Webbportalanvändningen bland redovisnings-, skatte- och bokföringsexperter har ökat avsevärt, enligt den tredje årliga redovisningsbyråns verksamhet och teknologiundersökning.

Den har ökat från 52 procent 2014 till över 75 procent idag. Med utbytet av digitala dokument och säkerhetsproblem på uppgång, kommer de som ännu inte har anammat den här tekniken att komma ombord under de kommande 12 till 24 månaderna, vilket driver de 75 procenten upp närmare en 90-procentig adoptionsgrad i yrket.

Kunder förväntar sig att information är tillgänglig när de behöver den, oavsett var de är och utan hänsyn till ditt företags digitala kapacitet. För att möta dessa krav och viktigast av allt, för att leverera eller utbyta dokument på ett säkert sätt, har revisorer och skatteexperter insett värdet av webbportaler. För dem som ännu inte har anammat webbportalteknik räcker det inte med vanlig e-post; det ger inte tillräcklig säkerhet vid överföring av dokument.

Två huvudfunktioner hos webbportaler

Webbportaler används för att utbyta filer och för att lägga upp filer för åtkomst och återställning vid ett framtida datum. Utbyte av filer kan innefatta att skicka QuickBooks säkerhetskopior fram och tillbaka, eller förlovningsbrev som behöver undertecknas. Genom att använda en webbportal för dessa frågor kan företaget ställa in lagringsparametrar för de dokument som utbyts.

För utbyte av QuickBooks säkerhetskopior kan det finnas en 30-dagars lagringsperiod. När du lägger upp bokslut eller skattedeklarationer i kundens webbportal kan du ställa in en tidslinje för lagring på tre till fyra år, vilket säkerställer att när filer behövs i framtiden kan de lätt nås av kunden eller företaget.

När en webbportal väl har skapats är en av de få ställen där företaget hamnar i problem när de inte tillåter kunden att hantera sitt eget lösenord. Om kunder har problem med att logga in, hjälper det att ge dem möjlighet att ändra sitt lösenord för att säkerställa att de inte ringer revisorn för en administrativ uppgift som lösenordshjälp.

Obligatoriska funktioner för webbportaler

Det finns flera nödvändiga funktioner när du handlar efter webbportalteknik. Undersök webbportalteknik för att säkerställa att den har följande funktioner:

• Användningen av webbportalen måste vara enkel. Kunder måste enkelt kunna ladda upp och ladda ner dokument annars kommer de inte att använda det.
• Det måste finnas åtkomst till flera enheter från en inloggning. (dvs. individ, företag, deras förvaltningsfonder.)
• Revisorn eller skatteexperten måste ha möjlighet att tilldela olika åtkomstnivåer till ägare och anställda hos kunden. Till exempel kan en ägare ha tillgång till sina egna personliga register, företagets och förvaltningsfondernas register, medan de anställda bara kan ha tillgång till företagets register.
• Automatisk avisering skickas till redovisningsbyrån eller kunden när ett dokument postas av den andra parten.

Doc-It kommer att ställas ut på Accountex den 23-24 maj, monter 1032