Oavsett om du planerar ett evenemang eller expanderar till en annan plats, slutar inte skriva ett pressmeddelande som fungerar när du har skrivit pitchen.

En studie av Greentarget konstaterar att en genomsnittlig journalist bombarderas med så många som 50 pressmeddelanden i veckan och spenderar mindre än en minut läser var och en de öppnar. Det är värt tiden att finslipa varje del av din pitchprocess, som hur du distribuerar den och hur du följer upp.

Följ dessa 6 steg för att bemästra konsten med pressmeddelandet och få ditt lilla företag att uppmärksammas.

1. Läs releasen igen för att säkerställa att den främjar historien, inte verksamheten.

En journalists uppgift är att dela berättelser med läsare. Men misslyckade pressmeddelanden fokuserar ofta på grundläggande uttalanden, som vem , vad , när och var.

Men dessa fakta, även om de är viktiga, räcker helt enkelt inte. Om du är värd för en stor invigning, fokusera på en vinkel som är relevant för publikationens läsare. Om du till exempel skickar releasen till en företagspublikation, inkludera information om hur evenemanget relaterar till näringslivet:Hur många nya jobb kommer det att tillföra arbetsstyrkan? Kommer platsen att erbjuda ökad tillgång till tjänster som tidigare inte var tillgängliga i området?

Om pressmeddelandet inte berättar en historia som är relevant för läsarna, revidera den tills den gör det.

2. Skriv en uppmärksammad ämnesrad i e-postmeddelandet.

Tråkiga ämnesrader är ett säkert sätt att snabbt spåra ditt pressmeddelande till papperskorgen. Faktum är att 79 procent av journalisterna sa att ämnesraden i hög grad påverkar om de öppnar ett mejl, enligt Greentarget. Lägg tid på att skapa en ämnesrad som fångar reporterns uppmärksamhet och låter dem veta att pressmeddelandet erbjuder berättelsevärde.

3. Kopiera och klistra in releasen i e-postmeddelandet.

Precis som du är det mindre benägna att journalister öppnar dokument som inte efterfrågas, särskilt från avsändare som de inte känner till. Ett sätt att kringgå denna utmaning är att kopiera och klistra in ditt pressmeddelande för småföretag i e-postmeddelandet, vilket ger reportern direkt tillgång till informationen utan att behöva öppna en fil.

4. Skicka den till rätt reportrar.

Greentargets undersökning indikerar att en av journalisternas största nöjen med pressmeddelanden är att de inte är relevanta för de frågor som journalisterna tar upp. Få ut det mesta av din och reporterns tid genom att bara skicka pressmeddelanden relaterade till deras rapporteringsområde.

Skicka din pitch till utvalda reportrar som har täckt liknande berättelser. Till exempel, om du äger ett dagspa, kan potentiella måljournalister inkludera de som skriver om välbefinnande, hälsa eller livsstilsfrågor. Eller, beroende på anledningen till pressmeddelandet, kan det vara lämpligt att skicka det till allmänna affärsreportrar.

5. Effektivisera distribution och uppföljning med en e-postplattform.

Automatiserade e-postplattformar, som de du kanske redan använder för att få kontakt med kunder, minskar avsevärt tiden och frustrationen för att skicka och följa upp pressmeddelanden. Genom att använda dessa plattformar kan du:

• Segmentera journalister i listor baserat på faktorer som rapporteringsområde (livsstil, fitness, företag, etc.) eller region (stad, län, stat, etc.). När det är dags att skicka en release kan du enkelt välja en lista som riktar sig till rätt reportrar.
• Se vilka reportrar som har öppnat e-postmeddelandet. Om en journalist har öppnat det mer än en gång, finns det en god chans att de överväger att skriva om det – och det gör att de är lämpliga för ett uppföljande e-postmeddelande.

6. Undvik i allmänhet att följa upp via telefon.

Reportrar bombarderas ständigt med information, så ibland kan de se uppföljande telefonsamtal från personer de inte känner som avbrott. Det mest effektiva sättet att respektera en reporters tid – och undvika att bli märkt som ett skadedjur – är att skicka ett kort uppföljningsmail inom en eller två dagar för att bekräfta att du har skickat informationen till rätt person.

Om en journalist inte svarar på den ursprungliga releasen eller uppföljningen, anta att de inte är intresserade. Upprepade försök från din sida att få berättelsen täckt kommer bara att göra dem mindre benägna att öppna dina releaser i framtiden.

Att skapa ett pressmeddelande som fungerar är bara en del av en framgångsrik strategi för att marknadsföra ditt lilla företag. SCORE-mentorer kan hjälpa dig att skapa en genomförbar marknadsföringsplan som attraherar och behåller kunder. Hitta din mentor idag.