Kostnaden för högre utbildning utmanar de flesta studenter och hindrar vissa från att gå på college. Elever anmäler sig ibland till lektioner innan de har säkrat den nödvändiga finansieringen, ibland stänger de andra utanför klassen. Om finansieringen uteblir kan studenten inte gå kursen och studenter som nekats inträde har ofta gjort andra planer. Skolor använder skrivelser om ekonomiskt ansvar för att undvika dessa resultat och se till att eleverna förstår kostnaderna för en utbildning.
Vissa utbildningsinstitutioner kräver att eleverna lämnar in ett brev om ekonomiskt ansvar, ett dokument som garanterar betalning av de utgifter som sannolikt kommer att ådras av studenten antingen genom att gå i skolan eller genom att delta i en speciell händelse, till exempel ett utlandsstudieprogram. Dessa brev fylls vanligtvis i och undertecknas av eleven och den som garanterar betalningen, oftast föräldrarna. Vissa universitet kräver ett brev om ekonomiskt ansvar som ska lämnas in av alla internationella studenter.
Skrivelser om ekonomiskt ansvar tjänar två huvudsyfte. Den första är att tillhandahålla en viss grad av skydd för akademiska institutioner som erbjuder ibland kostsamma tjänster under undervisning och andra program. Genom att säkra namn och kontaktuppgifter för föräldrar eller sponsorer ger institutionerna sig själva en extra betalningskälla vid behov. För elever och deras föräldrar säkerställer skrivelser om ekonomiskt ansvar att eleverna förstår kostnaderna och att föräldrarna är beredda att engagera sig ekonomiskt.
Ett brev om ekonomiskt ansvar är i allmänhet ett kort dokument med flera rader för studenter och deras sponsorer att fylla i grundläggande information. Förutom namn, telefonnummer och adresser ber brev om ekonomiskt ansvar om personnummer, vilket gör det möjligt för akademiska institutioner att göra kreditprövningar av sökande. Ett ekonomiskt ansvarsbrev innehåller även utrymme för underskrift och datum. I vissa fall kommer det också att innehålla ett tomt utrymme för föräldern eller sponsorn att ange ett dollarbelopp för att indikera nivån av stöd som sponsorn kan ge.
Vissa skrivelser om ekonomiskt ansvar anger att sökande måste bifoga styrkande handlingar. Detta fungerar vanligtvis som ett bevis på sponsorns ekonomiska situation och förmåga att bidra till en elevs utbildning. Kontoutdrag visar till exempel tillräckliga besparingar som en sökandes sponsor har tillgänglig för akut hjälp. Studenter som är ekonomiskt oberoende kan fungera som sina egna sponsorer på en skrivelse om ekonomiskt ansvar genom att bifoga skattedokument eller kontoutdrag för att bevisa deras ekonomiska oberoende och stabilitet.
