Du har ett företag och du har anställda. Allt du behöver göra är att skriva en check och betala dem, eller hur? (Sätt in ljudet av nästan alla fordon som skriker till stopp här.) Tja, inte så snabbt.

För att vara kompatibel, vilket innebär att du följer alla tillämpliga regler och förordningar, behöver du:

Korrekt personalinformation

• För det första behöver du ett formulär W-4 från varje anställd och formulär W-9 från varje entreprenör för att få relevant skatte- och identifieringsinformation.
• Du måste verifiera att varje anställd lagligen kan arbeta i USA genom att fylla i formulär I-9.
• Du bör kontrollera att varje anställds personnummer (SSN) är giltigt.
• Du måste också bekräfta att varje anställds namn stämmer överens med det som visas på deras socialförsäkringskort. Det är också användbart att verifiera postadresser. Båda dessa kan göras genom att helt enkelt fråga den anställde. Detta hjälper till att förhindra fel när du rapporterar anställd information till Internal Revenue Service (IRS) och/eller andra enheter.

Arbetsgivaridentifikationsnummer (nummer med ett "s" – som i fler än ett.)

• Du behöver ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) från IRS, vilket blir det ID-nummer du använder för att identifiera ditt företag med IRS, Social Security Administration (SSA) och Department of Labor (DOL).
• Förutom den federala regeringen behöver du också ID-nummer för alla stater, territorier eller distrikt där du gör affärer. Kontrollera varje delstats arbetsdepartement och inkomstdepartement för information om hur du registrerar ditt företag.
• Vissa områden har också lokala skattemyndigheter som också kan kräva ett ID-nummer.
• Håll koll på dessa nummer och se till att du använder samma företagsnamn och adress på alla formulär och dokument

Ett företagsbankkonto

• Företagsbankkonton är en ekonomisk bästa praxis, eftersom att blanda affärs- och privatkonton är en väg du vill undvika till varje pris.
• Du vill säkerställa att du alltid har tillräckliga medel på kontot du använder för din löneadministration och att kontostrukturen tillåter lönetransaktioner, som att utfärda flera checkar samtidigt (särskilt om du kör din lönelista manuellt).
• Om du väljer att använda en lönetjänst kräver en majoritet företagskonton för säkerhet och bedrägeriförebyggande.

En förståelse för inkomstskatter och löneskatter

• Arbetsgivare har specifika skatteplikter i förhållande till inkomst- och löneskatter.
  • Inkomstskatter
    • Inkomstskatt är en fördelningsskatt som arbetsgivaren drar in från den anställdes check varje lönecykel.
    • Federal, statlig och lokal inkomstskatt bestäms av skattetabeller skapade av de federala, statliga och lokala myndigheterna.
    • Varje arbetsgivare måste hålla inne federal inkomstskatt från sina anställdas checkar. Dessa belopp måste sedan betalas regelbundet till IRS.
    • En majoritet av delstaterna har också inkomstskatt och vissa lokala/regionala skattekrav.
  • Löneskatter (anställningsskatter) inkluderar:
    • Medicine och social trygghet (FICA-skatter) – arbetsgivare och anställda betalar var och en lika mycket, där arbetsgivaren håller inne arbetstagarens belopp och bidrar med arbetsgivarbeloppet.
    • Federala och statliga arbetslöshetsskatter (FUTA och SUTA) – 100 % arbetsgivarbetalda.
    • Vissa stater kräver också arbetsskadeersättning och/eller invaliditetsförsäkring.

Kunskap om de viktigaste arbetslagarna som påverkar löner

• The Fair Labor Standards Act (FLSA) – Den federala lagen som fastställer minimilön och övertid. Vissa delstater har sina egna minimilöner och övertidskrav som går utöver de federala kraven.
• Federal Insurance Contributions Act (FICA) – Lagen som kräver källskatt för social trygghet och Medicare.
• Affordable Care Act (ACA) – Syftet med att öka överkomligheten och alternativen för små företag varierar tillämpningen av reglerna beroende på antalet heltidsanställda tillsammans med deras lön. Ett polariserande politiskt ämne, ACA kan se framtida revisioner eller ersättas med ny lagstiftning. Det är bäst att hålla sig informerad genom att följa trovärdiga källor som Small Business Administration (SBA).

Hjälp

• Ingen föds till löneexpert. Faktum är att certifierade lönepersonal går igenom betydande utbildning för att få sina beteckningar. Du kan lära dig mer om lönehantering genom:
  • POÄGGA webbseminarier och kurser
  • SBA, American Payroll Association (APA) och IRS Small Business and Self-Employed Center
  • Professionella bokhållare och revisorer – de kan dela med sig av sin kunskap och visa dig var du kan hitta ytterligare information.
• Löneprogram för småföretag
  • De goda nyheterna för småföretag är att tekniken har insett deras behov, med löneverktyg som ingår i bokföringsprogram eller separata applikationer som integreras med bokföringsprogram.
  • Din bokhållare eller revisor kan ha en preferens för vilket verktyg som ska användas.
  • Om du gör det ensam, utforska dina alternativ. Ring en säljare, ställ frågor, begär en demo och lär dig så mycket du kan för att fatta ett välgrundat beslut.