Om du kommer på att du kastar kvitton åt vänster och höger kanske du vill tänka om. Som småföretagare är det viktigt att hålla kvitton för din ekonomiska redovisning. Och att inte kunna hitta ett kvitto kan vara problematiskt för ditt företag. Du måste veta hur länge du ska spara affärskvitton för att undvika komplikationer med dina bokföringsböcker i framtiden.

Vad är affärskvitton?

När en transaktion inträffar, antingen ger eller tar du ett kvitto. Vanligtvis visar kvitton inköpsdatum, artikel(er) och pris för varje vara.

Du ger kunderna kvitton efter att de köpt något på ditt företag. Likaså får du ett kvitto när du köper varor till ditt företag.

Kvitton spelar en viktig roll i ditt företag. De ger kunderna bevis på köp och ägande av varan. Och kvittoinformation kan hjälpa till att lösa kundproblem (t.ex. byten eller returer).

Du kan också använda företagskvitton för skatteändamål. Kvitton förstärker din transaktionshistorik i dina bokföringsböcker. Och kvitton stödjer informationen du anger på din skattedeklaration för småföretag.

Hur länge ska man spara företagskvitton

Hur länge ska du spara affärskvitton? När det gäller att hålla kvitton är det bättre att vara säker än ledsen. Att lagra kvitton under längre perioder kan gynna ditt företag.

Den allmänna tumregeln är att behålla affärskvitton så länge som IRS kan granska dina register. Vanligtvis granskar IRS tre års register. Spara dina företagskvitton i minst tre år ifall du behöver visa bevis på köp eller försäljning.

I vissa fall kan regeringen titta längre tillbaka i dina register. IRS kan granska sex års finansiell information för företag som misstänks för bedrägeri eller underbetald skatt.

Några andra fall som kan kräva att du håller kvar kvitton under en längre period är:

• Om du utelämnat inkomst från din avkastning
• Om du har dragit av kostnaden för osäkra fordringar eller värdelösa värdepapper
• Om du inte lämnar in en retur

Om du är osäker på hur länge du ska spara ett kvitto, rådgör med en revisor för att få mer information.

Undantag

Du kanske undrar Behöver jag behålla alla företagskvitton ? Enligt IRS behöver du inte spara alla företagskvitton.

Du behöver inte spara ett kvitto om något av följande gäller:

• Din kostnad (förutom logi) är mindre än 75 USD
• Du har en transportkostnad där ett kvitto inte är lättillgängligt

För affärskostnader mindre än $75 måste du fortfarande rapportera utgiftsinformation till IRS. Ange utgiftsbelopp, datum, plats och syfte med utgiften.

Vikten av att behålla kvitton

Som företagare är det lätt att komma efter med att spåra och organisera pappersarbete. Du måste dock spara affärskvitton för att hålla dina bokföringsböcker uppdaterade och konsekventa.

Även om det kan verka tråkigt, kan det gynna ditt lilla företag att hålla affärskvitton. Affärskvitton kan:

• Hjälper dig att förbereda dig för en revision
• Supportinformation om skattedeklarationer
• Håll dina böcker korrekta

Kvitton kan hjälpa dig att förbereda dig för en revision. Även om det finns olika typer av revision, inkluderar många revisioner en tredje parts revisor som granskar din finansiella information (t.ex. extern revision).

Under revisionen kontrollerar revisorn om det finns inkonsekvenser i din deklaration för småföretag. Utan kvitton är det svårt att visa revisorn att din information är korrekt. I händelse av en revision, föra register som säkerhetskopierar din skattedeklarationsinformation.

Företagskvitton kan också hjälpa till att hålla dina böcker korrekta. Ju färre kvitton du behåller, desto mer sannolikt kommer dina räkenskapsböcker att försvinna. För att hålla dina böcker korrekta, registrera kvitton regelbundet. Lägg till kvittoinformation i dina böcker så snart som möjligt för en korrekt ekonomisk ögonblicksbild av ditt företag.

Sätt att lagra affärskvitton

Det finns några sätt att lagra dina företagskvitton för förvaring. Du kan organisera affärskvitton med hjälp av arkivskåp och mappar. Eller så kan du välja att använda ett digitalt system eller kvittoskanner för att lagra kvitton.

Om du lagrar papperskvitton, överväg att kategorisera dem efter typ (t.ex. resekostnader) och kronologisk ordning för enkel åtkomst. Använd mappar, skåp och etiketter för att minska mängden kvitton.

Inga lagar kräver att du förvarar affärskvitton i pappersform. Istället för att lagra papperskvitton, överväg att använda en digital metod. Du kan investera i en kvittoskanner för att överföra kvitton från papper till andra enheter, som en dator eller smartphone. Du kan också ta foton av dina kvitton och lagra dem på dina enheter.

Oavsett hur du lagrar affärskvitton, håll dig konsekvent med din metod. På så sätt behöver du inte leta efter ett kvitto när du behöver det.

Behöver du hjälp med att organisera dina småföretagstransaktioner? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda för att spåra intäkter och utgifter. Och vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Vad väntar du på? Kom igång med din självstyrda demo idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 9 december 2016.