att mitt rum medan byggandet pågick i anläggningen var lämplig för inflyttning."
Ange det specifika problem som ligger bakom din vägran att betala för den överenskomna produkten eller tjänsten. Beskriv hur det du fick inte motsvarade överenskomna förväntningar. Om produkten du beställde var felaktigt framställd av säljaren och inte hade den funktionalitet du behövde, till exempel, inkludera den informationen. Om ett hotell annonserade ut sig som en femstjärnig anläggning bara för att ha ett läckande tak istället för en vattenrutschbana, ange det i brevet.
Notera alla ansträngningar du redan har gjort för att lösa situationen. Återigen, specifika detaljer är användbara. Att säga "Jag har ringt ett dussin gånger" kan verka som en överdrift, men att citera datum och tider för samtalen blir mer övertygande.
Inkludera din historia med företaget i fråga. Spendera inte tre sidor på att detaljera varje transaktion, men en mening eller två som handlar om ditt historiska förhållande kan vara till hjälp. Om du har varit kund i flera år är det ytterligare trovärdighet för din förfrågan.
Avsluta genom att upprepa att du inte kommer att betala beloppet i fråga och begär bekräftelse på att varorna har tagits bort från ditt konto. Be om skriftlig bekräftelse på detta.
Inkludera eventuell styrkande dokumentation när du skickar brevet. Om du har bevis för en felaktig anklagelse eller vilseledande reklam, kommer det beviset att stärka ditt fall.
Behåll alltid en kopia av ditt brev för din egen räkning.
