Våra vänner på TaxCalc har delat den här användbara artikeln om att arbeta hemifrån...
Synen på att arbeta hemifrån har förändrats de senaste åren. När arbetsgivarna en gång undvek dem på grundval av att arbetarna skulle sluta slappa, har flexibla arbetspolicyer sedan dess visat sig öka produktiviteten och arbetstillfredsställelsen.
Pendlingstiden kan minskas eller tas bort helt, vilket skapar mer fritid och minskar resekostnaderna. För företag kommer driftskostnaderna att sjunka och kan till och med möjliggöra neddragning av kontor. Oavsett om det är en udda dag i veckan eller en exklusivt hemmabaserad roll, har distansarbete snabbt blivit normen för många organisationer.
Men med de pågående effekterna av covid-19 kanske det inte bara är ett alternativ att arbeta hemifrån. För att begränsa överföringen av det nya viruset uppmuntras många anställda att proaktivt isolera sig från kontoret på obestämd tid. Med en osäker återgång till kontoret kan det vara ett stort steg - särskilt för dem med begränsad erfarenhet av en hemmabaserad nio till fem. För ett företag där redovisningspraxis vanligtvis utförs internt, kan övergången vara desto mer utmanande.
Revisorer inom alla organisationer har vanligtvis ett intensivt par veckor som arbetar med sin månadsslut. Till exempel skulle de första två veckorna av april ägnas åt att noggrant sammanställa siffror från mars – allt från totala intäkter och kostnader till att analysera värdet på anläggningstillgångar. Detta säkerställer att böckerna är korrekt balanserade och hjälper till att förenkla företagsdeklarationer.
Under den här tiden kan det vara oerhört användbart att arbeta hemifrån – oavsett om det beror på brist på distraktioner eller möjligheten att få ett försprång istället för att pendla. Som ett resultat kan förvaltningskonton ofta omsättas betydligt snabbare. Fjärrarbete har implementerats över hela linjen i flera år; före covid-19 var det inte ovanligt att de på chefs- eller till och med direktörsnivå arbetade uteslutande hemifrån. De som är egenföretagare kommer att ha haft samma erfarenhet.
Den flexibilitet som erbjuds av distansarbete erbjuder betydande fördelar för alla datorcentrerade jobb, men det finns nackdelar att överväga. Utan att behöva återvända från kontoret eller att "slå trafiken" blir arbetstiden alltid längre än tänkt. Även med ett öga på klockan kan svaret på "ett sista e-postmeddelande" i slutet av ett skift snabbt bli en kväll av oavsiktligt arbete. Det kan tyckas vara produktivt till en början, men det blir kraftigt dränerande med tiden. Anställda bör vara vaksamma med sina timmar för att undvika att de brinner ut.
Självförsörjande lunchraster är avgörande. Utan signalen av att andra kollegor kliver iväg för att äta vid en vanlig tidpunkt är det inte ovanligt att den typiska lunchen vid 13.00 smyger sig längre bak på dagen. När lunchen väl kommer, kommer den ofta att tas vid skrivbordet ändå. Som år av arbete hemifrån kan visa, har detta långsiktiga biverkningar; all den extra skärmtiden läggs till, och de med perfekt syn kan snart hitta på att boka in sig hos optikern för att lösa huvudvärken och yrseln som blir resultatet.
Ställ in bredvid ett fönster om möjligt – sök efter regeln '20-20-20' för att tvinga fram täta pauser från skärmen – och investera i en fristående bildskärm för att undvika att arbeta enbart från en 13-tums bärbar dator. I vissa fall kan detta finansieras av arbetsgivaren, eller avdragsgilla som en affärskostnad om egenföretagare.
Det kan till en början verka kontraintuitivt, men hemmakontoret måste behandlas som en arbetsmiljö. Släpp pyjamasen och använd skor, inte tofflor. Investera i krukväxter. Piffa upp arbetsrummet om du har en, eller skapa en "vrå" i hörnet av ett rum. Om du behandlar att arbeta hemifrån som en lat dag, kan du slå vad om att det är vad det kommer att bli. Att klä sig för jobbet skapar också en ytterligare gräns i slutet av dagen – att ta sig ur "arbetskläderna" betyder att jobbet är över, och hemmet är nu en plats att koppla av.
