Kontoavstämning är processen att jämföra interna finansiella poster med månadsutdrag från externa källor – som en bank, kreditkortsföretag eller annan finansiell institution – för att se till att de matchar. Att veta hur du stämmer av dina konton korrekt är viktigt för ditt företags ekonomiska hälsa, eftersom det hjälper till att upptäcka eventuella fel, avvikelser eller bedrägerier.

Om du inte använder bokföringsprogram kommer dina finansiella transaktioner att visas på ditt papperscheckregister, kreditkortsutdrag och kontoutdrag. Om du använder bokföringsprogram för att skriva ut partier med checkar varje gång företaget betalar räkningar, kommer dina transaktioner att registreras i programvarans kontoregister.

Definition och exempel på kontoavstämning

När du stämmer av konton jämför du två eller flera källor till ett företags redovisning för att kontrollera om det finns fel och få dem överens.

Om du till exempel driver en liten butik kan du behålla en kassareskontra eller liknande programvara som registrerar dagliga transaktioner, lager och saldon i butik. Du kommer också att ha ett externt bankkonto som spårar insättningar, köp och långsiktiga saldon. När du jämför de två kan du leta efter eventuella avvikelser i kassaflödet under en viss tidsram.

Dubbel bokföring är ett vanligt sätt att underlätta kontoavstämning. Detta innebär att ha två separata konton:ett för insättningar, som spårar pengar som kommer in, och ett för krediter, som spårar pengar som går ut.

Offentligt ägda företag måste hålla sina konton konsekvent avstämda eller riskera att straffas av oberoende revisorer. Många företag har system för att upprätthålla betalningskvitton, kontoutdrag och annan information som behövs för att dokumentera och stödja kontoavstämningar.

Fördelar med kontoavstämning

Att jämföra transaktioner och saldon är viktigt eftersom det hjälper till att undvika övertrassering på kontanter konton, fångar bedrägliga eller överdebiterade kreditkortstransaktioner, förklarar tidsskillnader och lyfter fram annan negativ aktivitet, såsom stöld eller felaktigt registrerade inkomst- och kostnadsposter. Detta räddar ditt företag från att betala övertrasseringsavgifter, håller transaktioner felfria och hjälper till att fånga upp felaktiga utgifter och problem som förskingring innan de kommer utom kontroll.

Att stämma av konton och jämföra transaktioner hjälper också din revisor att producera tillförlitliga, korrekta, och högkvalitativa finansiella rapporter. Eftersom ditt företags balansräkning återspeglar alla pengar som spenderas – oavsett om det är kontanter, krediter eller lån – och alla tillgångar som köpts med dessa medel, beror korrektheten i balansräkningen starkt på den korrekta avstämningen av ditt företags finansiella konton.

Många branscher har antagit GAAP, som står för "Generally Accepted Accounting Principles." Den fastställer vissa standarder och praxis på plats, såsom kontoavstämning, som företag måste följa för att bevisa att deras ekonomi är sund.

Hur fungerar kontoavstämning?

När du använder bokföringsprogram för att stämma av konton, gör programvaran det mesta av arbetet åt dig, vilket sparar en hel del tid. Processen kräver dock fortfarande mänskligt engagemang för att fånga upp vissa transaktioner som kanske aldrig har kommit in i redovisningssystemet, till exempel kontanter som stulits från en liten kassalåda. Dessa fem steg hjälper dig att se till att alla dina pengar redovisas.

1. Jämför ditt interna kontoregister med ditt kontoutdrag. Gå igenom och bocka av varje betalning och insättning i ditt register som stämmer överens med kontoutdraget. Anteckna alla transaktioner på ditt kontoutdrag som du inte har några andra bevis för, till exempel ett betalningskvitto eller checkstubb.
2. Kontrollera att alla utgående medel har återspeglas i både dina interna register och ditt bankkonto. Oavsett om det är checkar, bankomattransaktioner eller andra avgifter, subtrahera dessa poster från kontoutdragets saldo. Notera avgifter på ditt kontoutdrag som du inte har registrerat i dina interna register. Avgifter att hålla utkik efter inkluderar oavslutade checkar, internt registrerade automatiska betalningar som inte har rensat bankkontot, avgifter för utskrift av checkar, serviceavgifter för bankomat och andra bankavgifter som otillräckliga medel (NSF), övertrasseringar eller övergränsavgifter .
3. Kontrollera att alla inkommande medel har återspeglas i både dina interna register och ditt bankkonto :Hitta eventuella insättningar och kontokrediter som ännu inte har registrerats av banken och lägg till dessa i kontoutdragets saldo. Om banken visar insättningar som inte återspeglas i dina interna böcker, gör anteckningarna. Om du har ett räntebärande konto och du stämmer av några veckor efter avdragsdatumet kan du behöva lägga till ränta också.
4. Sök efter bankfel :Bankfel uppstår inte särskilt ofta, men om de gör det måste rätt belopp läggas till eller dras ifrån ditt kontosaldo, och du bör kontakta banken omedelbart för att rapportera felet.
5. Se till att saldona är korrekta :Ditt kontoutdragssaldo bör nu vara lika med saldot i dina register. Beroende på antalet avvikelser kan du behöva skapa ett stödschema som beskriver skillnaderna mellan dina interna böcker och bankkonton.

Nyckelalternativ

• Kontoavstämning är en avgörande process för företag av alla storlekar för att upprätthålla korrekta finansiella register.
• Kontoavstämning kan hjälpa dig att upptäcka fel, bedrägerier, stölder eller andra negativa aktiviteter, vilket kan spara pengar och hålla dig borta från juridiska problem i det långa loppet.
• Att stämma av konton kan verka komplicerat, men programvara kan hjälpa dig att bli organiserad, och att följa en enkel uppsättning steg kan göra processen enklare.