Försäkringsbolag och Internal Revenue Service är långt ifrån liknande organisationer, men ibland kräver de liknande pappersarbete. Försäkringstagare kan bli förvånade över att få en begäran om ett W-9-formulär från ett försäkringsbolag, men det är en vanlig process. W-9-formulär kan, även om det vanligtvis är IRS och liknande statliga myndigheters intresse, också förse försäkringsbolag med nyckelinformation, vilket gör W-9-formulär för försäkring till en lämplig metod för att skicka försäkringsgivare de nödvändiga uppgifterna. W-9-formulär är lätta att fylla i, och en begäran om ett från en försäkringsgivare borde inte störa dig.
W-9-formuläret kallas formellt Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Det är ett allmänt formulär som hjälper IRS att "tagga" varje skattebetalare med rätt identifikationsnummer. Den länkar antingen ett personnummer (för individer) eller ett arbetsgivares identifikationsnummer (för företag och andra enheter) till platsen och namnet på en viss skattebetalare. Formuläret innehåller också information om certifieringskrav, som att vara amerikansk medborgare, och förklaringar om olika affärsstrukturer och hur W-9-reglerna gäller dem.
Försäkringsbolag begär en kopia av dessa W-9-formulär som en del av behandlingen av försäkringsinformation. I dessa fall är W-9-formulär ofta det enklaste sättet att få nödvändig information. Liksom IRS måste försäkringsgivaren exakt identifiera försäkringstagaren. Formuläret kombinerar på ett snyggt sätt adressuppgifter, namn, klassificering och det identifikationsnummer som används för många ekonomiska ändamål i ett dokument. Istället för att skapa ett nytt formulär, har försäkringsgivare det lättare att enkelt begära en W-9 för sina egna register.
Alla försäkringsbolag kräver inte att folk skickar in en W-9 bara för att kvalificera sig för en försäkring. Vanligtvis kommer försäkringsgivare bara att be om formuläret om det finns något problem med register. Till exempel, om en försäkringstagare gör ett krav för en specifik händelse, kan försäkringsgivaren se att den angivna adressen inte stämmer överens med den adress de har registrerat eller att personnumret eller namnet är något annorlunda. För att klargöra problemet kommer försäkringsbolaget sedan att be om W-9 för att säkerställa att det inte förekommer några bedrägliga aktiviteter.
Att få en begäran om ett W-9-formulär från ditt försäkringsbolag betyder inte att du misstänks för bedrägeri eller att ditt krav kommer att avslås. Faktum är att vissa försäkringsbolag uppdaterar sina register varje år och kan be om en W-9 som en självklarhet för att se till att informationen är fullständig. Eftersom det är en skatteform, har W-9 en stor vikt inom finansområdet.
