För många företagare kan skatteavdrag för resor och underhållning (T&E) vara ett minfält. Kan du se "Hamilton" och dra av kostnaden för dessa teaterbiljetter på första raden? Om du flyger med din familj på en affärsresa i Maui, kan du dra av deras flyg- och hotellkostnader? Vad händer om du hyr en Ferrari för att köra en klient längs Maui-kusten?

Här är vad alla småföretagare borde veta om rese- och underhållningsavdrag.

Reseavdrag

Vissa utgifter för tjänsteresor är avdragsgilla så länge de uppfyller två kriterier:De måste vara "vanliga och nödvändiga" i affärsverksamheten och de måste dokumenteras.

Vanliga och nödvändiga utgifter för affärsresor kan inkludera:

• Resa med flyg, bil, buss eller tåg mellan ditt hem och destinationen
• Transport vid destinationen (dvs. en transferresa från flygplatsen till ditt hotell; en taxiresa från ditt hotell till kongressen; kostnaden för en hyrbil)
• Faktiska eller vanliga milkostnader för att använda ditt eget eller affärsfordon för resan
• Parkering, vägtullar och andra kostnader i samband med användning av fordonet
• Boende
• Måltider (antingen den faktiska kostnaden för måltiden eller IRS standard per dag)
• Kemtvätt eller tvättservice
• Tips relaterade till tjänsterna ovan

Vad sägs om att blanda affärsresor och privatresor?

Du kan ta avdrag för affärsrelaterade utgifter även om en del av resan inkluderar personlig semestertid. Du kan dock inte dra av utgifter för familjemedlemmar som följer med dig på en affärsresa såvida det inte finns ett affärsmässigt skäl för dem att delta.

Anta att du åker till Maui för en tredagars mässa och tar med din man och son, och sedan spenderar du två dagar på sightseeing som en familj. Du kan dra av dina utgifter för konventets tre dagar, men inte de personliga dagarna. Du kan inte dra av din familjs utgifter för någon del av resan om det inte finns ett verkligt affärsskäl för dem att delta (till exempel om din man arbetar i din mässmonter).

Underhållningsavdrag

IRS definierar "underhållning" som "all aktivitet som allmänt anses tillhandahålla underhållning, nöjen eller rekreation." Detta kan inkludera underhållning av gäster på:

• Nattklubbar eller barer
• Sociala, atletiska eller idrottsliga klubbar
• På teatrar eller konserthus
• Vid sportevenemang
• På yachter
• På jakt, fiske, semester och liknande resor
• Tillhandahålla reseförnödenheter, såsom logi, bil eller annan transport, och måltider till kunder när de är på besök

En affärsdiskussion behöver inte resultera i faktisk försäljning eller affär för att underhållningskostnaderna ska vara avdragsgilla. Utgifterna måste dock vara "direkt relaterade till" eller "associerade med" att bedriva eller diskutera affärer.

Underhållning som äger rum i en affärsmiljö är direkt relaterad till affärer. Exempel inkluderar att vara värd för en gästfrihetssvit på en branschkonferens eller ta med en kund på middag efter en mässa. (Du kan dra av en måltid som rese- eller underhållningskostnad, men inte båda.)

"Associerade" underhållningskostnader är mindre tydliga.

Dessa typer av underhållning äger vanligtvis rum i en miljö som inte är särskilt gynnsam för att diskutera affärer, som en nattklubb, en teater eller ett sportevenemang.

Men om underhållningen äger rum före eller efter en omfattande affärsdiskussion, anses den i allmänhet vara förknippad med affärer. Om en kund har ett möte med ditt team på måndag, flyger till stan på söndag eftermiddag och du tar henne till en basebollmatch på söndag kväll, är kostnaden för den underhållningen avdragsgill.

Håll goda register

I allmänhet är avdrag för resor och representation begränsade till 50 procent av kostnaden. För att bevisa att dina avdrag är legitima måste du föra detaljerade register. Det är en bra idé att registrera utgifter på veckobasis (oftare under intensiva affärsresor). Dokument som "förs i tid" (det vill säga registreras strax efter händelsen) väger mer hos IRS än utgifter som du rekonstruerar ett år senare från minnet.

När du registrerar utgifter för resor och underhållning, spara kvitton och se till att notera belopp, datum, plats och affärsorsak för utgiften.

Eliminera krånglet med papperskvitton genom att använda en utgiftsspårningsapp för att skanna, eller fotografera kvitton med din smartphone. Leta efter en som integreras med din redovisnings- och löneprogramvara och erbjuder rapporteringsfunktioner som hjälper dig att övervaka utgifter.

För mer information

IRS Publication 463 Rese-, underhållnings-, present- och bilkostnader, har mer information och exempel som hjälper dig att förstå rese- och underhållningsavdrag. Eftersom det här området är så komplext bör du dock prata med din