Om du driver ett litet företag har du ett val mellan att använda kontant- eller periodiserad redovisning. I kassabokföring bokför du inkomster när kontanter hämtas från en försäljning, antingen vid försäljningstillfället eller när en kund eller kreditkortsföretag ponerar kontanterna för en försäljning som görs på kredit. Periodiserad redovisning följer allmänt accepterade redovisningsprinciper; du bokför inkomst när du tjänar den och blir berättigad till den, snarare än när du samlar in den. Du kan konvertera från en typ av redovisning till en annan genom att använda en kombination av den senaste resultaträkningen och de senaste balansräkningarna.
Resultaträkningen visar hur mycket som tjänats in och spenderats under den aktuella perioden. Om du använder kassabokföring kan du direkt från resultaträkningen se exakt hur mycket kontanter du fått för perioden. Den siffran är den översta raden i resultaträkningen, vanligtvis märkt intäkter, försäljning, nettoomsättning eller försäljningsintäkter .
Intäktsbeloppet representerar de kontanter du faktiskt fick från kunder för perioden, oavsett när försäljningen gjordes. Om du använder kassaredovisning avslöjar resultaträkningen dina kontantinsamlingar direkt, utan att behöva göra några ytterligare beräkningar.
Om du följer GAAP och utför periodiserad redovisning, redovisar du inkomster när de tjänas snarare än samlas in, och utgifter när de uppkommer snarare än betalas. Detta ger en bra ekonomisk bild av affärsverksamheten men avslöjar inte mycket om din kassasituation.
Du kan härleda mängden kontanter du samlat in för perioden genom att börja med den översta raden, intäkter , på periodiserad resultaträkning. Du justerar sedan den siffran med ändringen av kundfordringar , som är en balansräkningstillgång som representerar pengar intjänade men ännu inte inkasserade, rapporterad på de två senaste balansräkningarna.
Om A/R minskade betyder det att resultaträkningen underskattar dina kontantinkomster för den aktuella perioden eftersom minskningen representerar pengar som samlats in från gjorda försäljningar – och intjänade intäkter – under tidigare perioder. Omvänt övervärderas kontantinbetalningar om A/R ökar. För att korrekt ange kassakvitton, lägg till förändringen i A/R till resultaträkningens försäljningsintäkter .
Anta att du använder periodiserad redovisning och din aktuella resultaträkning visar att du har tjänat 100 000 USD i försäljning för det kvartal som precis avslutades. Balansräkningen från slutet av föregående kvartal visar ditt A/R-saldo på 40 000 USD, medan din balansräknings A/R för slutet av det senaste kvartalet var 30 000 USD, en skillnad på 10 000 USD.
Följaktligen lägger du till 10 000 USD till 100 000 USD i resultaträkningens försäljningsintäkter för att komma fram till summan av kontanter du fick under det senaste kvartalet, 100 000 USD + 10 000 USD, eller 110 000 USD . Hade det utgående saldot ökat skulle du ha lagt till ett negativt tal och därmed minskat kassakvitton för perioden.
Vissa företag accepterar kundinsättningar, vilket är pengar du får för produkter eller tjänster som ännu inte levererats. Dessa pengar visas inte i intäkterna som rapporteras av en periodiserad resultaträkning eftersom du inte har tjänat in dem ännu. Pengarna visas som en skuld, vilket är något du är skyldig i balansräkningen, vanligtvis betecknad som oförtjänt inkomst.
Om du har oförtjänt inkomst drar du av tidigare balansräkningsbelopp från den nuvarande. Subtrahera sedan den skillnaden från den löpande resultaträkningens försäljningsintäkter .
I vårt exempel, om oförtjänt inkomst gick från 8 000 USD till 10 000 USD för kvartalet, subtrahera skillnaden, -2 000 USD, från de justerade försäljningsintäkterna för att hitta den totala kontanta summan från kunderna för kvartalet. I det här fallet är det $110 000 - (-$2 000), eller $112 000.
