Om du letar efter sätt att skydda ditt företags tillgångar, se till att dina finansiella rapporter är korrekta och få den exakta positionen för ditt företag när som helst, då bör du göra balansräkningsavstämningar. En balansräkningsavstämning, som genomförs månadsvis, ger ett kostnadseffektivt sätt att förbättra de interna kontrollprocesserna i ditt företag och minska riskerna.

Vad är en balansräkning?

Innan du kan tänka på avstämningar måste du förstå vad en balansräkning är, och det är en redogörelse för ett företags tillgångar, skulder och kapital vid en specifik tidpunkt. Det är ett av nyckeldokumenten i ett företags redovisningssvit.

Chefer, långivare och investerare förlitar sig på balansräkningen för att bedöma den ekonomiska situationen för ett företag, vilket innebär att det är oerhört viktigt att ta bort eventuella misstag. Om balansräkningen inte stämmer kan det leda till att ledningen fattar beslut om verksamheten baserat på felaktig eller inaktuell information, vilket kan leda till en ekonomisk förlust för företaget.

Vad är balansräkningsavstämningar?

Ett sätt att säkerställa att balansräkningen är korrekt är att göra en balansräkningsavstämning i slutet av varje månad eller kvartal . En avstämning är processen att jämföra alla rader som visas i balansräkningen mot de transaktioner som utgör dessa saldon. Syftet är att se till att du har redovisat varje transaktion i ditt företag och registrerat dem på rätt plats.

Vad ingår i en balansräkning?

När du tittar på en balansräkning ser du att den är uppdelad i tre översta sektioner följt av ett antal rader eller klassificeringar enligt följande:

• Tillgångar inklusive kontanter, inventarier, kundfordringar, förutbetalda utgifter och anläggningstillgångar.
• Skulder såsom belopp som är skyldiga leverantörer och fordringsägare, löner och skatter.
• Eget kapital som representerar aktieägarnas investering i verksamheten plus den nettoinkomst som gjorts sedan verksamheten startade. Om företaget sålde av alla sina tillgångar till bokfört värde och betalade av sina skulder, skulle det egna kapitalet vara summan av kontanter som finns kvar. Den beräknas med följande formel:eget kapital =totala tillgångar − totala skulder .

Det borde vara ganska uppenbart att företag måste klassificera sina transaktioner i rätt avsnitt annars blir balansräkningen inte korrekt. Ändå är felallokering eller felkodning av transaktioner ett vanligt redovisningsfel, särskilt för små företag som förlitar sig på bokföringsprogram för att hantera sin ekonomi. När du stämmer av balansräkningen försöker du upptäcka dessa fel och åtgärda dem innan någon förlitar sig på diskrepansen för beslutsfattande.

Varför stämma av balansräkningen?

Helt enkelt måste ett företag upprätthålla en korrekt balansräkning för att korrekt återspegla effektiviteten (eller ineffektivitet) av dess prestanda. Föreställ dig scenariot där du har utfärdat en check genom att debitera ditt kontantkonto, men mottagaren inte visar upp checken på flera månader. För den här perioden kommer din kontantinmatning att vara större än den borde vara, så det verkar som att du har mer pengar tillgängliga än du faktiskt har.

Extrapolera detta exempel över hundratals liknande transaktioner som äger rum varje månad, och du kan se hur dina kontantuppskattningar kan gå fruktansvärt fel om du inte stämmer av kontona regelbundet. Att ta sig tid att stämma av balansräkningen kan:

• Se till att kassapositionen är korrekt , genom att kontrollera att kassabeloppet i bokföringen överensstämmer med utgående saldo på företagets bankkonton. Varken du eller utomstående rådgivare som banker och lånegivare kommer att kunna se hur kreditvärdig verksamheten är om kassan är ur spel.

• Gör det lättare att upptäcka fel, dubblerade föremål och bedrägerier som potentiellt skulle vara dold i månader om du inte stämmer av balansräkningen. Avstämning är i huvudsak en dubbelkontroll av företagets finansiella ställning, vilket minskar risken för bedrägerier.

• Övervaka företagets aktiviteter t.ex. hur många försäljningar och inköp den gör och förbrukningen av råvaror.

• Se till att alla huvuden i balansräkningen är korrekta , genom att se till att debiteringar och krediter kvittas med en motsvarande kredit eller debitering på ett annat konto. Detta är viktigt i ett dubbelbokföringssystem.

Handledning för balansräkningsavstämning

Det finns ingen standardiserad process för att stämma av balansräkningar eftersom varje huvudbok måste granskas och kontrolleras för klassificeringsnoggrannhet, och varje huvudbok behöver ett annat tillvägagångssätt. Till exempel innebär avstämning av lager att kontrollera lagerraderna mot lagerkontrollblad. För kontanter, skulle du titta på företagets kontoutdrag.

Kontanter, kundfordringar, inventarier, leverantörsskulder, löneskulder och skulder är bara några av de reskontra du skulle titta på när du stämmer av balansräkningen. Följande är en checklista för balansräkningsavstämning som vägleder dina processer.

Avstämning av kontanter

Banksaldot ska matcha kassan i balansräkningen, med skillnaden mellan oavslutade checkar och inlåning som är på väg till banken. Oavslutade checkar som är mer än några veckor gamla behöver undersökas för att ta reda på varför checken inte har presenterats.

Avstämning av leverantörsskulder

Detta viktiga konto visar hur mycket pengar dina kunder är skyldiga på fakturor som du har skickat ut. Att stämma av detta konto visar vilka fakturor som är förfallna och om några konton behöver skrivas av som osäkra fordringar eller eskaleras för att jaga och inkassera.

Avstämning av inventering

För att stämma av inventering kan du titta på företagets lagerblad eller så kan du göra en fysisk lagerräkning. Oavsett vilket måste lager som finns till hands matcha numret på balansräkningen. Avvikelser kan vara resultatet av stöld eller bedrägeri, eller så kan de vara resultatet av en välmenande omarbetning som gjorts för att tillfredsställa en kund. Oavsett vilket måste det undersökas.

Avstämning av anläggningstillgångar

Att stämma av detta konto talar om för dig om företaget fortfarande har de datorer, fordon, maskiner och så vidare som det tror att det har. Om du inte kan hitta tillgångarna i balansräkningen kan det finnas problem med stöld eller dålig rapportering – och du kanske betalar för mycket skatt.

Avstämning av leverantörsskulder

Leverantörsskulder representerar de belopp som företaget är skyldigt sina leverantörer för produkter och tjänster som du har beställt. Att stämma av detta konto är viktigt för att se till att du betalar leverantörer i tid och inte äventyrar dina leverantörsrelationer genom frekventa sena betalningar. Detta konto ändras snabbt, så du kanske vill göra en veckoavstämning.

Lönsavstämning

Löneskulder kan bli ganska komplicerade, särskilt när företaget betalar vissa anställda per timme och betalar andra en lön. Balansavstämningsprocessen för detta konto är att se till att lönekostnader (inklusive övertid, bonusar och provisioner) registreras för rätt period.

Avstämning av lån

Om skulder, skulder och lån inte är korrekt bokförda, blir bolagets finansiella ställning, enligt balansräkningen, felaktig. Avstämning av dessa transaktioner kräver att lånedokumenten matchas med raden som visas i balansräkningen.