Vid något tillfälle kan en anställd behöva använda företagets medel för att göra ett affärsrelaterat köp. När detta händer kommer kostnadshanteringen in i bilden. Lär dig allt om kostnadshantering för småföretag och hur du effektiviserar din process för att säkerställa att du ersätter anställda i tid.

Vad är utgiftshantering?

Så, vad är utgiftshantering exakt? Kostnadshantering är systemet ditt företag använder för att bearbeta, betala och granska affärsutgifter. Detta kan inkludera, men är inte begränsat till, anställdas resor och underhållning och ersättningar (t.ex. kontorsmaterial).

Med en kostnadshanteringsprocess ersätter ett företag anställda för vad de spenderat på affärsrelaterade frågor. Och i allmänhet sätter företag upp policyer och procedurer så att anställda vet vad som räknas för kostnadsersättning.

Affärsutgiftshantering ger dig insikt i anställdas utgifter och hjälper dig att kategorisera utgifter. För att inte tala om, det säkerställer att du är kompatibel och gör det lättare att samla rapporter för revisioner.

Typer av utgiftshantering

Du kan övervaka, spåra och lagra information om anställdas utgifter på ett antal sätt, till exempel genom att använda:

• Kalkylblad
• Pappersformulär
• Programvara

För att hitta den bästa kostnadshanteringslösningen för ditt företag, överväg för- och nackdelarna med varje alternativ.

Kalkylblad är enkla och billiga. De är dock mer tidskrävande och kan vara förvirrande för vissa anställda.

Pappersformulär fungerar bra med papperskvitton och är ett billigt sätt att hantera utgiftsrapporter. Men de kräver också mycket manuellt arbete för både anställda och godkännare av kostnadsredovisningar.

Programvara för kostnadshantering kan effektivisera dina uppgifter och minska arbetsbelastningen för alla inblandade. Även om det är det dyraste alternativet för utgiftshantering, kan programvara hjälpa dig att ersätta anställda snabbare och undvika misstag.

Tips för en bättre kostnadshanteringsprocess

Om det verkar omöjligt att underhålla dina kalkylblad, du ständigt gör misstag i utgiftshanteringen och dina anställda slösar bort för mycket tid på att fylla i utgiftsrapporter, kan det vara dags att ompröva dina rutiner för utgiftshantering.

Vill du förbättra din kostnadshanteringsprocess och effektivisera uppgiften att ersätta anställda? Ta en titt på dessa fyra tips.

1. Skriv allt skriftligt

För att säkerställa att din utgiftshanteringsprocess fungerar utan problem, lägg allt (ja, allt ) skriftligt för dig och ditt team. På så sätt kan du och dina anställda använda din policy som vägledning.

Inkludera följande i din utgiftshanteringspolicy:

• Vad anställda kan få ersättning för (t.ex. förnödenheter, resor etc.)
• Vad anställda inte kan få ersättning för
• Åtgärder anställda måste vidta för att få ersättning (t.ex. fylla i ett formulär, tillhandahålla kvitton osv.)
• Hur lång tid tar det att få återbetalning

Låt varje anställd underteckna en kopia av policyn för att visa att de läser och förstår den, och förvara den undertecknade kopian i sina anställdas filer för förvaring.

2. Följ policyer till en T

Det sista du vill göra är att vara slapp med din utgiftshanteringspolicy. Annars kan du sluta med felaktiga uppgifter, missade återbetalningar etc. För att undvika problem, följ alla policyer till en T.

Se till att du:

• Förklara din policy och dina rutiner noggrant för alla anställda
• Endast ersättning för utgifter som anges i din försäkring
• Låt anställda följa varje inrättad procedur
• Håll din policy och dina rutiner uppdaterade

3. Använd programvara för kostnadshantering

För att ytterligare effektivisera din utgiftshanteringsprocess kan du överväga att lägga bort ditt kalkylblad och investera i utgiftshanteringsprogramvara för småföretag.

Utgiftshanteringsverktyg, som programvara, kan hjälpa dig att organisera dina utgifter och granska vem som har och inte har fått ersättning.

Innan du byter till programvara, överväg för- och nackdelarna för ditt företag. Här är några fördelar med att använda programvara för kostnadshantering:

• Förenklar processer
• Snabbar upp personalens ersättning
• Minskar förseningar och fel
• Ökar effektiviteten och efterlevnaden
• Ökar produktiviteten
• Förenklar rapportering
• Förbättrar arbetsflödet
• Säkerställer efterlevnad av policy för kostnadshantering

En stor nackdel med mjukvara är kostnaden. Att använda programvara är dyrare än att använda ett kalkylblad eller pappersformulär. Du kan dock leta runt för att hitta vad som fungerar för ditt företag och hitta det bästa erbjudandet innan du bestämmer dig.

Om fördelarna med att använda programvara för kostnadshantering sa Michael Cummins, finansdirektör för Insurance Geek:

Automatisering är avgörande när det gäller att göra din kostnadshanteringsprocess bättre. Genom att använda solid kostnadshanteringsprogramvara sparar du extra tid genom att automatiskt generera nödvändiga rapporter, sparar papper genom att använda ett helt onlinesystem för rapporter och formulär och låter dig övervaka programvarans framsteg när som helst. Viktigast av allt, att ha ett automatiserat system ger dig mer tid att fokusera på ditt företag och göra bättre förutsägelser om dina utgiftsvanor.

4. Integrera processer med redovisning och lön

Försök om möjligt att hitta en lösning som integreras med dina redovisnings- och löneprocesser. Du kan till exempel hitta ett utgiftshanteringssystem som integreras med ditt bokföringsprogram och din lönelista.

Att integrera gör det enkelt från alla håll. När du integrerar med din bokföring behöver du inte oroa dig för att uppdatera dina böcker. Och om du hittar en lösning som integreras med din lönelista kan du ersätta dina anställda snabbare.

När du söker efter en lösning, kontrollera om dina nuvarande plattformar har integrationsalternativ för kostnadshantering och om det finns någon extra kostnad för att integrera.