Finansiella rapporter och redovisningsinformation kan verka tidskrävande eller förvirrande. Men den informationen är en viktig del av att driva ett företag – särskilt när du behöver ta stora beslut. Behöver du ta ett lån? Har du råd att ge löner till dina anställda? Vad sägs om att köpa ny utrustning? Alla dessa frågor kan besvaras genom att titta på dina finansiella rapporter. Så, hur hjälper redovisningsinformation vid beslutsfattande?

Redovisningsinformation och beslutsfattande

Förhållandet mellan redovisningsinformation och beslutsfattande är tvåvägs. Du (eller någon annan) kan inte fatta beslut utan all nödvändig redovisningsinformation. Men varför är informerade beslut så viktiga? För du behöver veta hur mycket du har innan du kan spendera eller ansöka om lån.

Enkelt uttryckt måste långivare, investerare och intressenter och din revisor veta vad informationen säger innan de kan avgöra något som har med ditt företag att göra. Låt oss ta en titt på några exempel.

Långivare

Oavsett om ditt företag precis har börjat eller om du har decennier bakom bältet, kan du behöva överväga ett företagslån. Hur vet du om du bör leta efter ett lån? Genom att ta en titt på din bokföringsinformation såklart. Men hur avgör en långivare om de ska ge dig ett företagslån? Långivaren behöver också din bokföringsinformation.

När finansinstitutioner (t.ex. banker) vill se ditt företags kreditvärdighet måste de känna till din finansiella information. Dina ekonomiska data gör det möjligt för fordringsägarna att fatta beslut om hur mycket pengar du är kvalificerad för att få i lån. Eller så kan långivaren bestämma att du inte gör det kvalificera sig för ett lån baserat på den information du lämnar.

Om du inte letar efter ett lån men behöver ansöka om ett företagskreditkort, låter redovisningsinformation kreditgivare se om du är kvalificerad för ett kreditkort.

Vilken typ av redovisningsinformation behöver du ge till långivare för att hjälpa deras beslutsfattande? Affärsekonomisk information inkluderar:

• Inkomsträkningar
• Kassaflödesanalyser
• Företagsdeklarationer
• Balansräkningar

Investerare och intressenter

Om du är en nystartad ägare eller bara vill ta dig an investerare för att växa, måste du tillhandahålla redovisningsinformation till eventuella investerare. Varför? Bokföringsinformation hjälper investerare eller intressenter att fatta beslut om att investera i ditt företag.

Hur använder investerare redovisningsinformation? Och hur använder intressenter kontoinformation? Intressenter och potentiella investerare använder finansiell information för att fastställa värdet på ditt företag. Och de använder uppgifterna för att utföra en kreditanalys.

Hur redovisningsinformation hjälper till att fatta beslut för investerare och intressenter handlar om att de ser ditt företags ekonomiska hälsa. De kan se var dina finansieringskällor finns, beräkna lönsamheten och uppskatta eventuella risker.

Till exempel kan investerare och intressenter be om att få se ditt företags resultaträkning. Raderna beskriver eventuella engångstransaktioner och återkommande inkomsttransaktioner för att visa om din inkomst är konsekvent eller sporadisk. En investerare kan besluta att gå vidare med att investera i ditt företag om din bokföringsinformation visar att du har en stabil inkomst.

Din bokföring kan också visa intressenter att ditt företag är en ekonomisk risk genom att visa potentiella förluster över tid. Bokföringsinformationens roll i beslutsfattande för investerare är att informera dem om potentiella risker och förluster, såväl som vinster, om de förser dig med kapital.

Revisorer

Bokföringsinformation för beslutsfattande är viktig för revisorer eftersom de kan ge dig råd i ditt eget beslutsfattande. Din revisor vet hur man läser dina finansiella rapporter för att förstå den större bilden av dina böcker.

Till exempel bestämmer du dig för att ditt företag behöver en ny dator för var och en av dina 20 anställda. De stationära datorerna du funderar på kostar $300 styck. Så du behöver $6 000 för att uppgradera datorerna på ditt kontor ($300 x 20 =$6 000). Innan du bestämmer dig för att investera i nya datorer, rådgör med din revisor.

Din revisor granskar din huvudbok för att se om du har tillräckligt med tillgångar för att köpa datorerna. Eller så kan de ge råd om du behöver ta på dig en skuld (t.ex. ett företagslån) för att täcka kostnaderna.

Hur använder företagsägare kontoinformation?

Om ditt företag inte behöver en långivare, har investerare eller intressenter, eller använder en revisor, måste du ändå förstå hur redovisningsinformation hjälper till vid beslutsfattande. Några av anledningarna till att du behöver redovisningsinformation för beslutsfattande är:

• Skapa budgetar
• Anställa anställda
• Minska din personalstyrka
• Köpa utrustning

Bokföringsinformation ger dig hårda siffror och data som du kan använda för att fatta välinformerade beslut. När du sätter dig ner för att skriva din budget måste den ekonomiska informationen för beslutsfattande vara uppdaterad och komplett.

Såg du vinst eller förlust förra året? Har kostnaderna för varor ökat eller minskat? Finns det en budgetrad som kan tas bort eller ersättas med en annan rad som kan vara mer lönsam? Din redovisningsinformation kan svara på dessa frågor.

Om din budget är sund och du har utrymme att spendera kan du bestämma att du kan anställa en annan anställd eller köpa mer utrustning. Några dokument du behöver för budgetering inkluderar:

• Kundreskontra
• Skulderförsäljning
• Ingångssaldon
• Balansräkning
• Vinst och förlust

Ha dokumenten framför dig för att använda din redovisningsinformation för beslutsfattande.

Hur bokföringsinformationssystem är användbart vid beslutsfattande

Återigen behöver du fullständig och korrekt finansiell information för att fatta ett välinformerat affärsbeslut. Det inkluderar lån, kreditkort, investeringar, budgetering och mer. Men din bokföringsinformation är bara så bra som din bokföring. Det är där ett redovisningsinformationssystem (alias bokföringsprogram) kommer in.

Penna och papper, arkivskåp och kalkylblad är praktiska verktyg att ha, men är de de bästa verktyg till ditt förfogande? Kort svar:Nej. Låt oss ta en titt på det långa svaret.

Att använda penna och papper kan vara en lång och mödosam process. Du måste gå till arkivskåpet, rota igenom alla dina kvitton och dokument, sammanställa dem och sedan skriva ner allt. Ju längre du är i verksamheten, desto längre tid tar denna process. För att inte tala om, det är mycket pappersarbete att behöva bära med sig när du behöver ta fram dokumenten. Ditt arkivskåp fylls snabbt.

Så, hur är det med kalkylblad? Kalkylblad är ett bra verktyg att ha när du anger data och skapar små rapporter eller grafer. Men när du väl börjar behöva mer komplexa rapporter, är det dags att lägga ner kalkylarken och ta fram de stora kanonerna.

Bokföringsprogram online låter dig logga in var som helst för att komma åt dina böcker i farten. I vissa program kan du lagra kvitton och dokument digitalt, stämma av dina konton och dra en mängd olika rapporter med några få knapptryck. Du sparar tid, vilket sparar pengar och får dig tillbaka till att driva ditt företag. Och du kan kontrollera hur bra dina böcker är när du behöver fatta ett affärsbeslut utan att behöva kliva in på kontoret.

Är du redo att börja fatta ekonomiska beslut och behöver enkel rapportering? Patriots bokföringsprogram låter dig logga in och registrera information var du än befinner dig. Logga bara in, ange dina data, ladda ner dina rapporter och gå tillbaka till att göra det du älskar mest. Prova det gratis i 30 dagar!