Det har gått mer än ett år sedan pandemins avstängning började. Och under den tiden har kontoret, liksom hela världen, förändrats - troligen för alltid.
Men förändringarna vi har sett hittills är bara början; fler är vid horisonten. Detta var ständigt närvarande under hela maj när nyhetscykeln fortsatte sin bevakning av företag och stater som drar tillbaka sina återgångsplaner.
När stora företag brottas med att föra anställda på ett säkert sätt tillbaka till arbetsplatsen, har små till medelstora företagsägare (SMB) både fördelar och nackdelar. De är vanligtvis smidigare och kan sätta igång förändringar snabbare än sina större motsvarigheter, men deras budgetar och verksamhetsplaner kanske inte lätt hanterar plötsliga förändringar.
Som ett första steg måste småföretagare:
När landet öppnar igen är det viktigt att inse att världen inte kan återgå till "business as usual".
Även om en betydande andel av befolkningen är vaccinerad kan inte alla få vaccinet. Medan vaccinet och uppmjukningen av regeringsmandat kommer att förbättra komforten, kommer många människor att förbli försiktiga i offentliga miljöer och gruppmiljöer.
Det handlar inte om att folk vill återvända till kontoret. Istället handlar det om hur trygga de känner sig på arbetsplatsen.
För detta ändamål måste företagsägare utforska policyer som begränsar eller minskar deras kontors kapacitet – även om det bara är av stor försiktighet. För att hjälpa till med detta tillvägagångssätt bör de använda en distansplanerare som använder artificiell intelligens (AI) för att skapa sittplaner som inkluderar säkra avstånd samtidigt som de utnyttjar ett kontors minskade sittkapacitet på bästa sätt.
Innan pandemin var det något tabu att gräva för djupt in i en anställds nuvarande hälsa. Men spridningen av covid-19 innebär att många småföretagare bör ta ett mer vaksamt tillvägagångssätt för att hålla kollegor som kan uppvisa de minsta symptom borta från kontoret.
Att kräva hälsoundersökningar – även om det bara är ett frågeformulär som frågar om någon uppvisar några symtom på covid – innan de går in på arbetsplatsen kommer att bli allt vanligare. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) har sagt att helt vaccinerade personer inte längre behöver bära masker, men lokala myndigheters mandat kan fortfarande kräva dem, och vissa företag kan fortfarande kräva dem av en överflöd av försiktighet.
Detsamma gäller för personliga möten. Mitt i pandemin blev teamen vana vid videokonferenser och virtuella sammankomster. Även om de anställda återgår till att arbeta från en enda plats, kan de dagar då de klämmer in dussintals människor i ett litet konferensrum vara över.
För detta ändamål bör företagsägare överväga att implementera förskjutna scheman eller hybridkontor där vissa personer är personligen och andra på avstånd. Om alla inte behöver vara på kontoret varje dag, behöver de inte vara det.
Teknik idag möjliggör hybrida arbetsalternativ, vilket gör att småföretagare kan hålla antalet anställda på en säker och hanterbar nivå.
Den viktigaste förändringen av pandemin är sannolikt anställdas relationer till sin arbetsplats. Som ett resultat kommer många företag att vända sig till teknik, men varje lösning måste ha ett praktiskt syfte.
Företagsägare bör vara försiktiga med att de inte hamnar i fällan att vända sig till teknik för dens skull. Istället måste de implementera lösningar som är fördelaktiga för alla – inklusive deras anställda och kontors- och personalchefer – och dessa lösningar måste hjälpa dem att verka i en post-pandemisk värld.
Lösningar som en visuell katalog, automatiserad rumsbokning eller bordsbokning/hotellschemaläggning måste göra det möjligt för anställda att göra sitt jobb och behålla produktiviteten samtidigt som de eliminerar onödiga personliga interaktioner.
Samtidigt måste lösningar ge småföretagare och deras ledarskapsfullmakter kontroll över vad anställda kan och inte kan göra – oavsett om de bokar ett visst rum eller sitter för nära en annan kollega. Det handlar också om verktygen som underlättar rörelse på kontoret och visualiserar olika planlösningar och scenarier.
Just nu kan de hotande förändringarna verka monumentala. Men de förändringar vi ser idag kommer sannolikt att förbättra kontorsupplevelsen i många år framöver. Alla förändringar är inte dåliga; företagare bör anamma det.
Om de gör det kanske de bara hittar ett bättre sätt att närma sig arbetsdagen, och i processen kommer de att förbättra upplevelsen för alla.
