Förutbetalda utgifter är resultatet av förskottsbetalningar för utgifter som ett företag kommer att ådra sig under flera redovisningsperioder i framtiden. Företag justerar förutbetalda utgifter periodiskt för att återspegla den del av de förutbetalda utgifterna som uppstår över tiden. Om förutbetalda utgifter inte justeras kommer de att överskattas och de faktiska utgifterna underskattas. En felaktig framställning av förutbetalda kostnader och uppkomna kostnader kommer att påverka både balansräkningen och resultaträkningen.
Förutbetalda utgifter blir uppkomna utgifter antingen med tiden eller genom konsumtion. Exempel på förutbetalda utgifter inkluderar årliga försäkringsbetalningar och förbetalda hyror som löper ut med tiden, eller kontorsmaterial som räcker under flera redovisningsperioder och förfaller vid användning. När företag köper förutbetalda utgifter debiterar de förutbetalda utgifter och krediterar kontanter. Det ursprungliga beloppet av förbetalda utgifter minskar eftersom delar av de förutbetalda utgifterna belastas med faktiska utgifter när de uppstår i framtiden.
En förutbetald kostnad är inte en kostnadspost som termen antyder utan snarare en tillgång som redovisas i balansräkningen. Debiteringen av förutbetalda utgifter för att registrera förskottsbetalningarna för framtida utgifter ökar kontosaldot för den förutbetalda utgiften som en tillgång. Med tiden, när företag tar till tillgången med förutbetalda utgifter för att täcka framtida utgifter, bör saldot på kontot för förutbetalda utgifter minska i enlighet med detta. Men utan att göra några justeringar förblir kontosaldot som det ursprungligen registrerades, vilket överskattar värdet av förutbetalda utgifter som en tillgång.
Utgifter som uppstår under framtida redovisningsperioder av förutbetalda utgifter redovisas som kostnadsposter i resultaträkningen. Eftersom företag har förskottsbetalt för de utgifter som de kommer att ådra sig i framtiden, kommer det inte att finnas några transaktioner kopplade till uppkomsten av utgifter under någon av de framtida redovisningsperioderna. Utan en åtföljd affärstransaktion kan företag ibland glömma att registrera och rapportera en kostnad efter att ha ådragit sig den. Utelämnandet av sådana utgiftsjusteringar underskattar kostnadsbeloppet i resultaträkningen.
Företag använder justeringsposter i slutet av en räkenskapsperiod för att justera förutbetalda utgifter och registrera utgifterna. Justeringsposterna är en kreditpostering på kontot för förutbetald kostnad i balansräkningen och en debetpostering på kostnadskontot i resultaträkningen. Kreditjusteringen minskar kontosaldot för den förbetalda utgiften och debetjusteringen ökar utgiften. Med justeringarna redovisas förutbetalda kostnader som en tillgång i balansräkningen och de kostnader som uppkommit och redovisas i resultaträkningen på lämpligt sätt till sina korrekta saldon.