Hemarbetare kommer att tillbringa minst åtta timmar om dagen i detta utrymme, så det måste vara inbjudande. Använd ett skrivbord om möjligt för att säkerställa att arbetet inte utförs i soffan; vid det här laget är den enda betydelsen för slutet av dagen att stänga den bärbara datorn. Överväg inte ens att jobba i sängen. Långvariga hemarbetare på en lämplig plats kan till och med överväga att ta med ett husdjur till familjen för sällskap, förutsatt att man har tänkt på det i förväg.
Även med en levande och semiprofessionell miljö hemma kan standarden på professionell och personlig kommunikation fortfarande lida.
Eftersom interaktion ansikte mot ansikte inte längre är ett alternativ kan det vara komplicerat att lösa problem eller effektivt samarbeta om vissa uppgifter via en chattbox. Bekämpa frustrationen av missade meddelanden genom att introducera "digitala arbetsytor" som Microsoft Teams, Slack eller Monday.com för att säkerställa att alla är på samma sida. Deadlines, meddelanden och filer kan delas till individer, specifika grupper eller hela "kontoret" på en gång. Detta bidrar inte bara till att lindra social isolering, det begränsar också nivån av störningar som kan upplevas när man flyttar från kontoret.
Det är inte bara produktivitetsprogramvara som bör övervägas. För alla revisorer är det viktigt att få enkel tillgång till säkra företagsdokument för business as usual. Taxcalcs prisbelönta CloudConnect-tjänst kan till exempel spegla den konventionella skrivbordsupplevelsen genom att komma åt data som normalt bara skulle vara tillgänglig via arbetsdatorer. I grund och botten kan anställda komma åt det de behöver från sin heminstallation – oavsett om det är en bärbar dator på köksbordet, det nyrenoverade hemmakontoret eller var som helst med en internetanslutning.
I skrivande stund är regeringens råd att undvika fysisk kontakt för att begränsa spridningen av COVID-19-viruset. Hemtjänstarbetare bör följa vårdpersonalens råd när situationen utvecklas under de kommande månaderna, men det är också viktigt att undvika att bli en avatar. Timmar bakom en skärm kan leda till att när nära kollegor blir avlägsna och sociala färdigheter på det hela taget försämras.
I enklare tider skulle allt detta kunna undvikas genom att träffa kollegor under veckan – turas om att jobba hemma hos varandra eller träffas på ett café till exempel. Andra alternativ inkluderar delade arbetsutrymmen, med både stora kedjor och oberoende kontor allmänt tillgängliga över hela Storbritannien idag. Gruppsamarbete av detta slag avråds starkt för närvarande, men bör betraktas som en del av en långsiktig strategi för distansarbete när normal tjänst återupptas.
Att byta från heltidsanställd kontorsarbetare är en stor sak och bör inte tas lätt på. Det är oklart hur lång tid kontorsanställda kan behöva för att etablera sig hemma, och för många kommer tiden framöver att framstå som skrämmande. Övergången kan vara trevlig, flexibel och produktiv, men bara om rätt åtgärder vidtas.
TaxCalc gör enkel, integrerad och prisvärd programvara som är utformad för att växa som du gör. Bestående av kraftfull skatt , konton , moms och övningshanteringslösningar , varje produkt är precisionskonstruerad för att framtidssäkra din praktik. Alla våra produkter fungerar vackert tillsammans på samma plattform, delar data sömlöst och innehåller våra berömda SimpleStep®- och Check &Finish-processer. Med vår ny lösning för praktikhantering , alla i ditt företag kommer att kunna arbeta smartare, snabbare och vara mer organiserade. TaxCalc erbjuder en hel del, och det inkluderar priset. Lita på övningsprogramvaran som 9 000 brittiska företag litar på.
